REISEBREV FRA AUSTRALIA

Reisebrev nr. 9, 24.08.2012

Dette har vært siste dag av arrangementet her i Brisbane og følgelig blir det også siste reisebrev fra NAs duo i Australia. Konferansen ble avsluttet i går og i dag var det kun generalforsamling igjen. Hele uken har ICA-folk oppfordret stemmeberettigede til å registrere seg og stille opp på dagens møte. Antallet deltakere har nemlig vært lavere i år enn på tidligere konferanser og den store skrekken for ICA som organisasjon er så klart at det ikke var nok stemmer til stede til å være beslutningsdyktige. Visstnok var det kun snakk om et par stemmer, så kanskje det at jeg var til stede med NAs stemme var utslagsgivende, da føler man seg jo litt viktig og det er alltid stas.

ICA er en ganske ukjent organisasjon for meg, men i løpet av uken har jeg dannet meg et visst bilde. Den er stor. Den er tungrodd. Den er mangfoldig. Martin Berendse er president og har i sine to år i sitt verv forsøkt å gjøre noen grep som skal gjøre organisasjonen mer moderne, mindre byråkratisk og mer robust til å møte fremtidens utfordringer, deriblant en forverring av økonomiske rammevilkår for mange arkiv rundt om i den store verden. På dagens agenda sto derfor blant annet ny «constitution», altså nye statutter for hele ICA, nye beregningsmodeller for medlemsavgifter og nye stemmeregler. Vi i Norsk Arkivråd hadde lest igjennom dokumentene og stemte for alle forslagene. Og alle dokumentene gikk igjennom som foreslått. Dog med en del innsigelser. Og det er fascinerende å være med i et forum som innebefatter deltakere fra hele verden. Alle skal bli hørt! Og alle har særdeles forskjellig utgangspunkt. 

Som vi har vært inne på i flere av reisebrevene, har det vært mye diskusjon rundt offentlighet og innsyn i arkivene gjennom hele konferansen, mye mer enn vi er vant til fra gamlelandet.  Dagens generalforsamling stemte også for ICAs nye prinsipper om tilgang. For oss fremstår ikke prinsippene som noe annet enn nærmest selvfølgeligheter, vi har lange tradisjoner for offentlighetsprinsipp i vår lille del av verden, men i et internasjonalt perspektiv kan dokumentet fremstå som langt mer kontroversielt. De nye prinsippene fremstår som gode og gjennomarbeidete, de muliggjør fleksibilitet når det gjelder integrasjon med nasjonal lovgivning på området. Dessuten trekker de frem arkivarens og arkivenes viktige rolle i å sikre tilgang til våre ressurser.

Det er 27 grader i Brisbane i dag, litt av en vintertemperatur! Jeg må si jeg misunner dem litt at våren starter i neste uke, 1. september. Vi tenkte da vi kom for et par uker siden, at de bare trærne var et resultat av at høsten hadde kommet tidlig i år, realiteten er at alt snart skal knoppe seg. Verden er jo litt sånn bakvendt her Down Under. Månen henger andre veien, vannet snurrer ned i sluket omvendt vei av hjemme og vårnyhetene har kommet i alle butikkene og vi skriver august (fordelen for oss er at alt av vintertøy er på salg).

Vi var enige, Jorunn og jeg, at vi i hvert fall ikke skulle avslutte våre reisebrev slik som vi likevel gjør det: Vi er begge enige om at det har vært en fin tur! På alle måter. Faglig, nettverksmessig, organisasjonsmessig, sosialt, kulturelt, personlig og ja, også som turister i et fantastisk, og på mange måter svært eksotisk, land. Takk for oss!

