Norsk Arkivråd på Stortinget

Tirsdag 9. oktober var styreleder Anja Jergel Vestvold og nestleder Vilde Ronge invitert til Løvebakken for å snakke om hva som er utfordringene og mulige løsninger ved digital dokumentasjonsforvaltning.

Av Anja Jergel Vestvold

Etter å ha deltatt i en debatt under årets Arendalsuke leverte stortingsrepresentant Kari Henriksen (A) en interpellasjon (www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Sporsmal/Interpellasjoner/Interpellasjon/?qid=73020 ) der hun spør: "Hva kan gjøres for å sikre mer åpenhet, bedre rutiner og større likhet i arkivpraksisen?" Et spørsmål som er midt i blinken for det vi i Norsk Arkivråd er mest opptatt av, dokumentasjonsforvaltning. Tirsdag 9. oktober var nestleder Vilde Ronge og jeg invitert til Løvebakken for å snakke om hva som er utfordringene og mulige løsninger ved digital dokumentasjonsforvaltning. Interpellasjonen er satt opp til diskusjon den 16. oktober. 

I møtet la vi vekt på å forklare at arkivdanningen handler om å sikre dokumentasjon av vurderinger, handlinger og beslutninger på en slik måte at man kan stole på at de gir et riktig bilde av både det som ble diskutert og det som ble besluttet i offentlige virksomheter. Måten vi jobber på og hvordan dokumentasjonen oppstår har endret seg mye siden den gang journalføring ble innført som et prinsipp i norsk offentlig forvaltning av Christian VI på 1700-tallet. En av de største utfordringene er antallet henvendelser, ofte e-post, kombinert med at det skal vurderes skjønnsmessig om det er saksdokumenter, om det er gjenstand for saksbehandling og om det har verdi som dokumentasjon.

I interpellasjonen henviser Henriksen til Riksrevisjonens kritikk av arkiveringspraksisen i departementene og foreslåtte tiltak for å bedre på dette. Vi tok utgangspunkt i oppfølgingspunktene fra stortingsbehandlingen (https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Publikasjoner/Referater/Stortinget/2017-2018/refs-201718-01-18/6) som tar for seg disse tiltakene: Difis opplæringstilbud om praktisering av offentleglova, eInnsyn – nye OEP, og brukerfunksjonalitet i anskaffelse av ny sak-/arkivløsning for departementene. Disse tiltakene ikke er verdiløse, men utilstrekkelige for virkelig å få til endring.

Vi mener det må sterkere virkemidler til for å få til en endring som merkes innen åpenhet og arkivering. Vurderingen av om et dokument er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon kan ikke baseres på skjønn og være hver enkelt ansattes ansvar å avgjøre. Vi mener også at det er på tide å diskutere om journalføring forstått som en aktiv handling med et informasjonselement er den beste måten å sikre pålitelig og autentisk informasjon for virksomheten og samfunnet. Riksrevisjonens rapport viser at svært mye av det som utgjør dokumentasjonen i departementene de har undersøkt ikke er journalført men likevel oppbevart. Et viktig poeng med journalføring er at offentligheten skal ha en inngang til å undersøke hva forvaltningen foretar seg. Vi viste til eksempler der kravene til journalføring slik de er i forskriften i dag ikke passer og man av forskjellige grunner må gjøre ekstra arbeid for å få det riktig ut fra flere hensyn. eInnsyn skulle sikre lettere og mer stabilt innsyn, men har fortsatt et ensidig fokus på å publisere journal fra Noark-system. En mer fleksibel tilnærming til hvilke kilder eInnsyn kan bruke ville kunne bidra til at åpenhet blir lettere å oppnå for større deler av dokumentasjonen.

Interpellasjonen skal opp i Stortinget 16. oktober og det er mulig å følge den via streaming samtidig eller se opptak senere, www.stortinget.no/no/Hva-skjer-pa-Stortinget/Stortinget-akkurat-na/nett-tv/ . Vi er spent på å høre hvordan ordskiftet blir om denne saken.