Arkivariernas roll som informationsförmedlare

Av Anna Christina Ulfsparre, professor ved Universitetet i Stockholm/Riksarkivet

Inledning

Arkiv bildas inte för eftervärlden utan arkivbildningen sker i första hand för att tillgodose att de arbetsuppgifter som arkivbildaren skall fullgöra kan utföras på ett så effektivt och tillförlitligt sätt som möjligt. Arkivbildarna kräver att snabbt och effektivt få tillgång till behövlig information. Offentlighetsprincipen och behovet av juridisk dokumentation för med sig att allmänheten önskar ta del av handlingar både på kort och lång sikt. I Sverige liksom i andra nordiska länder tillkommer också aspekten att «det nationella kulturarvet» skall bevaras och detta innebär att arkiv skall bevaras för eftervärlden för att belysa samhällsutvecklingen på alla de sätt. Omvärldens krav, att samhället kan dokumenteras även sedan handlingarna mist sitt intresse för arkivbildarna, är styrande för bedömning och värdering av vad som skall bevaras för framtida forskning. Arkivets roll kortsiktigt och långsiktigt är densamma oavsett om vi rör oss i ett informationssamhälle baserat på pappersdokumentation eller på elektroniska handlingar och transaktioner.

Arkivarien har alltid haft till uppgift att se till att dokumentationen är tillförlitlig och tillgänglig. Det kan gälla att organisera en arkivfunktion så att det finns regler för registrering, handläggning och återsökning, att förteckna och beskriva arkivens funktion och innehåll så att användaren kan få reda på i vilket arkivbestånd och var i detta sökt information kan finnas. Viktigt är också att informera forskarna om hur man söker i arkiven. I dag har nya uppgifter kommit till såsom att tackla massproduktionens problem och att hantera ny teknik och nya media. Oavsett media är arkivens struktur viktig för att säkra återsökning. Men det bör också framhållas att dagens informationstekniska samhälle innebär inte endast problem utan också stora möjligheter för arkiven framför allt när det gäller återsökning och tillgängliggörande.

I dagens informationstekniska samhälle är det nödvändigt för en arkivarie att arbeta med s.k. aktiva handlingar. Dröjsmål kan lätt leda till att det inte finns någon dokumentation att bevara i arkivet. En arkivarie skall kunna hantera elektroniska handlingar i olika system och databaser och tillgodose de krav på tillgänglighet som krävs. Det gäller också att garantera att informationen inte kan manipuleras och att dess autenticitet och integritet bevaras över tid. Etiska frågor har fått en vidgad betydelse.

Arkivens roll har också ökat genom att olika makthavare fått upp ögonen för att information om olika händelser lätt kan förvandlas till missinformation använd för eget syfte. Filtrering leder lätt till förvanskning, undertryckande av vissa led i en händelsekedja berättar än helt annan historia än om alla leden är dokumenterade. De etiska frågorna har blivit fler och är idag inte enbart frågan om hantering av känslig information oftast av personkaraktär. I fråga om känslig information finns i alla länder i Norden både en sekretesslagstiftning och en datalag. I takt med att allt nyare material överföres till arkivinstitutioner har utlämnadefrågor blivit en vanlig uppgift för arkivarierna. Bedömning om en handling har ett så känsligt innehåll att den inte bör lämnas ut är vardagsmat för de arkivarier som arbetar inom den offentliga sektorn. Här har de som arbetar i det privata närings- eller organisationslivet det lättare - de kan helt enkelt neka tillgång till handlingen. Men inom den offentliga sfären, åtminstone i Sverige, måste ett negativt beslut åtföljas av hänvisning till lagparagraf och en information om att överprövning kan sökas. Detta är helt befogat i en demokrati. Fallet i Danmark där en riksarkivarie nekade andra forskrare tillgång till av honom redan använt arkivmaterial från besättelsetiden är gudskelov sällsynt och stävjades också när det skedde.

Arkivariens lojalitet

Arkivarien mellan arkivbildaren (ägaren) och nyttjaren kan kanske ses som ett skepp mellan Scylla och Carybdis. Han önskar att tillmötesgå båda och i de flesta fall skulle jag inte tro att det är några problem. Men om, inom den privata sektorn, det uppkommer konflikter torde det vara forskaren/nyttjaren som får ge sig och arkivariens lojalitet med sin arbetsgivare kan inte ifrågasättas. Illojalitet får säkerligen förödande konsekvenser. Det finns också fall där ett omfattande forskningsarbete har stoppats och inte publicerats på grund av att man från en företagslednings sida ansett att det givit en felaktig eller oförmånlig bild av företagets utveckling. Anställningsförhållandet mellan arkivarien och hans arbetsgivare torde alltså när det gäller den enskilda sektorn göra att arkivariens lojalitet måste ligga hos arkivbildaren.