Reisebrev nr. 7 og 8, 23.8.2012

I dag har vi  fått to reisebrev:

Nr. 7
I går fikk vi anledning til å se litt nærmere på hva utstillerne har å tilby. Og for å være årlig syns vi utvalget er litt sparsomt. Egentlig overraskende, for dette er jo en arena der leverandørene kan treffe veldig mange. Kanskje er det et hinder at konferansen er så internasjonal, at ikke så mange leverandører leverer tjenester globalt. Det går mye i løsninger for skanning og lagring. Noen arkivrådgivere. Noen australske utdanningsinstitusjoner, som selvfølgelig tilbyr grader på nett. Noen arkivorganisasjoner. Også mormonerne da. FamilySearch og Ancestry. Sistnevnte er hovedsponsor for konferansen. Disse virksomhetene hjelper arkiv rundt i hele verden med å digitalisere og gjøre tilgjengelig arkivmateriale, mot at de på sin side kan tilby sine brukere å søke i endeløse mengder av informasjon innen genealogi. Selv i Norge har Riksarkivet fått hjelp av slike organisasjoner i forbindelse med mikrofilmingen av norske kirkebøker etter krigen. Av mer eksotiske innslag, har nasjonalarkivet i Oman en egen bod. Der serveres det omanske søtsaker m ed skje og du får kart over landet og fristende brosjyrer med bilder av et vakkert land. Vi er litt usikre på hvor mye arkivfaglig vi fikk ut av besøket, men ellers var det hyggelig. Korea, som er vertsland for den neste ICA-konferansen i 2016, har også en bod. Det føles litt som OL egentlig.

Vi nevnte i går at Dame Stella Rimington, som for øvrig har følgende fantastiske yrkesbakgrunn: arkivar, spion, forfatter, snakket varmt om et kontrollert og strengt offentlighetsregelverk. Senere på dagen var Jorunn på en sesjon der det ble snakket varmt om den andre ytterfløyen, om Wikileaks, type alt ut til offentligheten og ingen kontroll. Det ulmes i rekkene om at en mellomting må være mulig.

På ettermiddagen i går, etter at det vanlige programmet var over, gikk vi på en debatt som vi ikke helt visste hva var, men der riksarkivaren, Ivar Fonnes, skulle være med. Det hadde vi lyst å få med oss og seansen var interessant på to forskjellige måter:

1.Programkomiteen har plukket ut noen unge konferansedeltakere som har som oppgave å sitte inne på diverse sesjoner og forsøke å se innholdet de får presentert fra sitt perspektiv, med andre ord med sine «nye» øye. Det er jo ikke til å stikke under stol at gjennomsnittsalderen på konferansen er rimelig høy, her er mange gamle travere. Disse 8 arkivarene har da samlet seg på scenen i plenumsalen to dager på rad og blitt intervjuet om diverse temaer av to som har vært med en stund i gamet, deriblant vår riksarkivar. En veldig okay form som kanskje hadde vært noe å tenke på for oss i Norge også, for eksempel på de store arkivmøtene som arrangeres annethvert år. Det er noe med å få frem de nye stemmene, den nye generasjonen av arkivarer.
2.Temaet for gårsdagens diskusjon, var nettopp streng kontroll med informasjon vs frislipp. Og selv om de «unge» kanskje var mer rause med tanken på å dele, var den generelle oppfatningen at Wikileaks var fyfy, en viss kontroll må det være knyttet blant annet til privatlivets fred.

Dette reisebrevet blir til mens vi sitter inne på første innlegg i plenum i dag. Og det er vel litt frekt, tenker dere kanskje. Vel, vi må si det må være krevende for dem som er avhengig av tolking til enhver tid! Vi opplever nemlig eksempel på det akkurat nå når keynotespeaker Baltazar Garzon Real snakker på spansk, simultantolkes til elendig engelsk og er nå 20 minutter på overtid uten å gjøre mine til å avslutte med det første.

Neste plenumsesjon var veldig interessant. Det var en forberedt paneldebatt med tittelen: Public rights to information and to privacy. Deltakerne var fra Australia, Canada og USA og innehar alle sentrale posisjoner i sine respektive land når det gjelder forvaltning av offentlighetsprinsippet. Vi ble veldig glad for, og i, amerikaneren som viste lysarket som er dagens illustrasjon. «No records management. No access!» Hun fremhevet i flere omganger koblingen mellom innsyn og arkivdanning og hvor viktig det er å ha god praksis på «records management».

