NA på budsjetthøring i Stortingets familie- og kulturkomité

Du kan se og høre innlegget i Stortingets videoarkiv. NAs innlegg starter på på ca. min. 32.12.

Vårt forhåndsinnsendte notat til familie- og kulturkomiteen kan du lese her:

Høring om statsbudsjettet 2024

Takk for anledningen til delta på høringen. Vi vil benytte anledningen til å rette oppmerksomhet mot at arkiv består av data, informasjon og dokumentasjon.

Norsk Arkivråd (NA) er landets største faglige interesseorganisasjon for informasjonsforvaltning, dokumentasjonsforvaltning og arkiv, stiftet 25. oktober 1961. Organisasjonen har om lag 900 medlemmer fra alle deler av landet og fra alle sektorer, både offentlig og privat. Både bedrifter, offentlige organ, organisasjoner og privatpersoner er medlemmer. Våre medlemmer jobber med og er spesielt opptatt av primærfunksjonen til dokumentasjon og arkiv.

God informasjons- og dokumentasjonsforvaltning er en forutsetning for at virksomheter og politikere ivaretar sitt samfunnsansvar, driver effektivt, og etterlever kravene til etterrettelighet, etterprøvbarhet, åpenhet og personvern. Det er også forutsetning for digitalt innsyn og pressens kontrollfunksjon. Sammenhengen er omtalt i flere deler av budsjettet, men vi ser dessverre få spor av en dypere forståelse av dette. Det er heller en manglende anerkjennelse av størrelsen på utfordringene og fraværende prioritering.

Effektiv oppgaveløsing
Skanning av fortidas papirarkiver og tilgjengeliggjøring av disse i Digitalarkivet har styrket allmennhetens tilgang til disse arkivene, det er vi glade for. Vi reagerer likevel at det i innledningen til budsjettet påstås at skanning av avsluttede arkiv «tilrettelegger også for mer effektiv saksbehandling i det offentlige». Vi ber komiteen være oppmerksom på at digitalarkivets deling av data og dokumentasjon fra avsluttede arkiv i all hovedsak ikke bidrar til mer effektiv saksbehandling. Det er løsninger og tiltak som brukes i virksomhetenes oppgaveløsing og tjenesteproduksjon i pågående prosesser som kan bidra til en effektiv saksbehandling. Og her er det et betydelig etterslep både i kompetanse, regelverk, standardisering, metode og IT verktøy.

Dagens løsninger bygger på et utdatert regelverk med en papir- og dokumentdrevet forståelse av arbeidsprosessene. Det må utvikles standardisering og regelverk som støtter opp om datadrevne virksomheter og de behovene en datadrevet tilnærming har til IT verktøy, helhetlige prosesser og deling av data. Utvikling av slike løsninger krever en samkjøring mellom den delen av Kulturdepartementets budsjettposter som omhandler dokumentasjonsforvaltning med initiativene som faller inn under digitalisering av Norge og det vil si tett samarbeid mellom Arkivverket, Digdir, Direktoratet for forvaltning og økonomistyring, Brønnøysundregistrene og KS. Informasjonsforvaltning, deling av data- og dokumentasjon er grunnleggende for at framtidige løsninger skal ivareta behov for dokumentasjon både i oppgaveløsingen og for ettertiden.

Arkivverkets mål og strategier for 2024
Bevilgningene til Arkivverket i 2024 skal fremme følgende mål:

  – velfungerende dokumentasjonsforvaltning og arkivering i offentlig sektor
  – avleverte statlige arkiver er bevart og gjort tilgjengelig for bruk
  – planmessig sikring, bevaring og tilgjengeliggjøring av privatarkiver
  – nasjonale fellesløsninger for å langtidsbevare og gi tilgang til arkiver.

Målene er like som to foregående år. NA er spesielt opptatt av første målformulering: «velfungerende dokumentasjonsforvaltning og arkivering i offentlig sektor».  Det er også punktet hvor NA i mange år har etterlyst økte midler og en kobling til digitalisering, IT-politikken og forvaltningspolitikken, uten at noe har skjedd. Også i år mangler prioritering av dette.

Modernisert lovverk
Ny arkivlov med forskrifter er under utvikling. Både lovutvalget som skrev NOU 2019:9 og den påfølgende høringen viste at det er et sterkt behov for å revidere regelverket, fordi det ble skrevet i en tid da papirarkiv og tekstbehandling var hovedregelen. Vi har ved tidligere høringer påpekt at lovforslaget departementet la fram i 2021 ikke tar tak i de sentrale utfordringene som digitalisering og datadrevne virksomheter medfører for dokumentasjon og arkiv.