En annan känslig situation kan utkristalliseras när en forskare arbetar med enskilt material. Det förekommer att arkivbildaren kräver att få läsa manuskriptet före publicering även i det fall det inte rör sig om uppdragsforskning. Vid uppdragsforskning torde det vara naturligt att uppdragsgivaren vill ta del av forskningen före tryckningen. De forskare jag har talat med påstår att det har inte förekommit någon censur från uppdragsgivarens sida. Samtidigt har de medgett att skildringar av näraliggande mindre lyckade tider bör skildras med viss finess, men de har också påstått att en finkänslig skildring av en svår period i en organisations eller ett företags historia inte innebär någon manipulering eller förfalskning av sanningen. Men det finns också exempel på att ett företag visat sitt missnöje genom att lägga utgivningen på is. Jag föreställer mig att det inte går att genomföra motsvarande när det gäller forskning som inte är finansierad och beställd.

Hur skall en arkivarie ställa sig till om arkivbildaren av personliga skäl inte anser att forskaren skall få komma i åtnjutande av ett för andra forskare öppet arkivmaterial. Om argument och övertalning inte räcker till finns det onekligen ingenting att göra. Samma problem kan naturligtvis uppkomma oavsett hur forskningen har tillkommit och finansierats och frågan har diskuterats både bland arkivarier och forskare.

När det gäller den offentliga sektorn kan det kanske vara annorlunda. Vi har nyligen i Sverige haft en debatt om en statligt anställd hög myndighetschef som vägrade underordna sig ett ministerbeslut och i stället begärde avsked. Diskussionen gällde om tjänstemannens lojalitet otvetydigt låg hos ministern oavsett vilka beslut som fattades på den nivå, eller om tjänstemannen, en ansvarig generaldirektör, kunde anse sig stå fri att göra sin egen bedömning och naturligtvis ta konsekvenserna av detta. Ministern hävdade naturligtvis att en hundraprocentig lojalitet var självklart, medan det fanns många som menade att ovillkorlig lydnad var oetisk och exemplifierade detta med vad militär lydnad kan leda till vad gäller brott mot mänskliga rättigheter. Paralleller drogs med krigsförbrytarprocesserna i Haag.

Enligt min mening bör det inte finnas någon möjlighet att avkräva en människa total lojalitet och detta gäller oavsett om anställningen gäller inom offentlig eller enskild sektor. Om man däremot uppfattar arkivarien som en informationsförmedlare som varken är producent eller konsument av information utan en förmedlare mellan de två, så uppstår så vitt jag förstår inte något lojalitetsproblem. Arkivariens uppgift är helt neutral och han skall inte ha några åsikter om handlingarnas art, deras användning eller användare.

Det är självklart att man som arkivarie skall försöka så bra och snabbt som möjligt förmedla information från arkiven. Vitsen med att bevara och förvara arkiv är att de skall användas. Det stora arbete med att bygga upp stora databaser för från början icke datoriserade handlingar måste komma nyttjarna till godo. Det vore inte försvarbart att använda samhällets resurser om så inte sker. Men skapandet av databaser för inaktiva handlingar kan också föra med sig etiska problem, och självklart måste arkivarierna vid uppbyggandet noga tänka igenom hur informationen är strukturerad, dess innehåll och sammanhang.

Arkivarien som informationsförmedlare och användarna

Sedan vi fått klart för oss hur den ideala arkivarien skall bete sig och var hans eller hennes lojalitet skall ligga kan man fråga hur sköter nu arkivarien denna sin roll som informationsförmedlare. En självklarhet torde vara att informationsförmedlingen av "aktiva" och även semiaktiva handlingar för att möta företagets eget behov måste fungera tillfredsställande. Om inte torde jobbet vara i fara. Intranet och andra företagsinterna system har haft en revolutionerande effekt för att möta de egna kraven. Arkivarien kan göra mycket för att synliggöra för företagsledningen och andra inflytelserika funktioner att arkiven innehåller information som kan användas i PR-arbetet, Good will verksamheteten etc. Ett informationsutbyte där arkivet tar till sig vad företaget har för önskemål och där företagets olika funktioner lär sig vad arkivet kan ge, skulle otvivelaktigt höja arkivets statuts och arkivariens position..