Vi avsluttet formiddagen med å høre på Dr Cate O’Neill fra universitetet i Melbourne. Grunnen til at vi hadde plukket ut henne blant alle de 7 parallellsesjonene, var at hun skulle snakke om «the Forgotten Australians» og siden vi nå er i Australia syns vi det er fint å høre litt om lokale arkivutfordringer. Hun jobber med et prosjekt som har med rettighetsdokumentasjon for aboriginer. 500 000 barn ble fratatt sine foreldre og plassert på barnehjem i det 20. århundre og arkivene spiller en særdeles viktig rolle i identitetsbygging, erstatning og historie. Dr Cate refererte flere ganger til Kåre Olsens foredrag som vi nevnte i går.

Vi blir stadig påminnet om at vi befinner oss i et land med en urbefolkning. Sistnevnte innleder startet sitt foredrag med å hedre folket som eier landet vi for tiden besøker og dessuten æret hun «the elderly» fra tidens morgen.

Nr. 8
Nå er konferansen over og dette er reisebrev nr to i dag. Jorunn har nettopp hørt om hvordan Sveits vil gi innbyggerne enkel tilgang til offentlige dokumenter. Et pilotprosjekt ble beskrevet  - SPO - Single point of orientation. Vi fikk en presentasjon av en nettløsning der innbyggerne kunne få en samlet oversikt over forvaltningens dokumenter og det var lagt inn bestillingsfunksjon. Det var kun metadata som skulle legges ut. Dette var en pilot som forhåpentligvis kommer i produksjon snart. SPO likner veldig på OEP, men har dårligere funksjonalitet. Da er det vi spør oss selv - hvorfor ble ikke OEP, som har vært i drift i to og et halvt år presentert? Det sier kanskje litt om at vi ikke er flinke nok til å komme med call for papers på områder der vi er kommet langt, samt at komiteen som plukker ut foredrag ikke har oversikt over hva som skjer på dette området

Avslutningen av konferansen var en grand finale der Korea (det vi kaller Sør-Korea) presenterte seg som vertskap for konferansen i 2016.

Reisebrev nr. 6, 22.08.2012

To dager på rad har vi våknet til ABCs morgensending med arkivnytt. Snakk om synliggjøring! Brisbane er en millionby og selv om vi er over tusen arkivarer i byen, er det ikke gitt at vi syns i bybildet. Vi skvatt derfor til da David Ferriero, riksarkivar i USA, fikk flere minutter i gårsdagens sending. Han snakket om dokumentfangst fra sosiale medier og dette var også temaet da han var første taler ute i plenum i går. Vi tenkte det var et engangstilfelle og fjær i hatten for arrangørene av ICA. Men sannelig fortsatte det i dag da Dame Stella Rimington ble intervjuet. Hun har vært sjef for MI5, Storbritannias hemmelige tjeneste, i en årrekke (1992-1996) og snakket nettopp om hemmelighold av dokumenter fra sentrale myndigheter. Ikke overraskende var temaet linket opp mot Wikileaks og Assange, han er som sikkert mange vet fra Australia. Uansett, Dame Stella er i dag tilknyttet Archives Task Force UK og er veldig opptatt av å få fokus på arkivansvaret all offentlig virksomhet er underlagt. Hun sa blant annet at mange i offentlig virksomhet forsøker å unngå å «lekke» informasjon til offentligheten ved å sende viktige beskjeder via e-post eller sms, ikke i «ordentlige» dokumenter som lettere havner i arkivet og derfor når offentligheten. Lyder ikke ukjent for oss. Hun rakk også å smette inn litt mer informasjon om ICA-konferansen.

