Norsk Arkivråds vedtekter ble vedtatt på konstituerende generalforsamling 7.3.1962, endret 27.4.1965, 11.5.1971, 25.7.1977, 18.11.1981, 31.10.1986, 28.10.1987, 2.3.1992, 15.3.1993, 22.3.1994, 22.3.1995, 18.3.1996, 15.3.1999, 22.4.2002, 1.4.2003 og 27.4.2005.

1. Formål

Norsk Arkivråd har til formål å arbeide for effektiv organisering av arkivarbeidet i offentlige og private organ og bedrifter samt å arbeide for å skape forståelse for arkivarbeidets viktige funksjon.
Formålet søkes oppnådd ved arbeid for utdannelse av arkivpersonale, utgivelse av faglige publikasjoner og eget medlemsblad, medlemsmøter, opplysningsvirksomhet m.v.
Norsk Arkivråd skal være et talerør for arkivdanningen overfor offentlige myndigheter.

Organisasjonen skal søke samarbeid med tilsvarende organisasjoner nasjonalt og internasjonalt.

2. Medlemskap

Som medlemmer kan opptas:

a) Offentlige og private organ, bedrifter og organisasjoner (A-medlem).

• A-medlemmer skal oppgi en kontaktperson.
• A-medlemmer kan sende inntil tre medlemmer til medlemspris til organisasjonens arrangementer.
• A-medlemmer kan kun søke om ett stipend i løpet av et år.
• A-medlemmer har én stemme ved egen regionsavdelings årsmøte og ved generalforsamling.

b) Enkeltpersoner med interesse for arkiv (B-medlem). Ved innmelding oppgis arbeidssted.

• B-medlemmer kan delta på organisasjonens arrangementer til medlemspris, og søke om stipend.
• B-medlemmer har én stemme ved egen regionsavdelings årsmøte og ved generalforsamlingen.

3. Generalforsamling

Generalforsamlingen er høyeste myndighet for Norsk Arkivråd. Ordinær generalforsamling holdes hvert år innen utgangen av første tertial.

Innkalling, utkast til strategiplan de årene strategiplanen skal vedtas, utkast til handlingsplan og beskjed om frister for innsending av forslag skal være medlemmene i hende minst 6 uker før generalforsamlingen.
Forslag som ønskes behandlet på generalforsamlingen må være landsstyret i hende senest 4 uker før generalforsamlingen

Dagsorden, landsstyrets årsmelding, valgkomiteens innstilling, budsjettforslag, strategiplan de årene strategiplanen skal vedtas og handlingsplan, legges ut på Norsk Arkivråds nettsider minst 3 uker før generalforsamlingen.
Landsstyret skal i sin årsmelding evaluere gjeldende strategiplan.

Stemmeberettigede er de som har betalt kontingent. De som møter for A-medlem skal fremvise skriftlig fullmakt fra organ, bedrift eller organisasjon.

Generalforsamlingen skal:

1. Godkjenne stemmeberettigede
2. Godkjenne innkalling og dagsorden
3. Velge møteleder og referent
4. Behandle landsstyrets årsmelding (landsstyrets, regionsavdelingenes og utvalgenes virksomhet)
5. Behandle avsluttet og revidert regnskap og revisjonsberetning for landsstyret
6. Behandle innkomne forslag
7. Vedta strategiplan (hvert tredje år)
8. Vedta handlingsplan
9. Fastsette årskontingent
10. Vedta budsjett
11. Foreta valg

Generalforsamlingen velger landsstyre. Alle velges for 2 år av gangen, men slik at 4 av 8 medlemmer og 6 av 12 vararepresentanter er på valg hvert år.

År ”X” velges
Leder, første vara, tre regionsrepresentanter med første regionsvara og andre regionsvara for de to andre regionsrepresentantene.

År ”Y” velges
nestleder, kursansvarlig, andre vara, to regionsrepresentanter med første regionsvara og andre regionsvara for de tre andre regionsrepresentantene.

Generalforsamlingen velger en valgkomité på 4 medlemmer for 4 år av gangen. Det velges ett nytt medlem hvert år for å sikre kontinuiteten i valgkomiteens arbeid. De 4 medlemmene skal representere de 3 sektorene (stat, kommune og privat) og ha medlemmer fra minst 3 regioner.

Generalforsamlingen velger et kursutvalg bestående av leder og 2 medlemmer. Alle velges for 2 år, men slik at det velges minst én person hvert år. Leder eller et medlem som vara (i prioritert rekkefølge) møter i Landsstyret.

Generalforsamlingen velger et redaksjonsråd for ”Arkivråd” bestående av 3 medlemmer for 3 år av gangen. Det velges ett nytt medlem pr. år for å sikre kontinuiteten i rådets arbeid.