Men hur möts framtida användare som av helt andra anledningar söker information i företagets arkiv. Jag förutsätter alltså också att företaget har en öppen policy till utomstående användare. Frågan är alltså "hur möter vi dessa våra användare? Har David Bearman rätt när han påstår att vi avskräcker användare genom att ha hindrande rutiner, regler, tider och begränsade återsökningsverktyg. Han påstår att så är fallet och, det skall påpekas, hans utgångspunkt är de offentliga arkiven. Företagsarkiven torde vara betydligt sämre rustade vad gäller öppethållande, tillgänglighet och återsökningsverktyg. I fråga om de två sistnämnda orsakerna till användarproblem så förbättras de inte heller alltid, även om företagsarkivet överlämnats till en offentlig arkivinstitution med regelbundna öppettider och utbildad personal. Återsökningsverktygen är oftast mycket dåliga och att ordna och skapa goda ingångar till företagets handlingar är oftast inte ett prioriterat arbete inom den offentliga arkivsektorn. Vad skall man då kunna göra?

Många har påpekat att vi måste studera vilka användarna är och vad de önskar samt relatera våra insatser därefter. Vi vet för lite om våra kunder, vare sig de är reella eller potentiella. Om vi får en bättre kunskap om kundprofiler för att använda ett inneord så har vi möjlighet att närma oss våra användare och utveckla önskvärda och kostnadseffektiva informationssystem. Allt för att se till att tillgängliga resurser utnyttjas optimalt.

Vi måste ha klart för oss vad vi vill. Vill vi öka användningen av företagsarkiven och/eller vill vi utöka kretsen användare. Rollen som informationsförmedlare är inte densamma i dessa båda fall. Skall en prioritering ske? Skall vi först bereda existerande kunder en bättre forskningssituation och först därefter skapa verktyg som kan möta nya användargrupper med kanske andra behov? Kommer användningen av Internet att öka antalet externa användare och förmedla information på ett sådant sätt att det inte leder till merkostnader för företagsarkiven.

Utläggning av information på Internet måste leda till att externa användare inte alltid behöver besöka företagsarkivet för att få den kunskap som söks. Tillgängligheten genom bl.a. "remote access" måste utvecklas. IT-tekniken öppnar möjligheter för både när- och långtbort boende nyttjare, vilket gynnar arkiven som aldrig haft resurser att ha samma generösa öppethållandetider som t.ex. biblioteken. Men det gäller också att för framtiden utnyttja IT-tekniken genom att använda CD-ROM och highways för att förmedla informationen om arkiv. I Kanada har man gett ut fyra CD-ROM-skivor med information om arkivmaterial med över en million ingångar till upp mot 20 databaser. Mycket kan alltså göras och utvecklingen går stadigt framåt.

Var och hur kommer kostnadsaspekten in? Att motivera goda återsökningsmöjligheter för intern användning är säkerligen inte svårt. Svårigheter växer däremot i takt med att den egna användningen avtar. Utgångspunkten för mitt resonemang i fråga om kostnader förutsätter att företaget bevarar viss information för eftervärlden. Kostnadsaspekten i detta avseende rör alltså service externt och gäller tillgängliggörande och tillhandahållande. Kostnader för informationsförmedling av inaktiva handlingar måste relateras till dels företagets egen användning för utarbetande av sin egen historia, upparbetande av den egna imagen och utarbetande av PR etc, dels till att arkivet verkligen nyttjas av externa användare. Att övertyga en företagsledning om arkivets viktiga funktion som historisk eller kulturell resurs faller platt om det inte används. Detta är ett problem inte bara för företagsarkiven utan i lika hög grad för de offentliga arkivinstitutioner som tagit emot företagsarkiv. Finansiärerna ställer idag dessa offentliga arkivinstitutioner inför frågan om varför de tar emot företagsarkiv som aldrig används och ifrågasätter finansieringen och kräver utökad gallring för att minska kostnaderna.

Det gäller onekligen för alla sorters arkivarier att skärpa sig och dels få kostnadsbärarna att inse inte bara nyttan av arkiven med dess informativa innehåll, dels även se till att arkiven används..

Stimulans för externa användare för en aktiv och kritisk användning av arkiven

En förutsättning för att man skall kunna använda arkiven är att det finns goda sökmedel. Goda sökmedel förutsätter en god arkivstruktur. Genomtänkta klassificeringssystem krävs både när det gäller äldre manuella rutiner och äldre datoriserade rutiner.. Uppbyggnad av dagens databaser med elektroniska handlingar skall ske tillsammans med arkivbildarna, informationstekniker, forskare och även andra yrkesföreträdare t.ex.jurister, ekonomer. I elektroniska informationssystem måste man bygga in metadata så att ingångarna till systemen bevaras. Andra krav för är att informationen i arkiven över huvud skall vara tillgänglig är att den har bevarats på ett vettigt sätt. Med utgångspunkt för att så har skett gäller det sedan att se till att forskare kommer till arkiven samt att användningen sker med en kritisk blick.