På programmet er det tre norske bidrag, de må vi nevne. I går var først Ellen Røsjø, som jobber ved Oslo byarkiv, i ilden med et foredrag om arbeidet med bevaring av minoriteter. Flere kom til Ellen etterpå med spørsmål så det tyder på at temaet traff. Ole Gausdal fra Riksarkivet var nestemann. Han holdt innlegg om 22. juli og konsekvensene for arkivene i Regjeringskvartalet og Riksarkivets rolle i arbeidet etterpå. Det var en følelsesladet seanse og Ole fikk mange gode tilbakemeldinger. I morgen skal Kåre Olsen, også han fra Riksarkivet, holde innlegg. Temaet for det innlegget er krigsbarna og arkivenes rolle.

Jorunn har i ettermiddag hørt på foredrag om hvordan arkivarprofesjonen kan forbedre sitt image. Arkivarer kan sitt fag til fingertuppene, men å formidle hva det er til andre, er mye verre. Den franske arkivarforeningen presenterte et eksempel på hvordan lage godt informasjonsmateriale om hva arkiv er, og et program for «train the trainers». 700 arkivarer hadde gjennomført kurs for å bli bedre pedagoger.

I norsk terminologi bruker vi arkiv både om depotfunksjonen og arkivdanningsfunksjonen, men «archive» her er kun depot! Avstanden mellom danning og depot er stor, selv om «alle» sier at samarbeidet er godt og at skillet er lite. Et av foredragene i dag trakk fram erfaringer fra staten Victoria om hvordan (depot)arkivet kunne bygge tillit mellom dem og regjeringskontorene – «how to establish trust». Det ble framstilt som nybrottsarbeid, og konklusjonen var at det var viktig å forstå arkivdannernes terminologi eller språk (og da må man ha en kommunikasjonsplan!). Det ble også sterkt understreket at fokus må være på arkivdanning (creating) og ikke på depot når man snakker med virksomhetene.

Mens Jorunn lærte om kommunikasjon, ble Vilde valgt inn i SPA. Det var ingen kamp.

Reisebrev nr. 5, 21.08.2012

I dag har vi mye på hjertet! Og da gjelder det å kunne plukke ut det beste, kan jo ikke ha reisebrev i form av avhandlinger heller. Det blir kjedelig, spesielt for dere som ikke har vært her. Først må vi vel kommentere dagens bilde. Vi har fått en ny kamerat, krokodillen Oliver. I går kveld var det nemlig velkomstmottakelse og denne fant sted i utstillingsområdet. Der var de tradisjonelle utstillerne som vi alle kjenner fra arkivkonferanser: leverandører for systemer, skanning, lagring, osv.  Og den første øvelsen, som vi også alle kjenner fra før, er at alle deltakerne fyker rundt og leter etter gøye gratiseffekter og putter kort i boller for å være med på trekninger. Og later som man er veldig interessert i informasjon, mens i realiteten skanner man raskt over bodene for å få klørne sine i de gjeveste reklamegjenstandene. Utrolig hvor lykkelig man plutselig kan bli for en liten koppholder for eksempel. Jada, NAs utsendte også, det er bare å innrømme. Uansett, det som var genialt med denne utstillingen var at de også hadde australske dyr, for de fleste av oss svært eksotiske. En liten kenguru, en gekko, flere slanger osv. Dyrepassere bar dem rundt og var et vell av informasjon om Australias rike og annerledes dyreliv. Vi kunne klappe og holde og ta bilde. Vilde skulle gjerne hatt bilde med en gul og lang sak drapert rundt halsen, men fant ut for sent at hun turde. Men krokodillen måtte vi ha på fanget, den anledningen byr seg mest sannsynlig ikke igjen. Og hva har krokodiller med arkiv å gjøre? Ingenting. Men gøy var det og tøffe var vi! Når det er sagt var det faktisk en del interessant blant utstillerne, ikke bare det dyrepasserne bar rundt på, vi kommer tilbake til saken i løpet av uken.

