Reisebrev fra ICA Reykjavik 2015

av Marianne Høiklev Tengs og Vilde Ronge

International Council on Archives (ICA) = globalt arkivsamarbeid. Og hva er vel mer naturlig da, enn at to av NAs utsendte til årets konferanse på Island, skriver reisebrev sammen? Marianne, NAs styreleder, har deltatt på konferansen og dessuten stilt med stemmerett på ICAs generalforsamling på vegne av Norsk Arkivråd. Vilde, som støttes økonomisk av NA ut sin periode som styremedlem i Section of professional Associations (SPA), har deltatt på konferansen og dessuten vært i komitémøte og årsmøte i SPA. I tillegg har vi begge deltatt på hver vår workshop før konferansen startet. Mer om det senere.

Først Island. Et utrolig fascinerende land. Og den store, kjempestore faktisk, fordelen Island har fremfor noe annet sted vi har vært på kloden: naturen! Det er goldt og grønt og fargerikt og brunt og kokende og måneaktig og overveldende og vakkert og boblende og overraskende. Og vått. Mye vær av alle slag. Det blåser og uler og skinner og rusker og river. Men som det gode norske ordtaket sier: det finnes ikke dårlig vær, bare dårlige klær! Dessuten må det bare være sånn. Noe annet hadde ikke passet. Byen Reykjavik kan vi ikke påstå er vakker, men likevel så utrolig koselig. Spesielt å gå inn på den ene fine restauranten etter den andre, det skjuler seg skatter bak de litt unnselige, grå og triste fasadene, møte varmen og den gode maten og de vakre menneskene som ser så kjernesunne ut og hentet ut fra Game of Thrones alle som en. Også er det kulturen da. Som kjennetegnes på samme måte i grunnen, preget av vær og natur og dyr og sjø og stolte mennesker. Vi har ikke slott og palasser, sa en guide vi var på tur med, men vi har naturen. Også har vi sagaene. Dokumentasjonen fra vikingetiden. Selvfølgelig skulle ICA møtes på Island i år! Og imponerende 492 deltakere fra 75 land fant veien til denne fantastiske lille øynasjonen midt ute i havet.

Den samme guiden fortalte forresten en historie som vi også syns gjør seg i dette reisebrevet. Dronningen av Danmark skulle komme på besøk til Island på begynnelsen av 1900-tallet. Selvfølgelig skulle hun tas med ut for å se de viktigste severdighetene: Gullfoss, Alltinget og Geysirene, kjent for dagens turister som The Golden Circle. Det eneste problemet var at det ikke var vei ut dit fra Reykjavik. Islendingene anla derfor vei for dronningen, hele veien ut, så hun kunne kjøre i hest og kjerre. Dagen for besøket kom, dronningen steg ned trappen foran huset hun bodde og ble tilbudt plass i kjerren. Nei takk, jeg ville heller ri på hest som alle andre, svarte hun. Moralen er: Vær sikker på at du kjenner behovet før du utvikler nye tjenester! Noe vi alle med fordel kan minnes på.

Workshop om Assessment of information governance maturity v/Marianne
Som Vilde har være inne på er Island geysirer, vill natur og lavastrømmer med høy temperatur. Det samme kan dessverre ikke sies om workshopen som på norsk ville hatt en tittel omtrent som «Vurdering av styring av dokumentasjonsforvaltning». Vi skulle lære om eksisterende tilnærminger til å utføre modenhetsvurderinger og hvordan man kan vurdere dette i egen organisasjon. Temaet er av stor interesse for meg, og en del av materialet som ble presentert kan absolutt gjenbrukes i norsk kontekst. -Men det er krevende med arbeidsmøter hvor deltakerne først må bruke mye tid på å bli kjent med og forstå materialet som er utgangspunkt for økten, og dermed ble det liten tid til diskusjon.
Arbeidsmøter som arbeidsform har jeg stor tro på, og jeg har hatt stor nytte av å dele erfaringer og tanker med kollegaer i små og store grupper. Det krever dog altså en god struktur og et godt forarbeid. Grunnlaget denne gangen er et arbeid som gjøres ved Universitetet i Lisboa. De forsøker å lage en ny modell for å vurdere modenhet i organisasjoner. De presenterte andre modeller som allerede finnes, blant annet ARMAs versjon og en variant utarbeidet av et prosjekt som heter CMMI.

Norge er med i et prosjekt som heter E-ARK og norske prosjekter er del av datainnsamlingen som gjengen i Lisboa benytter seg av. Man kan lese mer om prosjektet her: www.eark-project.com

Verdien av slike modeller er at man kan måle kvaliteten på dokumentforvaltningen i organisasjonen og sammenligne seg med andre (forutsatt at man bruker samme modell). Det er et steg på veien til en mer konkret og strukturert måte å utøve faget vårt på. Koblet med ISO-standarder vil man nå kunne bruke gode og kraftfulle verktøy for å vurdere arkivtjenester opp mot hverandre. Etter hvert vil vi kanskje lansere «beste praksis» innen norsk arkivdanning?

