Bedriftsarkivene - en lukket verden?

Av Arne Blix, redaktør i Adresseavisen

Som pressemann er jeg vant til å argumentere, ja noen ganger til og med sloss, for innsyn. Mer innsyn. Raskere innsyn. Ja det kan vel nesten sies å være en slags grunnholdning hos oss journalister at innsynsretten skal være så altomfattende som mulig og favne så vidt som mulig.

Så opplever man da av og til at det likevel ikke er så enkelt. Det oppdaget jeg i sommer etter å ha blitt invitert til å holde dette innlegget om innsyn i private arkiver. Ikke kunne jeg svare med sikkert at «joda, her hos oss er alt åpent for innsyn»! Og heller ikke det motsatte, «vi vil ha papirene våre for oss selv»! At arrangørene av denne konferansen valgte å rette en slik henvendelse til oss, en mediebedrift, regner jeg da heller ikke med var helt tilfeldig - vi som ofte krever så klare svar fra andre.

Nå har sommeren hos oss vært av det helt uvanlig fine slaget og mest mulig arbeid er lagt til side. Men denne utfordringen om å si noe om bedriftsarkivene har dukket opp med jevne mellomrom. Jeg har virkelig lurt på hvordan jeg skulle angripe denne problemstillingen.

Så valgte jeg den metoden vi journalister ofte bruker når vi beveger oss inn i ukjent og vanskelig lende. Aller først fikk jeg Netscape til å jobbe litt for meg. Søkte rundt om på nettet for å se om jeg kunne finne noe bakgrunnsinformasjon av verdi.

Som jurist fester jeg meg lett opp i regelverkene. Finnes det noe i loven om dette? Da fant jeg lovteksten til den nye arkivloven, som jeg forstår ennå ikke er trådt ikraft. Men likevel synes jeg funnet hadde verdi fordi det avklarte det vi kan kalle privates forpliktelser til å ta vare på og gjøre egne arkiver tilgjengelige.

Har vi noen rettslige forpliktelser?

Svaret jeg kom frem til var overraskende må jeg nok si: Jeg kan ikke se at allmennheten har eller i nær fremtid vil få noen rettigheter i forhold til private bedrifter eller organisasjoner når det gjelder arkivinnsyn.

Riktignok sier loven en del om private arkiver. For eksempel den talende definisjon på hva private arkiver er (§2): nemlig «arkiv som ikkje er offentleg arkiv». Jeg fant også ut at det var laget et helt kapittel med overskrift «private arkiver» (kapittel III) uten at vernet eller innsynsretten ble markert med noen særlig tyngde. Her reguleres imidlertid bare det offentliges plikter til å registrere private arkiver og retningslinjer om hvordan man skal ta vare på arkiver som det offentlige har tatt hånd om. Noen flere rettigheter er knyttet til såkalte særlig verneverdige privatarkiv. De kan blant annet ikke flyttes uten varsel. Og planlegger eierne å flytte slike arkiver ut av landet, kan det offentlige kreve å få ta kopier.

Jeg må derfor konkludere med at med någjeldende regelverk kan de fleste private bedrifter og organisasjoner holde sine dører lukket. Man bestemmer selv om og når man vil åpne for forskere eller andre som studerer bedriftshistorie, næringsutvikling eller andre aktuelle temaer.

Har vi likevel et ansvar?

Så spørs det likevel, om man kan avslutte diskusjonen der. Har man kanskje noen forpliktelser av en helt annen type å ivareta? Om disse forpliktelsene finnes, må de kanskje begrunnes med et slags samfunnsansvar. Et slags ansvar for at viktig kunnskap blir tatt vare på og kommer etterslekten til gode? Eller at man kanskje har en slags plikt til å ta vare på og synliggjøre en aktivitet som er en del av vår kulturarv? Kanskje til om med et slags moralsk ansvar. At det vi gjør og det vi skriver og som har konsekvenser for andre mennesker ikke bare kan holdes skjult med merkelappen «privat».

Hva har vi tatt vare på?

Før vi kan svare så sikkert på disse spørsmålene, er det kanskje viktig å vite hva som rent faktisk finnes i et privat bedriftsarkiv.

