Mener Arkivverket at arkiv som grunnlag for offentlighet og innsyn ikke lenger er knyttet til innholdet?

I sin presentasjon viste Sjøvoll frem en problemstilling (på side 3 i presentasjonen) der det fremgikk at det som er dagens utfordring, er det han kaller den «glidende overgangen» mellom det som er omfattet av journalføringsplikten, og det som ikke er det. Det var ganske så oppsiktsvekkende at han her hadde tatt utgangspunkt i hvilket format de aktuelle dokumentene hadde, og ut fra dette fremførte følgende budskap: Dersom det er snakk om et brev eller enkelte andre formater, vil det nærmest «alltid» foreligge journalføringsplikt. Er det snakk om e-poster, kan kravene være oppfylt, men de vil ofte ikke være det. Er det snakk om SMS-er, er det bare i svært få tilfeller at det vil foreligge journalføringsplikt, og innspill som måtte komme gjennom medier som Facebook, Twitter og lignende, kan man nærmest se helt bort fra. Videre fremgår det av presentasjonen at han stiller spørsmål ved om vi er tjent med å fortsette å være så opptatt av å få med oss alle disse formatene (noe han svarte et delvis ja på), om vi må senke kravene, eller om det finnes andre løsninger. 

Vi synes det er vanskelig å fatte hvorfor en avdelingsdirektør i Arkivverket – selve høyborgen for arkivfaget – står foran en forsamling med 160 personer med sterk interesse for nettopp offentlighet og innsyn, de aller fleste arkivarer og andre fra norsk forvaltning – og gir inntrykk av at løsningen på spørsmålet om noe er omfattet av journalføringsplikten eller ikke, kommer an på formatet. Riktignok modererte Sjøvoll seg noe underveis, men det kom ikke til uttrykk i presentasjonen, og det er i stor grad det som gikk frem der, som folk sitter igjen med.   

Ut fra dokumentdefinisjonen i de lovene som er selve forutsetningen for seminarets tema, jf. arkivlova § 2 bokstav a, offentleglova § 4 første ledd og forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav f  –– er definisjonen av «dokument» helt uavhengig av formatet. Det samme gjelder for definisjonen av «saksdokument» i offentleglova § 4 andre ledd, som bygger på dokumentdefinisjonen i første ledd, og ellers kun peker på dokumentets tilknytning til organets virksomhet. Dokumentformatet og måten dokumentet kommer inn på, har i utgangspunktet ingen betydning for hva som er et «saksdokument», noe som er det grunnleggende vilkåret for at det skal foreligge journalføringsplikt. Sjøvolls tilnærming strider dermed også direkte mot definisjonen i arkivlova § 2 bokstav b av hva «arkiv» er og bestemmelsene i arkivforskrifta § 9 om journalføringen og vilkårene for journalføringsplikten. Det er i tillegg arkivfaglig grunnleggende galt å fokusere på formen og ikke på hva innholdet representerer og kan være bevis på!

For øyeblikket ligger det altså en presentasjon ute på våre sider der det fremstår som at Arkivverket nå mener at om noe skal journalføres – og til dels også om det skal gis innsyn i materialet – kommer an på formatet dokumentet innehar. Det er nok riktig at en langt større prosentandel av det som fortsatt kommer som brev, vil være saksdokumenter og omfattet av journalføringsplikten enn det som kommer som e-post, SMS osv., men det enkelte dokumentet må vurderes for seg selv ut fra innholdet, helt uavhengig av formatet. Derfor blir inntrykket som denne presentasjonen skaper, helt feil, og det kan ikke stå uimotsagt.

I sin ytterste konsekvens kan dette gi et inntrykk av at en rett og slett kan kommunisere på e-post, SMS osv. utenfor saks- og arkivsystemet, så slipper en å bli kikket i kortene. Vi kan allerede se avisoverskriftene!

I tillegg ble ikke registre og databaser uten journalførings- og arkiveringsfunksjonalitet nevnt, noe som ikke er nytt. Men flere og flere saksbehandlingsprosesser digitaliseres og automatiseres og foregår i løsninger uten journal- eller arkiveringsfunksjonalitet. Dette er dessuten løsninger som ofte brukes av flere virksomheter og på tvers av forvaltningsnivå, noe som også krever veiledning om journalføringsplikten.

Det er flott at Arkivverkets ledere deltar på slike seminarer og «selger inn» arkivbudskapet. Men når en skal selge inn et budskap som øverste myndighet på arkivfeltet, kan en ikke presentere et uklart og arkivfaglig feil budskap på et faglig tynt grunnlag. Da må budskapet være solid faglig forankret av det kunnskapsrike og dyktige fagmiljøet som vi vet befinner seg i Arkivverket.  

Dette kan ikke Arkivverket være bekjent av.