I morges var det offisiell åpning av konferansen. 1200 deltakere fra 95 land samlet i en gigantisk plenumsal. Det er store forhold her, noe matkøer, program og annet bærer preg av. Blant annet skulle åpningen starte 8.30 et sted og 9.00 et annet, litt sånn kaos. Åpningen i seg selv var fin og veldig australsk. Aboriginerne, urfolket her, er en av verdens eldste levende kulturer. Vi fikk se nydelig dans basert på deres historiefortelling som overføres fra generasjon til generasjon. Dessuten sang et barnekor som avsluttet åpningen med sangen «Waltzing Mathilda», en sang som for øvrig nesten ble Australias nasjonalsang i en avstemning for noen år siden. Aunty Carol, en svært respektert dame fra en lokal stamme i Queensland, ønsket oss alle velkommen. Vel og merke må vi oppføre oss for at velkomsten skal gjelde hele uken ellers sender hun de onde åndene på oss!

Vi har gått igjennom hele konferanseprogrammet og plukket oss ut de sesjonene vi vil høre på. Og ikke overraskende har vi fokusert på innlegg med et arkivdanningsperspektiv. Det er ikke mange av dem. Så er jo også ICA en depotorientert organisasjon.

Det mest interessante vi har hørt i dag er en dame ved navn Zoë D’Arcy. Hun jobber i nasjonalarkivet i Australia og skulle snakke om innovasjon i deres tjenestetilbud. Og selv om dette også er depot, er det hun fortalte relevant også for oss som jobber med arkivdanning.

Arkivene er ikke lenger en bygning for innbyggerne, men en tjeneste på nett. Det samme som for de fleste offentlige virksomheter. Og dette fordrer at man må gjøre noe med tjenesten. Først og fremst må den være lett tilgjengelig og brukervennlig. Folk skal nå kunne finne frem selv i motsetning til slik det var før da arkivaren fikk forespørselen og fant frem materialet uten at brukeren forholdt seg til noe mer enn å troppe opp og stille spørsmålet.

Tjenesten fordrer også at det blir mye mer interaktivt. Publikum vil påpeke feil og man må passe på at man har en tjeneste som er fleksibel og lar seg endre uten at alt må programmeres på nytt. Dette gjør også at arkivets tjeneste blir bedre, man kan etterlyse manglende informasjon, for eksempel hvem som er avbildet på gamle fotografier. Det har også ført til at nasjonalarkivet har fått ytterligere arkivmateriale. Publikum har hektet seg på dokumenter som er gjort tilgjengelig via arkivtjenesten på nett og sagt når dere har de dokumentene vil dere ikke også ha dette? Brev, fotosamlinger, offisielle dokumenter. Det blir en anledning til mer dokumentfangst av dokumenter som man ikke tidligere har sett, publikum hjelper til å tette hull. Bilder med tekster som: "Be the first to identify a person", "Be the first to add a keyword", "Be the first to add a location" fører til at arkivsamlingene blir et dugnadsarbeid som har en kvalitetsgaranti fordi det er nasjonalarkivet som eier tjenesten.

Alle disse tjenestene som utvikles, fører også til masse merarbeid for arkivet. Likevel sa Zoë at det helt klart var verdt det og de var blitt mye mer synlige enn tidligere.

Reisebrev nr. 4, 20.08.2012

Fra Vilde: SPA – slett ikke boblebad og massasje

Grunnen til at vi er i Australia, er jo for å delta på den store konferansen som International Council of Archives (ICA) arrangerer i Brisbane. Konferanseregistreringen begynner i dag, det skal være en mottakelse i kveld og i morgen tidlig går startskuddet for det faglige programmet. Jorunn og jeg har skilt lag i dag, hun er med på en workshop om beste praksis innen arkivdanning, mens jeg deltar på SPAs komitémøte. Og det innebærer ikke boblebad og massasje. SPA står for Section for Professional Associations og er en av de mange seksjonene innen ICA. Jeg står på valg til denne seksjonen for de neste fire årene og avstemningen skjer på onsdag. Spennende! 