Og da er det kanskje på sin plass med et lite sidespor. For lovverket vårt sikrer heller ikke at private arkiver faktisk opprettes og vedlikeholdes. Det er med andre ord også opp til den enkelte bedrift eller organisasjon å ta vare på eller kaste etter egen vurdering. Allerede her må man anta at det derfor oppstår store forskjeller på hva som finnes og hvor tilgjengelig ulikt kildemateriale er.

Så må jeg igjen bare erkjenne min uvitenhet. Jeg visste ikke hva vår bedrift hadde av historiske arkiver? Vel nok kunne jeg se for meg noen regnskapsbøker og styreprotokoller. Men hadde det noen interesse for andre - nå i ettertid? Eller fantes det noe annet enn de offisielle beretninger i Adresseavisens kjellere?

Adresseavisen

Det skulle man jo tro. Vi mener jo at Adresseavisen er spesiell:

• en bedrift med helt spesielle tradisjoner tilbake til kongelig privilegium og avisstart i 1767, det vil si landets eldste avis som fortsatt kommer ut.
• at vi har spilt en viktig rolle i Trondheim og Midt-Norge gjennom skiftende tider
• at vi er en av byens store bedrifter, med mer enn 450 ansatte
• at vi har fått en helt spesiell posisjon fordi vi er eneste dagsavis igjen i en så stor by som Trondheim

I tillegg til dette er vi spesielle nettopp fordi vi er en avisbedrift. Dette nære samspillet, men også klare skillet, mellom administrasjon og redaksjon, har noen klare konsekvenser også på dette området og som jeg skal komme noe tilbake til.

På skattejakt i egen bedrift?

På en måte ble jeg skuffet. På en annen måte overrasket. Resultatet av min lille skattejakt i avishuset på Heimdal var skuffende på den måten at jeg kanskje hadde trodd at våre historiske arkiver var bedre tatt vare på, systematisert og kanskje sikret i et særlig utviklet lager for slikt formål.

Men det var ikke slik. I alle fall fant ikke jeg noen hemmelig skattekiste. Jeg spurte meg rundt, snakket med veteranene i huset, men ingen kunne vise vei til kjernen i vår forhistorie.

På den andre side fant jeg noen spennende og gamle protokoller i administrasjonen og virkelig godbiter, synes jeg, i sjefredaktørenes gamle brevarkiver.

Noen eksempler må jeg kunne trekke frem:

Fra administrasjonen først:

1. Aksjeprotokoller og gamle aksjebrev (eksempel 1)
2. Styremøter i Trondhjems Bladeierforening (eksempel 2)
3. Referater fra direksjonen i Adresseavisen (eksempel 3)
4. Protokoller om annonsepriser (eksempel 4)
5. Postjournal (eksempel 5)

I tillegg har vi tatt vare på de fleste forhandlingsprotokoller mellom bedrift og klubber og selvsagt har vi også et nokså velutviklet personalarkiv.

I tillegg fant jeg ut at i alle fall de to siste sekretærene for administrerende direktør i nokså stor grad har tatt vare på sine brev og skriv, selv om det ikke er spesielt tilgjengelig for utenforstående. På den annen side vil jeg tro at det i disse arkivene er mest ukjent historie å finne.

Så fra redaksjonssiden:

1. Sjefsredaktørens brevpermer
2. Kontakten mellom redaksjonsledelsen og redaksjonsklubben
3. Redaksjonens klipparkiv

PS: Jeg vil nok tro at en grundigere undersøkelse vil vise at vi nok har tatt vare på vesentlig mer enn det denne oversikten viser. Men det får bli for de mest interesserte.

Noe av interesse?

Hva som har interesse, beror jo i stor grad på hvem man spør. Men etter denne lille granskingen i avishusets arkivrom, ser jeg klart at historikere og andre kan se stor betydning i våre arkiver.

Jeg vil her peke på noen aktuelle temaer:

• Aviser og eierskap - hvem har gjennom tidene stått som eiere og hvordan har dette endret seg med samfunns- og medieutviklingen? Ikke minst vil dette spørsmålet bli av stor betydning når noen en gang skal se sammenhengene i den konsentrasjon som nå skjer på eiersiden i mange av våre medier.
• Redaksjon og administrasjon - hele forholdet mellom avisens ideelle og kommersielle interesser vil være interessant å studere
• Fagforeningshistorien - vil jeg tro på noen sentrale områder belyses meget godt gjennom de forhandlinger og konflikter vi har hatt i avishusene
• Den redaksjonelle profil - kan man kanskje forstå bedre ved å lese mer i de dokumenter toneangivende sjefredaktører har skrevet
• Forholdet til leserne - er et tema jeg har sett liten forskning om, men som arkivene våre i noen grad kunne kaste lys over.