Alle beslutninger avgjøres ved alminnelig flertall, med unntak av valg, vedtektsendringer (§8) og oppløsning (§9).

Ved stemmelikhet i andre saker enn valg, har lederen dobbeltstemme.

Ved valg benyttes flertallsvalg, hvor den som får mer enn halvparten av stemmene er valgt. Hvis ingen eller et utilstrekkelig antall får slikt flertall, holdes ny avstemning. Ved ny avstemning er den/de valgt som får flest stemmer. Ved stemmelikhet foretas loddtrekning. Skriftlig valg skal foretas dersom én av møtedeltakerne krever det.
Kun medlemmer i Norsk Arkivråd er valgbare til tillitsverv.

Referat fra generalforsamlingen gjøres kjent for medlemmene.

4. Ekstraordinær generalforsamling

Ekstraordinær generalforsamling holdes hvis:

• et flertall i landsstyret finner det nødvendig,

eller

• minst 10 % av medlemmene forlanger det.

Ekstraordinær generalforsamling kan bare behandle saker som kravet om ekstraordinær generalforsamling gjelder, og som er kunngjort i innkallingen. Innkallingen med forslag og kommentarer sendes ut med minst 4 ukers varsel.

5. Landsstyret

Landsstyret er Norsk Arkivråds høyeste myndighet mellom generalforsamlingene.

Landsstyret er beslutningsdyktig når:
5 av representantene eller deres vara er tilstede
og
3 regioner er representert

Landsstyret består av:

Medlemmer:

• Leder
• Nestleder
• Kursansvarlig
• 5 regionsrepresentanter (1 representant fra hver region)

Varamedlemmer:

• 2 varamedlemmer for nestleder/kursansvarlig
• medlemmer av kursutvalget for leder av kursutvalget
• 2 personlige varamedlemmer for hver regionsrepresentant

Varamedlemmer møter kun ved forfall, i denne orden: nestleder er vara for leder, to upersonlige vara i prioritet for nestleder, to vara i prioritert rekkefølge for leder av kursutvalget og to personlige vara i prioritet for hver regionsrepresentant.

Landsstyret møtes der det er hensiktsmessig for Norsk Arkivråd og forpliktes daglig av leder og nestleder.

Ved stemmelikhet har leder for Norsk Arkivråd dobbeltstemme.

Landsstyret kan nedsette utvalg, komiteer og lignende etter behov.

6. Stipendordning

Norsk Arkivråd skal ha én stipendordning. Denne skal forvaltes av landsstyret.

7. Kursutvalg

Kursutvalget består av leder og 2 medlemmer som velges av generalforsamlingen.
Leder eller et medlem som vara, møter i landsstyret.

Kursutvalget skal se på innholdet av kursene, jobbe med det pedagogiske opplegget og foreta jevnlige evaluering av avholdte kurs.

De skal foreslå videreutvikling og plan for avvikling av kursene overfor landsstyret som fatter vedtak.

Kursutvalget rapporterer årlig sin virksomhet til landsstyret.

8. Redaksjonsutvalg

Redaksjonsutvalget for ”Arkivråd” består av 3 medlemmer som velges for 3 år av gangen slik at det velges én person hvert år. Leder for landsstyret tiltrer møtene i redaksjonsutvalget etter behov.

Redaksjonsutvalget og leder for landsstyret skal legge en årlig plan for utgivelsene og redaksjonsutvalget har ansvaret for å skaffe materiale som kan publiseres.

Redaksjonsutvalget rapporterer årlig sin virksomhet til landsstyret.

9. Regionsavdelinger

Norsk Arkivråd er inndelt i 5 regioner. Regionene er til enhver tid underlagt gjeldende vedtekter for Norsk Arkivråd.

Regionsavdelingene skal innen sitt virkefelt arbeide for å fremme kontakt, faglig utvikling og rekruttering i regionen.

Regionsavdelingens daglige drift og virksomhet ledes av et regionsutvalg. Dette utgjøres av regionens representant i landsstyret og 2 varamedlemmer. Representanten er regionsutvalgets leder, 1. vara er nestleder og 2. vara er sekretær.

Regionsutvalgene utarbeider i forkant av generalforsamlingen utkast til handlingsplan og årsmelding fra regionsutvalget.

Regionsutvalget kan, etter behov, nedsette komiteer og lignende.

10. Endringer i vedtektene

Endringer i vedtektene kan bare skje på generalforsamling og da minst med 2/3 flertall av de avgitte stemmer.

11. Oppløsning

Oppløsning av Norsk Arkivråd må vedtas av generalforsamling med minst 2/3 flertall av de avgitte stemmer. Generalforsamlingen bestemmer ved eventuell oppløsning hvordan Norsk Arkivråds midler skal disponeres.