Komitémøtet som jeg deltok på i dag, var et møte for både gamle og nye medlemmer. Jeg føler meg skikkelig fersk, systemet er nytt for meg, organisasjonen er ny og i det hele tatt har jeg brukt dagen til å prøve å danne meg et bilde av hva seksjonen egentlig driver med og hva min rolle skal være. Det som er opplagt fra første stund er at dette er en andedam på internasjonalt nivå. Mange gamle travere som alle kjenner hverandre, og jeg er helt klart ikke en del av klikken!  Men jeg lar meg ikke stoppe av den grunn, desto viktigere at det kommer inn litt nytt blod, tenker jeg. SPA har blant annet vært ansvarlig for å få på plass verdenserklæringen for arkiv, som for øvrig forhåpentligvis snart foreligger i en offisiell oversettelse både til bokmål og nynorsk. Følg med!

Det som slår meg, når jeg tenker gjennom dagen så langt, er at det er utrolig stas å være del av en internasjonal forsamling. Det var en franskmann på møtet, som kommer fra en av de andre ICA-seksjonene, den som har med markedsføring å gjøre. Han fortalte om et prosjekt de har gående der som går ut på å finne ut hvordan man kan markedsføre arkiv og ICA som arkivorganisasjon bedre. Det kom innspill fra mine kollegaer i komiteen, fra Canada, fra
Sør-Korea og Sveits. De beskrev utfordringer identiske med de som jeg opplever på jobben min i NRK, ganske fascinerende. Og ikke at vi skal velte oss i selvmedlidenhet over hvor fælt vi alle har det, men det å oppleve at utfordringene er så like rundt om på kloden gjør jo at sannsynligheten for at vi også kan dele løsninger er stor! Hvis bare en kommer på noen gode ideer, kan disse potensielt ha universelt nedslagsfelt og det er spennende. Global kunnskapsdeling på arkivfeltet. Jeg gleder meg! Hvis jeg blir valgt da.

Fra Jorunn: Digital Recordkeeping – Best practice

ICA arrangerer arrangerer arbeidsseminarer før og etter selve konferansen, og i dag har jeg deltatt på Digital  Recordkeeping - Best practice. Arrangør var Australian Society of Archevists Inc. Vi var ca 20 deltakere fra alle verdensdeler, de fleste fra depot og svært få med erfaring fra arkivdanning. Språket var engelsk og vi satt i grupper på fire eller fem.

Det utdelte materialet, bl.a  en "Participant's Workbook" på 36 sider med læringsmål, viktige defenisjoner, grundige eksempler, oppgaver, litteraturhenvisninger mm var en svært nyttig sak som jeg tror vi i NA kan lære mye av!

Det som ikke var så bra var at det var vanskelig å høre hva som ble sagt, litt for mye av "hjemme hos meg", svært mange ukjente forkortelser og deltakerne hadde svært ulikt utgangspunkt. Deler av seminaret ble derfor litt uinteressant. Men det som fungerte veldig bra, var samtalene i gruppen og i pausene.

Vi fikk ellers dette blogtipset: http://rmfuturewatch.blogspot.com/

Reisebrev nr. 3, 17. 08.2012

Besøk hos ABC

Ikke noe bilde av nye arkivvenner i dag, dessverre. Det vil ikke dermed si at vi ikke har fått noen, heller motsatt, vi har tilbrakt hele dagen hos ABC (www.abc.net.au) og er proppfulle av inntrykk etter et utrolig nyttig og interessant møte. Studiebesøk er tingen altså!

ABC står for Australian Broadcasting Corporation og er NRKs søsterorganisasjon i Australia. De er en allmennkringkaster som har en visjon om å berike livene til alle australiere via radio, tv og nett.  De har 4500 ansatte fordelt over hele Australia. Hovedkontoret deres i Sydney, der vi har vært i dag, huser drøyt 2500 av dem og lokalene er flotte med utsikt over hele byen, i hvert fall fra møterommene der delegasjonen fra NA ble traktert!

Møtet vårt i dag var todelt. Vi startet med den australske offentlighetsloven og håndtering av innsynsbegjæringer i ABC og fortsatte med dokumentarkivering i bedriften.