Det bekymrer oss at erkjennelse av kompleksiteten i utfordringer knyttet til dagens lovverk og utfordringer, eksemplifisert av senere tids presseoppslag om manglende arkivering av e-poster til og fra Statsministerens kontor, mangler. Arkivlovutvalget i 2019 skal berømmes for sin åpne og involverende tilnærming, mens både departementets arbeid med lovutkastet i 2021 samt Arkivverkets arbeid med forskriften som foregår i disse dager må kritiseres for å være svært lukket. Det er avgjørende med et regelverk som forstår data og digitalisering. De forestående endringer må følges opp av bevillinger til opplæringstiltak i hele forvaltningen.

Innebygd arkivering, deling av data og effektiv dokumentasjonsforvaltning
Arkivverket peker på “innebygd arkivering” som løsning på disse utfordringene. I budsjettforslaget er det beskrevet slik: Arkivverket har prioritert tilnærmingen Innebygd arkivering, som retter seg mot dokumentasjonsforvaltningen i offentlig sektor, og som involverer tiltak som regelverksutvikling og standardisering, effektivisering av vedlikehold og enklere overføring av arkivdata.

En “tilnærming” ikke er tilstrekkelig på dette området. I 2023 satte Arkivverket arbeidet med egen sandkasse på pause fordi etaten ikke fikk fullt ut dekket de økte strømkostnadene til drift av fjellhaller med arkivmagasin og serverparker. Dette er uholdbart fra en fagmyndighet som skal være førende for metode og tilnærming til hvordan samfunnet skal sikre demokratiske rettigheter som informasjonsfrihet og tilgang til forvaltningens data. Her trengs det gjennomføringsevne og krav til konkret utprøving i samarbeid med andre forvaltningsorgan for å komme videre. Virksomhetene digitaliseres uten at kravene til hvordan framtidas løsninger skal sikre innebygd arkivering er klarlagt og definert. Standardisering på området er for viktig til å la svingninger i strømprisen avgjøre prioriteringen.

Kunstig intelligens
NA registrerer også at Arkivverket har stor tro på at kunstig intelligens kan løse utfordringer med gjenfinning, gjenbruk av data og automatisk arkivering. Datatilsynet har egen sandkasse der bl.a. KI testes ut, men med personvernsregelverket som utgangspunkt. Arkiv- og dokumentasjonsforvaltning omfatter all data og dokumentasjon, altså mer enn personvernproblemstillinger. Arkivverket har de siste fire årene fått midler til digitalisering, men hoveddelen av disse midlene har gått til skanning av papir i samarbeid med Nasjonalbiblioteket. Det er på høy at kompleksiteten og de uavklarte metodene som knytter seg til å forvalte det digitalt skapte arkiv tas på alvor, det vil si sikre data og dokumentasjon fra de siste 10 – 15 åras tjenesteproduksjon og beslutninger i forvaltningen.

Budsjettet for 2024 bør derfor omdisponeres slik at
•    de økte strømkostnadene for Arkivverket blir fullt kompensert
•    Kap. 329 Arkivformål - de ekstraordinære midlene Arkivverket har fått de siste fire årene til digitaliseringstiltak (skanning) videreføres som målrettede midler til Arkivverkets sandkasse for innebygd arkivering.

Bærekraft
Digitale løsninger og digital dokumentasjon har også et CO2 avtrykk som må tas på alvor. De videre strategiene for arkivbevaring, skanning, data og dokumentasjonsforvaltning i depot og hos virksomhetene bør ta innover seg også dette perspektivet. Datadrevne virksomheter krever andre måter å organisere dokumentasjonen og byr samtidig på muligheter for en ny tilnærming. Dette bør også gjenspeiles i nytt regelverk, standardisering og i Arkivverkets samfunnsoppdrag framover.

Nødvendig kompetanse
I post 45 er utvikling av digitalarkivet samt anskaffelse av utstyr for å fortsette overføring til depot i Mo i Rana. For å nå målene for innebygd arkivering kreves et kompetanseløft innen etaten og de som arbeider med dokumentasjonsforvaltning generelt.

Arkivverket skal utføre oppgaver for Medietilsynet
Merk også at økte midler på 2,4 mill. kroner ikke er en reell økning siden det medfører overføring av oppgaver fra Medietilsynet, jfr. kap. 329, post 01.

Med hilsen
Anja Vestvold
styreleder
Norsk Arkivråd