Sedan början av detta sekel har återsökning i arkiven skett med iakttagande av proveniensprincipen. En forskare måste ha kännedom om den sökta informationens proveniens. Det har dock förekommit diskussion om möjligheten att använda den s.k. pertinensprincipen för att ordna om ämnesordnade eller dossierlagda handlingar inom en arkivbildning. Man rubbar i så fall den ursprungliga inre ordningen. Anledningen till detta har varit en omsorg om forskarna då dessa har lättare att söka i arkiven med hjälp av ämnesord liksom han eller hon gör vid bibliotekssökning. Men när pertinensprincipen framfördes 1930 i Sverige avvisade den med kraft av Robert Fruin med argumentet att en ämnesordning gjord i efterhand måste bli subjektiv och kan inte täcka ett mångfacetterat innehåll hos en akt eller dossie. Till detta kan man lägga frågan om arkivarien skall syssla med tolkning vilket måste göras vid en dylik ämnesordnng. Arkivariens roll som tolkare eller som neutral informationsförmedlare är alltid aktuell och diskuteras på flera håll idag.

Proveniensprincipens roll för att ordna och förteckna arkiv har livligt diskuterats de senaste två decennierna. Man tycks dock vara relativt ense om att den mycket väl kan användas för att dokumentera IT-samhället. Forskarna måste alltså ha samma teoretiska grundval idag som i början av 1900-talet för att få tillgång till information. Detta oavsett att möjligheterna att utarbeta register av olika slag är mycket stora med hjälp av datoriserade rutiner. En forskare måste ha klart för sig att proveniensbestämningen är väsentlig. Hur kan då arkivarien underlätta att förmedla information om proveniens till användarna. Kan innehållet i arkivbeskrivning och inledningar till arkivförteckningar göras fylligare, bredare och djupare. Svaret är självklart ja, men kvalitetshöjande åtgärder på detta område kräver resurser. I dag görs stora insatser i Sverige för att via datoriserade register av olika slag underlätta för användarna, men beskrivning av arkivbildarna, deras uppgifter och rutiner behandlas sämre vad beträffar intresse och resurser.

Traditionellt har man använt sig utställningar för att presentera arkivens innehåll och det finns många exempel på att detta har verkat positivt. Ansaldo som är ett stort verkstadsföretag i Italien har framgångsrikt presenterat olika arkivmaterial på så sätt och i form av böcker, vilket lett till att företagsledningen regelmässigt tar sina in- och utländska gäster till arkivbyggnaden för att visa företagets arkivskatter. Andra sätt att föra ut arkivet är att av spännande episoder i företagets historia (sådana finns alltid) göra en video som visas i entren, personalmatsalen, utställningslokalen eller ges som information till branschorganisationen, universitetsämnen, skolor m fl. Exempel på detta kan man finna hos Chase Manhattan Bank i New York som gjort flera tvåminuters video på olika händelser i bankens historia. Bland dess finns en beskrivning av en duell mellan vicepresidenten i U.S.A. och bankens president (om en kvinnas gunst) som ledde till den enes död. Videon berättar historien och visar pistolerna och de handlingar som beskrev händelsen.

I den offentliga sektorn har öppet hus ofta används och beprövat är också samarbete med universitet, skolor, intresseföreningar av olika slag. Hembygdsrörelsen är en naturlig samarbetspartner och många prov på samarbete mellan arkiv och hembygdsrörelsen finns just här i Norge. I Sverige kan jag peka på de s.k. Knäredsdagarna där landsarkivet i Lund hade lånat in fredsfördraget i Knäred 1613 (från danska riksarkivet) vilket visades för bygdens folk. Att få se sin ort i ett historiskt sammanhang var för många en stor upplevelse som inspirerade dem till att nyttja arkiven i fortsättningen.

I dagens elektroniska värld är hemsidor och information på Internet vardagsmat. Inte uppdaterade och föråldrade hemsidor är dock en styggelse och det finns också många exempel på dåligt utformade hemsidor. Där hjälper ingen regelbunden uppdatering. För annan information på Internet gäller i princip samma sak, man skall vara grannlaga med vad man lägger ut. Jag är inte helt övertygad om det kloka i att lägga stora databaser på Internet. Om så sker måste sökverktygen vara mycket genomtänkta.

