Vellykket studietur til Berlin!

Mer enn 30 tillitsvalgte dro til Berlin i midten av mars for å besøke og lære mer om tyske arkiv, jobbe med NAs kommunikasjonsstrategi og digitaliseringsarbeid, og bli bedre kjent.

Både «veteraner» og tillitsvalgte som nå skal starte sitt virke var med. Vi bodde like ved Zoologischer Garten i et område med mange shoppemuligheter og trivelige spisesteder. Berlin er en flott by med både historiske attraksjoner, moderne museer, store parker og mye annet som frister. Det var lagt opp til to dager med felles program, og mange benyttet også sjansen til å forlenge besøket for å få med seg litt mer av byen.

Et av formålene med å ha fellesmøter er at alle tillitsvalgte i organisasjonen skal kunne legge fram og diskutere hvilke saker Norsk Arkivråd skal prioritere og hvordan vi skal jobbe med viktige saker. Landsstyret møtes om lag 8 ganger i løpet av året men det er ikke så ofte vi ser de tillitsvalgte fra regioner og utvalg. Og det var nettopp mye tid til diskusjon og samtale vi la opp til torsdag formiddag.

Organisasjonsutvikling
Først forsøkte vi å finne ut hva som er motivasjonene for oss som er tillitsvalgte og hva vi forventer av oss selv og andre som tillitsvalgte. Etter å ha diskutert med sidemannen kom følgende svar på spørsmålet:
•    Engasjement for saken
•    Ønske om å gjennomføre – selv om andre har bestemt hva som skal
      gjennomføres
•    Dele av kunnskapen jeg har
•    Kunne ta med ny kunnskap tilbake til egen organisasjon
•    Bidra til å utvikle vårt fagfelt

Marianne hadde forberedt en kahoot for oss der vi kunne teste organisasjonskunnskapen. Nytt medlem i region nord, Jon Magnus Habberstad vant knepent foran kursutvalgets leder, Kristin Thune. Heder og ære til dem begge!

Kommunikasjonsstrategi
Det var spesielt to saker fra strategi og handlingsplanen landsstyret ville ta opp i fellesmøtet for tillitsvalgte, kommunikasjonsstrategi og digitaliseringsarbeid. Handlingsplanen sier at vi skal utarbeide en kommunikasjonsstrategi. Gjennom dette arbeidet har vi blant annet laget oversikt over interessenter og kanaler. I fellesmøtet fikk alle mulighet til å være med å diskutere hvilke som burde prioriteres og hvordan vi burde kanalene mot interessenter. Det kom også opp flere nye punkter. Vi jobber videre med oppgaven og tar med innspillene fra møtet. Forsamlingen kom også med tre helt konkrete konklusjoner:

-    Twitterkontoen til Norsk Arkivråd må enten revitaliseres eller avvikles
-    Landsstyret mangler menn
-     Å fortsette å utvikle og holder gode og relevante kurs og seminarer er Norsk
      Arkivråds viktigste aktiviteter

Digitalisering
Etter dypdykk i kommunikasjon diskuterte vi målet for Norsk Arkivråds arbeid med digitalisering. Det ble lagt vekt på at NA skal bidra til at medlemmer skal kunne gjennomføre pålegg og mål gitt av regjering og Storting. Dette kan vi gjøre gjennom å ha kurs og seminarer, sjekklister om relevante tema. Det ble også lagt vekt på nødvendigheten av samarbeid med andre sentrale aktører som KS, Difi, IKT-Norge, Arkivverket, Datatilsynet. Hverdagen vår blir mer og mer digital og for Norsk Arkivråd og våre medlemmer er det viktig at vi fortsetter å bidra med faglige gode løsninger for å ivareta dokumentasjon og arkiv også i denne formen. Vi må jobbe for at vi er stand til å både forklare og gjennomføre tiltak som gjør at dokumentforvaltning og arkiv ikke skal oppfattes som en tidstyv og hinder for utvikling, men bidrar til som effektivt beslutningsgrunnlag og gjenbruk av dokumenter.

Verband deutscher Archivarinnen und Archivare - vår søsterorganisasjon i Tyskland
Den første dagen hadde vi også besøk av Dr. Torsten Musial som jobber ved Akademie der Künste, Filmarchiv og er hovedstyremedlem og regionsleder for Berlin i VdA (Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V (arkivarforeningen). Han presenterte vår tyske søsterorganisasjon og deres arbeid. VdA ble etablert i 1946 og har 2400 medlemmer. De er medlem i International Council on Archives, og det samme er NA. Naturlig nok har de flere undergrupperinger og lokale avdelinger enn vi har. Det er i dag åtte faggrupper og sju regionale enheter. Både DvA og flere av undergruppene gir ut medlemsblader flere ganger i året. Det er også etablert blogg og Facebookside, men der er det liten aktivitet. Hvert år arrangeres en stor konferanse med ca. 800 deltakere og 50 utstillere.  Mer info: https://www.vda.archiv.net/aktuelles.html

