Arkiv- och informationsvetenskapliga aspekter på den nya informationsteknologin
Av Torbjörn Kjölstad, universitetslektor ved Mitthögskolan i Härnösand

1. Inledning

Syftet med den följande framställningen är som titeln antyder, att lägga fram några arkiv- och informationsvetenskapliga synpunkter på den moderna informationsteknologin. Det handlar alltså i första hand inte om tekniska lösningar på olika problem utan om hur en arkiv- och informationsvetenskaplig forskning skall kunna identifiera och formulera relevanta problemställningar med bäring på informationsteknologin.

En sådan infallsvinkel kan förefalla en smula bakvänd mot bakgrund av det traditionella tillvägagångssättet i dessa sammanhang där de tekniska problemen dyker upp var för sig och söker en lösning s a s i efterhand. Det starka praktiska imperativet i den arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen har förstärkt och permanentat en sådan hållning. Forskningen har blivit en ad hoc-forskning som medfört att de vetenskapsteoretiska och forskningsstrategiska diskussionerna försummats. Jag går i det följande motsatt väg och försöker utveckla några tankar kring hur en arkiv- och informationsvetenskaplig forskning teoretiskt och metodologiskt skall kunna möta den informationsteknologiska utmaningen.

2. Några allmänna synpunkter på akriv- och informationsvetenskap

Det råder i stort sett enighet om att det finns ett självständigt arkiv- och informa-tionsvetenskapligt forskningsfält, att detta forskningsfält är fler- eller tvärvetenskapligt till sin natur och att det är praxisorienterat. Fler(tvär)vetenskapligheten och praxisorienteringen indikerar att vi har att göra med en tillämpad vetenskap. Det innebär att forskningen är avsedd att komma till nytta i ett eller flera utomvetenskapliga sammanhang. Å andra sidan leder inte detta till någon garanti för att forskningsresultaten omedelbart ger de praktiska lösningarna och tillämpningarna. För detta krävs det ett utvecklingsarbete på fältet, modellprövningar, uppskalningar och försöksverksamhet.

Den tillämpade, praxisorienterade, forskningen måste stå i ett sådant förhållande till praxisfältet att den förmår finna relevanta uppgifter och omvänt att den kan ta till sig «beställningar» från praktikerna. Vidare måste utövarna av den tillämpade forskningen ha en sådan vetenskaplig utbildning att de kan tillgodogöra sig resultat från «den rena» grundforskningen eller andra forskningsfält. De måste vara i stånd att finna de vetenskapliga instrumenten för sin egen verksamhet för att låna en formulering av den svenska vetenskapsteoretikern Håkan Törnebohm.

Kraven på en mycket kvalificerad uppsättning av personliga forskarparadigm hos de arkiv- och informationsvetenskapliga forskarna blir stora om de skall kunna göra denna dubbla gränsöverskridning. En lyckad insats i det tillämpade forskningsfältet förutsätter därutöver ett utvecklat sinne för det reflekterande inslaget i forskningen, dvs en beredskap för teoretiska och metodologiska resonemang över huvud taget och en speciell beredskap att tillämpa dem i det egna forskningsfältet. Forskning om forskning är ett viktigt inslag i detta paradigm liksom en ständig vilja att växla från en position inifrån och ut till utifrån och in.

Den arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen utgår med andra ord från en fortgående problemprospektering i praxisfältet, instrumentprospektering i andra discipliner och en vetenskaplig problemformulering som till sammans bildar de vetenskapliga förutsättningarna för en effektiv problemlösning. Forskarutbildningen kommer i motsvarande grad att gå ut på att träna upp denna förmåga. Därmed ställs också stora krav på verkligt samarbete både i forskarutbildningen och i olika program- och projektarbeten, om man vill realisera en tvärvetenskaplig metod som är något mera än parallellaktiviteter med utgångspunkt i ett antal vetenskapliga discipliner.

Så långt en allmän karaktäristik av forskningsfältet och dess vetenskapliga och forskarparadigmatiska förutsättningar. Något bör emellertid också sägas om innehållet. Vad är det som skapar den arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen och gör att vi kan tala om en särskild disciplin?

Det sammanhållande elementet i forskningen likaväl som praxisfältet är informationen, det vill säga den information som uppstår i, genom och för den dagliga administrativa verksamheten i en organisation: ett verk, en myndighet, ett företag, en intresseorganisation. Dess ursprungliga funktion utspelas i ett ständigt nuläge som en del av en administrativ åtgärd: för att sätta i gång, driva på, följa upp en verksamhet eller fastställa ett rättsläge. När skriften och dokumenten en gång togs i bruk för ca fem tusen år sedan var det för att man i dem hade ett överlägset redskap att bedriva en komplicerad administrativ verksamhet i utvecklade organisationer och över stora geografiska avstånd. Men man insåg också genast att det var fördelaktigt eller nödvändigt att förvara det man mottog eller en kopia av det som sändes i väg. Det ena gav det andra. Bruket av skriftliga dokument för att åstadkomma en administrativ åtgärd fick som en nödvändig följd att dokumenten lagrades för kontroll, analys och information om vad som hade gjorts eller överenskommits.