Workshop om kompetanse i arkivdanningen v/Vilde
I tillegg til mitt verv som styremedlem i SPA, har jeg nå også kommet med i ICAs Records Management Expert Group (RMEG). Det er jeg veldig fornøyd med. Records Management/arkivdanning/dokumentasjonsforvaltning ligger mitt hjerte nær og jeg er veldig opptatt av at ICA skal utvide sitt nedslagsfelt til også å inkludere skaperfasen og således dekke hele dokumentenes livssyklus. Det er avgjørende for å få en sterk og tydelig arkivorganisasjon i dagens digitale samfunn, tror jeg. Og ikke bare jeg, heldigvis, men flere andre i ICA og grunnen til at RMEG nylig er blitt opprettet. RMEG ledes av Jo Hanisch fra Australia og hun ledet også workshoppen som var i regi av RMEG. Temaene var: hva må man kunne for å jobbe med dokumentasjonsforvaltning, hva slags kompetanse bør kreves i forbindelse med rekruttering, hvordan skal man snakke med IT, hvordan skal vi kommunisere med andre?

Vi var bare syv stykker til stede og representerte landene Australia, Nederland, India, Bulgaria, Jamaica & Norge. Det var superinteressant! Og det at vi var så få, gjorde at det ble en ordentlig arbeidsøkt.

I løpet av de tre timene vi satt sammen, laget vi omrisset til et prosjekt og elementene vi ønsker skal være med i en slik kompetanseplan: bevisstgjøring, standardisering, posisjonering, jobbeskrivelser, med mer. Vi i RMEG jobber videre med materialet og skal levere en prosjektbeskrivelse før jul. Jeg foreslo at resultatet evt kunne presenteres som ICAs første arkivapp, det falt i god jord. Tenk så fint å ha det for hånden, tast inn på arkivkompetanseappen og få forslag til hva slags kompetanse du bør rekruttere etter på forskjellige nivåer eller hvordan du skal selge inn arkiv som element i virksomhetens skytjeneste.

Av spennende ting som kom frem under diskusjonene våre var:

Virksomheter i Bulgaria jobber for å få inn folk som skjønner forretningen, arkivarer som klarer å se seg selv inn i virksomhetens prosesser og oppgaveløsning er fremtiden!

På Jamaica er man i ferd med å utvikle et masterprogram for records management. Det samme universitetsmiljøet er med i arbeidet med å lage et rammeverk for dokumentasjonsforvaltning for alle offentlige virksomheter på Jamaica.

Et av medlemmene i den internasjonale ISO-komiteen på dokumentasjonsforvaltningsfeltet var til stede og kunne fortelle at en revidert 15489 er på intern høring nå og forventes lansert i begynnelsen av 2016.

Feltet bevaring og kassasjon er i høyeste grad en del av digital arkivdanning. I Australia definerer man bevaring og kassasjon som hva som skapes og fanges, slett ikke bare hva som skal til depot.

ICA trenger å være mye mer ”på” når det gjelder politikk og lobbyvirksomhet for både arkiv og dokumentasjonsforvaltning.

SPA - komitémøte og årsmøte
Vi i SPA-komiteen møtes to ganger i året. En gang om våren og når det er ICA-konferanse om høsten. Vårmøtet er en arbeidsøkt over flere dager der vi planlegger årets tiltak i tråd med handlingsplanen.  Når vi møtes under ICA-konferansene, er det kun til et kort statusmøte, i tillegg til at vi avholder årsmøte for SPAs medlemmer. Høydepunktet på årets årsmøte var en teaser for en konkurranse under neste års konferanse i Seoul. Vi i SPA er nemlig veldig opptatt av synliggjøring og planlegger en filmfestival med tema arkiv i 2016. Utdeling av priser i ymse kategorier står på programmet. Bernhard fra Tyskland og jeg hadde forberedt 5 korte filmer, alle under 3 minutter hver, som ble vist som eksempler og til inspirasjon til å melde seg på neste år. Bernhard hadde med seg tre filmer om arkiv som historieforteller og kulturformidler. En av dem, fra Polen, ble fremført som en rap (skriver man ræpp på norsk? eller ser det jo ut som en rap….), veldig kult. Jeg hadde med to animasjonsfilmer med arkivdanning som tema, en om arkivering av e-post og en om arkivering av prosjektdokumentasjon, begge utarbeidet for Total Norge. Tusen takk til Wenche Havn, Manager for Knowledge Management i Total, filmene brakte frem applausen og jeg håper jeg får melde dem på den ordentlige festivalen neste år! Bernhard, Joan fra Catalonia og jeg vil innen kort tid formulere konkurransereglene og få alle SPA-organisasjonene til å annonsere konkurransen på sine respektive nettsider og andre kanaler.