Pga. Sykdom mistet vi et foredrag om arkivdanning i statsforvaltningen. Men på grunnlag av diskusjoner på forhånd og noen dokumenter hadde vi en kort økt hvor vi så på utviklingen de siste årene i Tyskland.  Når det store EU finansierte prosjektet med utviklingen av Moreq 1 som var myntet på alle europeiske land, følte Tyskland et behov for å oversette dette til noe som tok hensyn til tysk forvaltningstradisjon. Dette ble hetende DOMEA. Dette resulterte både i en prinsipiell tekning og flere varianter av programvare. Noe av denne programvaren selges og brukes fortsatt. Etterhvert opplevde man at dette prosjektet hadde for mye fokus på det tekniske og fast oppbygd programvare. Derfor har man utviklet et nytt prosjekt som heter: «Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit» (Organisasjonskonsept for elektronisk forvaltning). Det mest interessante for oss er nok et sterkt ønske å digitalisere all forvaltning og forsendelse. I andre dokumenter settes fristen for alle føderale enheter til 2020 for å bli heldigitale. Det vil si at alle dokumentasjon som skal i arkiv også vil være elektronisk. Hvis målsettingen blir realisert. Det andre er fkus på ledelsesansvaret i det enkelte organ. Påstanden er at hvis ledelsen ikke er drivkraft og «promotor» for digitaliseringsproessen så vil den feile.

Bundestag
Vi var en gruppe på fem stykker som besøkte «Bundestag» fredag formiddag. Den tyske nasjonalforsamlingen holder fortsatt til i den gamle Riksdagsbygningen som jo har vært scene for mye forskjellig historie de siste 150 år. Vi ble møtt av Frau Petra Düwel, sjef for Divisjonen for parlamentariske arkiv, i Paul Löbe bygningen. Dette er bygget for komitearbeid i det tyske parlamentet som vanligvis syder av aktivitet, men vi var der utenfor sesjon og kunne nyte et flott og funksjonelt nygg i relativ stillhet. Vi fikk konsise og instruktiv innføring i hvordan de jobber med dokumentfangst og arkivering i parlamentet. Overraskelsen var nok motsetningene i digitaliseringen av arkivarbeidet. På den ene siden har de drevet med lydopptak siden 1962 og videoopptak siden 1987 av hovedforhandlingene og de offentlige komitemøtene og alt dette er digitalisert. Det utgjør omkring en petabyte og mye av dette er tilgjengelig på nettet. På den annen side er hele dokumentarkivet analogt, det vil si lagret på papir. Selv e-post må skrives ut. Det var et prosjekt som IT drev med som skal komme i produksjon om to år, men arkivet hadde ikke hørt så mye om dette ennå.

Stasiarkivet
Stasiarkivene i Berlin ligger i det tidligere hovedkvarteret, og er omgitt av bygninger som tilhørte det beryktede sikkerhetspolitiet i det kommunistiske Øst-Tyskland. Det sto til forventningene da vi ble møtt av en guide som ledet oss gjennom heiser og trapper og flere rom uten vinduer før vi kom til arkivet. I perioden fra 1969 til 1989 ble det arkivert overveldende 111 000 hm mapper med dokumenter og 12 000 hm kartotekkort, i tillegg til mikrofilm og lydopptak. De som arbeidet med dokumenter hadde ikke kontakt med de som registrerte kartotekkort, og på denne måten kunne ingen få oversikt over mennesker som ble spionert på eller agenter som leverte Stasi informasjon.  Innholdet i arkivmaterialet forteller hvordan Stasi-politiet påvirket, kontrollerte og manipulerte innbyggerne. Størstedelen av arkivsakene gjelder enkeltmennesker, men det finnes også mapper om agenter i utlandet og utveksling av informasjon med agenter i andre land – for eksempel KGB.

Vi ble vist rundt av to guider som fortalte levende på engelsk om hvordan Stasi og arkivarene arbeidet, og om hvordan arkivmaterialet i dag kan bidra til at å forstå hvordan mennesker levde i Øst-Tyskland. Rett til innsyn er generelt begrenset til informasjon som gjelder deg personlig, så dokumenter blir nøye sladdet før en får se dem. Stasis hemmeligheter er fortsatt et ladet tema.

Bundesarchiv
Etter besøk hos Bundestag og Stasi dro vi i fellesskap til Bundesarchiv. Der ble vi møtt av Anett Meiburg og Rainer Jacobs for en samtale om digitale arkiver. Mesteparten av samtalen dreide seg om Bundesarchivs prosjekt med et mellomlagringsdepot for digitale arkiver. Bundesarchiv stiller ingen krav til saksbehandlingssystemene som brukes i den føderale delen av tysk forvaltning, men har definert et grensesnitt for overlevering av avsluttede, elektroniske arkiver. Der blir de oppbevart frem til kassasjon er gjennomført og før de endelig avleveres til depot. Det er laget et eget søk og visningsinngang for virksomhetene som har levert materialet. Etter samtalen ble vi vist rundt på området og fikk se lokalene. Bygningsmassen, som er under oppussing, er spesiell da den i stor grad består av militærbygg fra ulike perioder av tysk historie.

Vi fikk også høre om deres egen maskot: Der Bundesfuchs, som bor i parken rundt Bundesarchiv. Han har heller ikke vært så ivrig på sosiale meder i år men har fått seg noen nye venner på Facebook etter vårt besøk. Vi gleder oss til oppdateringer fra den kanten!

Anci og Susannah i sekretariatet sørget for at alt det praktiske ble ivaretatt. Det er trivelig og behagelig å legge ut på tur når alt og alle blir ivaretatt. En stor takk til dere begge to!

Nå er vi kommet tilbake til hverdagen og ser fram til generalforsamling i morgen, den 29. mars.

Berlin hadde mye å by på for enhver arkivar og arkivarinner og alle var enige om at det hadde vært en fin tur!