Takk for nå, Christian VI

Pressemeldingen beskrev også at lovutvalget ikke hadde som intensjon å videreføre en vernelov for arkiv som kulturminner, eller praksis som ny teknologi har utdatert (les: journalføringsplikten). For det er en liten revolusjon at utredningen ikke viderefører pålegg om journalføring, men innfører dokumentasjonsplikt. Dermed kan vi takke for nå til prinsippet om å føre journal som ble innført av kong Christian VI i 1740. Journalen gjorde jobben sin lenge, men er ikke lenger dekkende for dokumentasjon av prosessene i offentlig og privat virksomhet og organisasjoner.

NA har ikke rukket å lese hele NOUen grundig og har ennå ikke gått i dybden. Vi gleder oss til å vurdere og diskutere drøftingene og beskrivelsene, og hva slags konsekvenser innholdet innebærer av både utfordringer og løsninger framover. Vi har imidlertid vært gjennom hovedpunktene og er fornøyde med innretningen på forslaget til ny lov. Vi vil, som mange andre den siste uke, rose utvalget for å ha tatt med seg mange av problemstillingene og mulighetene som digital transformasjon og endringer i teknologi, samfunn og arbeidsmåter byr på. NA ser igjen flere av våre poenger i utredningen. Våre synspunkter er lagt fram for lovutvalget både skriftlig, og i møter med dem, samt at medlemmer har medvirket i forskjellige sammenhenger med innspill. Gjennom tidligere høringssvar til både arkivforskriften og annet regelverk samt deltagelse i debatter og i dialog med både fagfolk og politikere har NA jobbet for en bedre forståelse for behovene i en moderne dokumentasjonsforvaltning.

Et av høydepunktene er det nye forslaget til lovens formål og til det utvidede virkeområdet. NA har argumentert for at gjeldende lov er en kulturminnevernlov som ikke setter krav til hele arkivets livssyklus. Vi foreslo sågar en ny formulering til formålsparagrafen. Den ble ikke tatt inn slik vi foreslo, men den foreslåtte er betydelig endret ved at loven skal særlig legge til rette for å drive forsvarlig offentlig virksomhet. Det er her arkivdanning og arkivskaperne får sin plass i loven. Det er en god endring. Samtidig er vi spente på å se i hvor stor grad dette er utdypet i NOUen og hvordan det blir ivaretatt når arbeidet med å få dette på plass igangsettes.

Vi synes også at kapittel 2 i forslaget til ny lov er positivt og synes utredningen er interessant på disse punktene. Utredningen skriver både om utfordringer og muligheter. Vi anbefaler alle medlemmene våre å lese disse vurderingene og se hvordan dere oppfatter dette sett i lys av deres daglige arbeid. Det er positivt at det defineres en dokumentasjonsplikt, men hva begrenser denne plikten? NA har sett arkivplikten og oppfyllelse av gjeldende lovverk i sammenheng med internkontroll i virksomhetene. Denne våren hadde vi premiere på et fulltegnet kurs om internkontroll og arkiv. Vi liker at lovutvalget også har internkontroll som et viktig punkt når de skriver om dokumentasjonsstrategi og dokumentasjonsplikt.

NA har lenge etterlyst en vurdering av Kulturdepartementet som eier av arkivdanning fordi arkivdanningen i nåværende situasjon taper for kulturvernet. Vi trenger en eier som også ser hvor viktig arkivdanningen er for å skape gode arkiv for ettertida. Dette har blitt enda viktigere med den digitale transformasjonen som bakteppe. Vi er glade for drøftingene som er startet i utredningen og ser på dem som en mulighet for endring.

Det er mange viktige tema i NOUen som vi ikke har belyst her, blant annet drøftingen om overføring og langtidsbevaring der konklusjonen er at det ikke skal avleveres flere arkiv fra statlig forvaltning. Vi har heller ikke kommentert definisjonene eller hvordan bestemmelsene om dokumentasjonsplikt legger dette forslaget nært opp til prinsipper vi kjenner igjen i ISO 30300-familien og australsk og amerikansk dokumentasjonsforvaltningsteori. Dette og mye mer skal vi kommer tilbake til i senere artikler og diskusjoner. NA synes utredningen tenker fremover. Den belyser sentrale problemstillinger og spørsmål som vi alle må være med på å besvare. Dette er et dokument som vi kan jobbe framtidsrettet videre med, også med dokumentasjonen som dannes og forvaltes i virksomhetene før det blir kulturhistorie. Den viser også tydelig at det mangler effektive løsninger for å ivareta noen av de foreslåtte bestemmelsene. Vi lurer på hvem som skal drive forvaltningen mot å utvikle og ta i bruk disse løsningene. Utvalget skriver på side 38 at «Lovutkastet i seg selv vil ha økonomiske og administrative konsekvenser av begrenset omfang. Det ligger imidlertid store muligheter for økt samlet effektivitet og høyere måloppnåelse i arkivsektoren ved å ta i bruk ny teknologi, men det forutsetter investeringer og kompetanse.» Vi mener dette behovet for investeringer og kompetanse går langt utover det som omtales som sektoren. Dokumentasjon skapes i arbeidsprosessene og er slik sett helsesektoren, utdanningssektoren, energisektoren og så videre. Den er gjennomgående akkurat som digitalisering er det. Vi mener utredningen viser at det er et enormt behov for kunnskapsoppdatering både innenfor dokumentasjonsforvaltning, men også i hele forvaltningen hos dem som skaper dokumentasjonen som del av sine arbeidsprosesser, de som lager systemene, planlegger virksomheter og prosesser og hos dem som utformer politikken og beslutter.

En NOU er en start på et langt arbeid. NA vil delta i debatten og fortsette å bidra til at arkivdanning løftes fram. Først deltar leder Anja i debatt både under det 8. norske arkivmøtet tirsdag 9. april og på Arkivverkets fagdag den 10. april. Arkivråd vil i neste nummer skrive utfyllende om NOUen. Vi arrangerer utover våren og sommeren medlemsmøter i alle regioner. Etter hvert, når det kommer en høring, skal vi gi et grundig svar på denne. Vi anbefaler alle medlemmer til å lese NOUen og komme på medlemsmøtene. Vi oppfordrer også til at dere presenterer og diskuterer NOUen med kollegaer som jobber med andre ting enn deg og med ledere, beslutningstakere og politikere. Dette er for viktig til at det kun blir en diskusjon innad i arkivmiljøet og dokumentasjon angår alle.

Sammenligning - Gjeldende arkivlov vs forslag til ny lov om samfunnsdokumentasjon og arkiver