De har en pussig deling, og utrolig ulogisk i våre norske ører, mellom ansvarsfordeling internt i ABC. Håndtering av innsynsbegjæringer skjer i en avdeling, mens dokumentasjonstjenesten befinner seg et helt annet sted i bedriften. Det er ikke noe dialog eller samarbeid mellom de to. Vel har de ingen journal føringsplikt, eller journal i det hele tatt, men likevel synes det bakstreversk at de når de mottar en innsynsbegjæring henvender seg til den enheten de tror har dokumentet, fremfor å spørre om det befinner seg i arkivet.

Den australske offentlighetsloven er fra 1982 (The Freedom of Information Act (FOI)), men ble revidert I 2010. Den har blitt, som vi har nevnt tidligere, mye mer på tilbudssiden for de som ønsker innsyn. ABC er omfattet av loven og det har vært det helt tilbake til 82. Som NRK har ABC også unntak for dokumenter knyttet til programvirksomheten. Det som var veldig overraskende var det lave antall innsynsbegjæringer de får hvert år. I årsrapporten for 2011 (1. juni 2010 til 1. juni 2011) går det frem at de i hele denne perioden kun mottok 30 innsynsbegjæringer. Det ble innvilget innsyn i en av disse, fire fikk innvilget delvis innsyn og 20 ble gitt avslag (en ble trukket tilbake og 4 var fortsatt ubesvart på slutten av året). Av de 20 som ble avslått, falt 16 under programunntaket. Da vi stusset over antallet, sa de selv at det delvis skyldes at ABC er pålagt å rapportere i detalj om hele sin virksomhet inkludert økonomisk status fire ganger i året, i all offentlighet.

Dokumentarkivet i ABC strever med å bli synlige internt. Og dette fører igjen til at de ikke blir brukt så mye som ønskelig.  De beskrev mange av de samme utfordringene som vi kjenner fra Norge og som Vilde kjenner veldig godt fra NRK. Å ikke være ansvarlig for håndtering av innsynsbegjæringer gjør at de heller ikke kan bruke offentlighetsloven som begrunnelse for å ha orden i dokumentene sine. Dokumentarkivet er ikke med introduksjonsprogrammet for nytilsatte og heller ikke en del av rutinene man må igjen når man skal avslutte arbeidsforholdet med ABC. De jobber med synlighet og har blant annet laget to små filmsnutter som har blitt kjørt på intranettet i forbindelsen med Information Awareness Month som arrangeres hver mai. De har også e-læringsprogram som ofte krydres med generelle IT-tips, hvordan bruke Outlook mest fornuftig, hurtigtaster i Word, osv, som gjør at kursingen oppleves veldig nyttig for hver enkelt enn om det bare hadde kjørt rene arkiveringskurs.

Besøket hos ABC var strålende på alle måter. Vi følte oss særdeles velkomne og mange mennesker hadde satt av mye tid til å snakke med NAs utsendte.

Reisebrev nr. 2, 16. 8.2012
Vi har i dag besøkt New South Wales (NSW) Records http://www.records.nsw.gov.au/. Og før vi kan si noe om hva det er og hva vi lærte av dagens nye arkivvenner, må vi nesten si noe om Australia og hvordan de er organisert. Landet er delt inn i seks stater og to territorier som hver har stor grad av selvstyre, deriblant på arkivområdet. New South Wales er den største av delstatene og har ca syv millioner innbyggere.   NSW Records holder til i Sydney og har rundt 50 ansatte. De er arkivmyndighet på delstatsnivå og er depot for staten. De tilbyr også arkivdepot for privat sektor, mot betaling.

Vi møtte Cassie Findlay og Amanda Barber. Cassie leder et prosjekt kalt Digital Archives. Dette prosjektet kom i gang i fjor og har som mål å motta elektronisk arkiv og gjøre dette tilgjengelig. Ikke noe nytt i seg selv, men det som var interessant var tilnærmingsmåten. De var opptatt av å få komplette samlinger og innså at dokumentfangsten i dag må skje fra mange forskjellige plattformer. Ergo ønsker de i Digital Archives ikke bare å si at dette er formatet dere må avlevere i, men gå inn mye tidligere i prosessen og være til stede når arkivmaterialet faktisk dannes. De var inne med systemhjelp, metadatastandarder, veiledning osv. Prosjektet er sammensatt av utviklere og IT-folk, i tillegg til arkivarer.