Man har också pekat på att arkivarierna skall utnyttja medierna på ett bättre sätt och ha en bättre framförhållning. Som det nu är står arkivarien till tjänst när journalisten kommer och snabbt skall få tillgång till information. Arkivarien pressas. Men så behöver det inte vara eftersom man vet att när något stort är på gång så kommer mediernas företrädare att ta upp detta. Arkivarien skall då ha förberett sig och tagit fram lämpligt material och kan då förse massmedia med fakta. Om nyhetsmedia ser arkiven som en bra källa kan arkiven också räkna med deras stöd.

Tillgängligheten till de arkivbestånd som förvaras i arkivinstitutioner har alltså ökat och kunskapen om dem också. Detta har lett till att strömmen användare ökat och lån i form av original eller kopior fått större och större omfattning. Det stora SVAR-projektet med överföring av stora folkbokföringsmaterialet på mikrokort och fortsatta projekt i samma anda vilkas huvudmål är att sprida arkivinformation ut över hela Sverige har haft stora framgångar, och fört med sig att släkt- och hembygdsforskning kan utföras lite varstans under medverkan av otaliga engagerade nyttjare. Släkt- och hembygdsforskarnas betydelse som pressure-grupp till förmån för arkivprofessionen har understrykits många gånger och har som sagt fortfarande stor giltighet.

En sista fråga att ta upp är hur man skall stimulera ett kritiskt bruk av arkiven. Är det intressant att göra det. Räcker det inte att en forskare berättar sin historia som han ser den genom de handlingar han har tagit del av. Nästa forskare berättar kanske en något annorlunda historien efter att ha använt ytterligare arkivmaterial och lämnat annat åsido. Det är ju ofta så under alla förhållanden att en forskares intressen präglar hans framställning, är han socialhistoriskt inriktad får framställningen en viss vinkling, medan en lokalhistoriker ser den på ett annat sätt. Så vitt jag förstår måste den kritiska blicken gälla, om inte falsifiering, så i alla fall undertryckande av givna fakta, misstänksamhet vid bedömning av innehållet i arkivhandlingar, uppmärksamhet på att vissa saker dokumenterats och andra inte etc. Många sådana fällor kan undvikas om arkivarien i en inledning till en arkivförteckning, i en beskrivning av arkivet eller muntligen delar med sig av sin kunskap. Man kan flagga för farorna. Arkivarien kan ofta informera om samband och sammanhang och han kan tipsa om personer lämpliga att intervjua, allt för att användaren skall kunna skärpa sin syn på informationsinnehållet och hur och vad det kan användas till.

Jag kan inte underlåta att nämna att i Danmark pågår just nu en bedömning av några arkivarier som ansökt om att bli seniorforskare eller seniorrådgivare. Båda dessa funktioner vänder sig till arkivens användare. Seniorforskaren skall förutom sin egen arkivforsknng vara informatör och rådgivare åt professionella användare främst akademiker medan seniorrådgivaren skall bl.a. förmedla informera för att stödja PR, utställningsverksamhet, seminarier och andra sammankomster. I båda dessa roller måste arkivarien agera aktivt som informationsförmedlare. Arkivariernas framtid kräver onekligen att vi förbättrar kvaliteteten på vårt arbete som informationsförmedlare om vi skall kunna att möta samhällets behov..

Avslutningsvis vill jag återigen peka på möjligheterna att övertyga icke troende om vikten av ett väl fungerande företagsarkiv. Men då gäller det för den arkivansvariga att informera om och demonstrera arkivets värde, vilket kan göras på många sätt. Det gäller att tillhandahålla källor till tal, press-releaser, annonser, att informera om speciella policybeslut, om strategier som funnits och som kan ha betydelse för dagens problem, att tillhandahålla bakgrundsinformation om gårdagens organisation, filialer, länkar till kunder, leverantörer, filialer och övertagna företag. Arkivet skall också kunna fungera som ett centralt verktyg för internutbildning. Alla i företaget bör kunna något om dess organisation, dess historia och utveckling. Jag kan inte låta bli att som sista ord citera Georg David Smiths och Laurence E. Steadmans artikel i Harward Business Review Present Value of Corporate History . Där kan man läsa följande:

Once a company takes … steps towards making its history useful - Establishing the high value-added uses of the company history, identifying and rationalising its historical resources for current and future use, and developing specific programs and studies - it will find that it has acquired a powerful managerial tool. While we do not imaging that our own enthusiasm alone will convince sceptics or convert a-historical managers, we can at least suggest that executives take a preliminary look at their corporate histories in terms of costs and benefits. If they do this seriously and conscientiously,they can assess both. We are confident they will find that the benefits dominate.