Første konferansedag, 28. september
Det var totalt åtte forskjellige spor på dag en. Et utvalg:
•    Digital recordkeeping for sustainable data management and reuse
•    Information and civil rights
•    The threat of war, terror, natural catastrophes and climat change
•    The rights and duties of citizens & governments
•    Relationships between digital recordkeeping and open data, big data, metadata management for interoperabilituy, linked open data

Marianne deltok blant annet på den første på listen. Her var det mange eksempler på prosjekter med innsamling og gjenbruk av informasjon fra Europa, og E-ARK-prosjektet ble nevnt også her. Konklusjonen er at vi i Norge har gjort mye bra, og at det fortsatt er viktig for oss å følge med på utviklingen i blant annet EU innen lovverk og utvikling av standarder.

Firmaet Piql (www.piql.com) var eneste norske foredragsholder, dessverre. De har utviklet en løsning for lagring av digitale data ved hjelp av foto. De var også en del av utstillingen, og det var god trafikk der de dagene konferansen varte.

ICAs generalforsamling
Oppmøtet på ICAs generalforsamling var betraktelig bedre enn det er på våre egne generalforsamlinger, selv om innholdet er mye av det samme.

Økonomien i ICA er heldigvis bedre enn på lenge, og det er ansatt flere nye personer på kontoret i Paris hvor det nå er totalt er fem årsverk. Det var to store saker til behandling som var av spesiell interesse i år. Den ene gjelder land som ikke betaler medlemsavgiften flere år på rad. Ordbruken her har vært veldig tydelig (landet blir «excluded»), men man ønsker nå å moderer dette litt. Flere land er herjet av krig eller har problemer med å betale av andre årsaker, og det er viktig for ICA å ha en fleksibel og imøtekommende holdning til disse. Dette er noe vi i NA også er enige i, selv om problemstillingen heldigvis er fjern for oss. Nå vil man bruke betegnelsen «on waiting list» eller lignende når disse situasjonene oppstår.

Et annet tema er strategien man har for å øke aktiviteten og engasjementet i Afrika. ICA har få medlemmer på kontinentet, og det er flere aktiviteter på gang for å endre på dette. Et av målene er at ICAs annual conference i 2018 skal holdes i et afrikansk land. Det kan bli spennende!

I 2016 er det Seoul som er vertskap for ICAs konferanse og generalforsamling. De presenterte seg med en flott film og har valgt «Archives, Friendship and Harmony» som overskrift for arrangementet. Det blir spennende å se hva det vil bety i konkret innhold!

Andre konferansedag, 29. september
Dag 2 startet med et veldig interessant plenumsforedrag av Gisli Gudjonsson, og temaet var hvor viktig det er med dokumentasjon og arkiver når man skal få uskyldige dømte mennesker frikjent. Gudjonsson var selv involvert i da the Guildford 4 ble løslatt og frikjent i 1989 og da the Birmingham 6 ble løslatt og frikjent i 1991, begge grupper var antatt å stå bak IRA-bombinger i Storbritannia der mange ble drept.  I begge sakene var Gudjonsson en av et tospann som fikk sakene til gjenopptakelse og hans poeng var at det var helt avgjørende at arkiver er tilgjengelige, autentiske og komplette.

En ny islandsk arkivlov
Den islandske riksarkivaren Eirikur Gudmundsson presenterte den nye loven i korte trekk. Det mest interessante for oss var kanskje at de har fått inn sanksjonsmuligheter, både bøter og fengselsstraff inntil tre år for brudd på arkivplikten.

Universal Declaration on Archives var temaet da lederen i arkivorganisasjonen i Catalonia inntok podiet. UDA er oversatt til norsk, men vi strever litt med å få den anerkjent og markedsført i det omfanget vi mener den fortjener. I Catalonia har de jobbet målrettet med dette, og parlamentet anerkjente deklarasjonen allerede i 2013 som det første på sitt nivå i verden. Siden den gang har 46 andre sentrale institusjoner kommet til, og de har et mål om å nå 100. På nettsiden til foreningen har de et telleapparat som til enhver tid viser hvor mange som er med. Dette var inspirerende og noe vi i NA tar med oss videre i vårt arbeid med å markedsføre erklæringen.

I Catalonia har de veldig mange personlige medlemmer i sin forening, og de ligger veldig høyt på verdensbasis i antallet personmedlemskap vs. institusjoner, bedrifter og andre. Dette var et tydelig signal om høyt engasjement på «grasrotnivå» og en viktig kilde til inspirasjon for dem blant annet lederen av foreningen. Vi benytter anledningen til å minne om at personlig medlemskap i NA kun koster 300,- per år og blant annet gir deg mulighet til å delta på arrangementer til rabattert pris, søke om stipend og motta vårt tidsskrift Arkivråd fire ganger per år. Et kupp! (Hilsen Marianne).

Til sist
Vildes 17-årige datter var med til Island. Hun deltok på årsmøtet til SPA og trakk denne konklusjonen etterpå: Jeg liker meg veldig godt sammen med arkivfolk. Dere er liksom så classy og kule, men fortsatt smarte.

Vi kunne ikke være mer enige! God høst, alle!