Det finnes sikkert mange andre aktuelle temaer, men jeg mener vel at denne stikkordsmessige listen nok viser at det finnes mange seriøse forskningstemaer som kan begrunne innsyn i våre arkiver. 

Når kan vi åpne for innsyn og når må vi være varsomme?

Jeg ser klart at det både finnes argumenter for og argumenter mot innsyn:

Argumentene for:

1. Det fremste argumentet for størst mulig innsynsrett er etter min mening hensynet til åpenhet. Åpenhet er en grunnleggende verdi i vårt samfunn. Ikke bare skal det gi nyttig kunnskap og informasjon, det skal også bidra til trygghet og deltagelse. Åpenhet er på mange måter en betingelse for den troverdighet de fleste bedrifter og organisasjoner er avhengig av.

2. Det andre hovedargumentet for innsyn kan vi kanskje kalle «korrektivet». Med det mener jeg at innsyn noen ganger kan skape grunnlag for såkalte «avsløringer». Slike avsløringer kan være vonde og pinlige. Men samtidig kan de være utgangspunkt for selvransakelse og fornyelse. I lengden vil man neppe oppnå fremgang og utvikling uten at det også føres en kritisk debatt basert på kunnskap og innsyn.

Kanskje kan man også hevde at innsyn i noen grad er en historisk forpliktelse, uten at det egentlig kan påvises noen konkret og synlig nytte.

Argumentene mot:

Så finnes det jo en del argumenter mot innsyn i våre bedriftsarkiver. Sant og si er det vel lettere å komme på dem:

1. Først vil jeg nevne det rent praktiske. Skulle vi satt opp en plakat utenfor avishuset med beskjed om «åpent hus», ville vi rett og slett ikke klart å takle situasjonen. Våre arkiver er ikke lagt til rette for innsyn. Tvert i mot vil jeg tro at det trengs ganske store forberedelser før det ville være mulig å åpne våre arkivdører.
   
   
2. Så kan det tenkes rent formelle hindre:
   
   Det ene gjelder personvernet. De konsesjonsregler som er satt som betingelse for våre personalarkiver må vi selvsagt respektere. Også på en del andre områder vil det være aktuelt å holde tilbake arkivopplysninger når dokumentene inneholder følsomme personopplysninger. Så kan det selvsagt bli en diskusjon om hva man mener med «følsom»og hvor lang tid et slikt personvern skal bestå.
   
   Men også opphavsrettslige spørsmål kan komme inn. Det er for eksempel en side av spørsmålet om å åpne opp for innsyn i våre redaksjonelle klipparkiver/stoffarkiver. Det er klart at en god del av dette materialet har økonomisk verdi selv lenge etter at det ble laget. Ja kanskje øker verdien med årene? Verdien er særlig stor dersom denne informasjonen er elektronisk lagret og der informasjon er systematisert.
   I slike tilfeller er det vel ikke utelukket at man kan finne løsninger som gjør det mulig med innsyn utenfra, men det kan betinge ganske krevende forhandlinger og nokså klare betingelser, blant annet om det økonomiske.
   
   Så finnes det til og med områder der pressen ikke bare har en rett, men faktisk en plikt til å skjule informasjon. Kildevernet i pressen er en rett den vanlige mann og kvinne har til å legge frem opplysninger og være sikret anonymitet når det er gitt forhåndsløfte om det.
   En vid fortolkning av kildevernhensynet kan tilsi at svært mye av materialet i en redaksjon må behandles med stor omtanke.
   
   
3. Hensynet til bedriftens økonomi og konkurranseevne vil selvsagt også kunne være et saklig hinder for innsyn. I alle fall dersom vi snakker om dokumenter omkring bedriftens handlingsvalg og strategier. Slike dokumenter vil jeg tro bedriften ikke åpner for utenforstående før etter ganske mange år.