Amanda leder den avdelingen som heter Goverment Record-Keeping. De har som hovedoppgave å utarbeide standarder og minimumskrav til arkivdanning, drive rådgiving og opplæring (både på nett og fysisk).

I tillegg til sin jobb i NSW Records, sitter Cassie i styret i Australian Socciety of Archivists (ASA)http://www.archivists.org.au/. Vi fikk høre om hvordan deres organisasjon var bygget opp og hvilke utfordringer de har. Mye var likt som hos oss. Vi snakket også litt om forholdet deres til den andre organisasjonen, RIMPA, som vi beskrev i forrige reisebrev (www.rimpa.com.au). Cassie mente de hadde samme mål, men at det var store kulturforskjeller som av og til gjorde det utfordrende. På mange områder samarbeidet de godt, men å slå sammen de to organisasjonene var kun noe som var på tankestadiet. Det som var mest oppsiktsvekkende med denne delen av møtet, var det dramaet som utspant seg i fjor. Organisasjonen holdt på å bli splittet på grunn av en «feilansettelse» i sekretariatet.  Denne personen hadde tappet organisasjonen for både penger og frivillige og dessuten klart å styre organisasjonen i helt feil retning. Vedkommende ble sparket for 18 måneder siden og de strevde nå med opprydding, økonomi og ikke minst tillit hos sine medlemmer og andre i arkivmiljøet.

Til ettertanke: Vi har et fantastisk sekretariat i Norsk Arkivråd, tre ganger hurra for dere!

Reisebrev nr. 1, 14.8.2012
Jorunn Bødtker, leder av kursutvalget, og Vilde Ronge, leder av NA, er for tiden i Australia for å delta på International Council of Archives (ICA) sin store konferanse som arrangeres hvert 4. år. Konferansen starter mandag 20. august og varer hele neste uke. Når vi først skulle så langt av gårde, har vi reist litt før slik at vi kan lære om arkivdanning i Australia. I dag har vi hatt møte med Jennifer Curley. Hun representerer en av de to arkivorganisasjonene i denne delen av verden, RIMPA (Records & Information Management Professionals Australasia). Og om vi tror at NA dekker et langstrakt land og område, så snakker vi her virkelig om avstander. Fra Perth i vest til Fiji-øyene i øst, fra Tasmania i sør til Singapore i nord. Snakk om medlemsspredning og liten mulighet for frokostmøter! Vi hadde en veldig interessant samtale og regner med å få flere av dem mens vi er her. Mer utdypende rapportering kommer i Arkivråd, men vi vil komme med noen små drypp her underveis. Vi spurte Jennifer hvorfor folk skulle melde seg inn i RIMPA og dette er hva hun svarte:

Faglig nettverk, «lokale» frokostmøter og andre kurs/seminarer og ikke minst sertifisering.

I Norge har vi ikke tradisjon for sertifisering, noe som er svært vanlig for mange yrkesgrupper her. Det er RIMPA som foretar sertifiseringen innen arkivdanning. Da vi kommenterte at vi hadde hørt at de var så langt fremme på arkivdanning i Australia, sa Jennifer at dette nok stammet fra 1980- og 90-tallet. Nå er realiteten dessverre at man sliter med status, anerkjennelse og rekruttering. Mange anser at hvem som helst kan jobbe med arkivdanning og at det er unødvendig med utdanning og sertifisering.

Til daglig er Jennifer ansvarlig for dokumentasjonstjenesten i et energiselskap (Energex). 3800 ansatte og 17 av dem i hennes enhet. Hun beskrev mange av de samme utfordringer som vi kjenner fra Norge. Kart i uhåndterlige formater, dokumentfangst fra e-post og en offentlighetslov som nettopp er endret og som er veldig på tilbudssiden (men ikke gratis for den som ber om innsyn, AUD 39 pr begjæring som utgjør ca 280 kroner).