Til slutt vil jeg nevne et argument mot innsyn som nok veier tyngre enn vi liker å tro. Jeg vil kalle det for de følelsesmessige hindringene.

Det følelsesmessige poenget knytter jeg til to nokså ulike forhold.

Før det første tror jeg mange i en bedrift vil føle det jeg vil kalle «respekt for opphavsmannen». Med det mener jeg at det ofte vil eksistere et spesielt forhold mellom kolleger, f.eks. det at man jo vet hvordan ting blir til. At det slett ikke alltid er slik at det man skriver er ment for utenforstående. At kanskje de fleste av oss kan komme i et dårligere lys enn man liker, dersom vurderingen av en skal bygge på dokumenter o.l. fra mange år tilbake.

(Jeg tenker bare på meg selv, hvor lett man rødmer av skam over å lese ting man har skrevet bare for få år siden).

Den andre siden av det følelsesmessige elementet handler for meg om en engstelse for hvordan opplysninger man får kan bli brukt, eller kanskje heller misbrukt eller i alle fall misforstått.

Dette kjenner jo vi i pressen ganske godt igjen i møte med mange kilder. Noen ganger må man kanskje til og med gi kilden rett i at de har grunn til sin skepsis.

En slags konklusjon

Hva blir så konklusjonen på alt dette? Det må vel bli et slags: «Det spørs».

For det første tror jeg alle seriøse henvendelser om innsyn i deler av vårt bedriftsarkiv ville blitt vurdert med et positivt utgangspunkt. Men samtidig og realistisk sett, tror jeg nok også at den som rettet en slik henvendelse til oss lett vil føle at «ting tar tid» og kanskje til og med uklare svar. Vi har vel ingen trygg praksis på dette området.

I de fleste tilfeller vil jeg tro at svaret ville blitt positivt. Arkivinnsyn for å belyse tradisjonelle bedriftshistoriske spørsmål vil f.eks. være uproblematiske, tror jeg.

Men noen forbehold må jeg ta:

• Når det gjelder de redaksjonelle klipparkivene, tror jeg nok de i fremtiden vil bli åpne i større grad enn i dag. Mest sannsynlig vil de bli kommersialisert og gjort svært enkelt tilgjengelige via internett-løsninger. Eksempler på det ser vi allerede både når det gjelder NTB, Aftenposten og andre.
  Det betyr at det finnes rettslige, økonomiske og tekniske mønstre for hvordan dette kan gjøres.

• Så vil vi sitte igjen med et område hvor jeg tror innsynsretten vil være nokså begrenset - lenge. Det vil gjelde de dokumenter som knytter seg til selve bedrifts- og strategiutviklingen. Selv om man jo ikke kan skjule det man faktisk gjør, vil det nok sitte langt inne å overlate bakgrunnsinformasjonen til ukjente. Men også når det gjelder slike forhold beveger vi oss mot større åpenhet og innsyn.
  
  For det første gjør den digitale lagringen at det blir langt lettere å ta vare på og finne frem til eldre arkivmateriale. Dernest skjer utviklingen så hurtig at foreldelsesprosessen går raskere enn før. I tillegg til det skjer det en holdningsendring. Dagbladet sa for eksempel ja til sosialantropologen Arne Martin Klausen da han ønsket å leve i avismiljøet over lang tid før han skrev sin avhandling om avisorganisasjonen. Når VG skal ha sin historie skrevet, overlater de det til frie og uavhengige forskere. Dette vil bli mer og mer vanlig.
  
  Slike uavhengige bedriftshistorier bidrar til å åpne opp det som tidligere var nokså styrt og offisielt - og verdiløst.
  
  På to områder vil vi få en motsatt utvikling: Hensynet til de ansattes personvern og til kildenes rett til å forbli anonyme. Her vil vernet heller styrkes enn svekkes.
  
  Men alt i alt føler jeg vel at jeg har signalisert en stor grad av interesse for åpenhet, selv om jeg her selvsagt ikke har gitt uttrykk for noe annet enn mitt høyst personlige syn.
  Og selv om det i dag kanskje ikke finnes grunnlag for større rettslig innsynsrett på dette området, mener jeg at vi burde hatt langt større sikkerhet for at viktig arkivmateriale blir forsvarlig bevart enn det jeg ser dagens lovverk sikrer.