Till dessa administrativa uppgifter har sedan kommit de som hänger samman med offentlighetsprincip, kulturarvstanken och informationens egenskap av källmaterial för historisk och annan forskning. Informationens uppgifter kan således delas upp i olika stadier som delvis har med dess ålder att göra:

• att initiera, följa upp och avsluta en administrativ åtgärd
• att vara redskap för omedelbar informationsåtervinning
• att vara redskap för informationsförsörjning på längre sikt
• att tillgodose de offentlighetsrättsliga anspråken
• att tillgodose kulturarvsidén
• att tillgodose forskningens behov

I bland har detta beskrivits som att se informationen i ett «livscykelperspektiv» från uppkomst via olika hanteringsordningar till slutlig förvaring eller utgallring. En grundläggande förutsättning både för den arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen och för verksamheten i praxisfältet är att man urskiljer dessa olika stadier och uppgifter men också har en klar blick för sambandet mellan dem. Följande uppställning ger en sammanfattning av det arkiv- och informationsvetenskapliga forskningsfältets innehåll

Uppställningen är inte fullständig och visar heller inte på någon exakt inbördes relation mellan fält, forskningsuppgifter och uppgifter i praxisfältet. Ett möjligt resultat av framtida forskningsverskamhet skulle kunna vara en förskjutning av uppgifter från ett område i praxisfältet till ett annat och därmed också en förskjutning inom forskningsfältet.

3. Forskningsfältet och informationsteknologin

3.1. Disciplinen

De viktigaste synpunkterna på forskningsdisciplinen som sådan har redan lämnats i de föregående avsnitten. Informationsteknologin skapar inte principiellt några nya vetenskapsteoretiska eller metodologiska förhållanden i fråga om forskningsfältets organisering utom det att de personliga forskarparadigmen, problemprospekteringen och tillämpbara grundforsknings- och andra discipliner utvidgas. Detta kommer att visas i de följande avdelningarna. Ett område som dock behöver ökad uppmärksamhet är begreppsdefinitioner i anslutning till den infromationsteknologiska utvecklingen. Den nuvarande terminologin har i stor utsträckning uppstått ur de teknologiska benämningarna på inslag i hård- och programvara utan tanke på de kognitiva och kontextuella sammanhang vari de utnyttjas.

3.2. Informationens tillkomst och ursprungliga uppgifter

Den moderna informationsteknologin har medfört en rad tekniska förändringar i villkoren för informationens tillkomst. Den mest markanta är måhända samspelet mellan egen producerad information och upp/inhämtad information från olika nät och databaser. Vidare kan man notera de utvidgade möjligheterna till nya former av distribution och lagring. Text, ljud och bild kopplas samman. Informationen globaliseras i alla hänseenden. Tids- och rumsaspekterna förändras.

Detta är kända förhållanden. Men innebär de något annat än att vi får så mycket mer av allting så mycket snabbare? Om inte, så står vi egentligen bara inför nästa fas av samma problem som en tilltagande byråkratisering understödd av äldre tiders kontorshjälpmedel aktualiserade, nämligen att utnyttja och behärska en stigande informationsmängd. Saken torde emellertid vara mer komplicerad än som så.

Om vi bortser från blotta mängden personer som f o m andra hälften av 1800-talet kom att engageras i någon form av informationstransaktioner - dvs i stort sett all kontorspersonal och alla som hade något att rapportera från verkstadsgolv eller en annan form av varu- och tjänsteproduktion - så medförde 1960- och 1970-talens kopieringsmaskiner att informationsmängden dels ökade radikalt, dels förändrade själva informations- och kommunikationsstrukturerna.

Parallellt och möjligen oberoende av denna speciella kontorstekniska utveckling förändrades arbetsformerna genom nya inslag i ledningsformerna. De tayloristiskt färgade metoderna för kontorsarbetets organisering avlöstes av olika slag av human-relation orienterade skolor. Man skulle också kunna tala om en demokratisering av arbetsformerna och i varje fall om en strävan att öka den enskildes motivation och effektivitet genom större ansvar, delegering, delaktighet. Ett påtagligt resultat av allt detta var ett stigande krav på nya kommunikationsformer inom organisationen.

Den första vågen av moderna kontorshjälpmedel gjorde detta möjligt på ett helt annat sätt än vad som kunde åstadkommas genom skrivmaskiner och tröga reproduktionsmetoder. De synliga, formella, hierarkierna luckrades upp och sammanträdet eller mötet blev en vanlig arbetsform även utanför det centrala styrelserummet. Informationen kom att utnyttjas av långt flera och i ett otal andra sammanhang än vad som varit gängse under den strikta och formaliserade byråorganisationen.

Trots de genomgripande förändringarna utspelades verksamheten fortfarande i ett lokalt begränsat utrymme: kontoret, byrån,avdelningen, verket, företaget. Det fanns alltså geografiskt betingade ramar och därmed också en begränsning i tiden som informationsteknologin börjat lösa upp. Kombinationen av datorer, telefon och TV med i princip obegränsade möjligheter att koppla upp sig till önskade informationsbanker, ta fram, returnera och lägga in medför att den synliga och formella byråorganisationen i stigande grad ersätts av en nätverksprincip som återigen skapar ett helt nytt förhållande till vårt sätt att producera, utnyttja och hantera information.

Detta är om man så vill de yttre förutsättningarna för informationsproduktion, informationsdistribution, informationsutnyttjande och informationslagring. Hur skall en arkiv- och informationsvetenskaplig forskning förhålla sig till dessa komplicerade strukturer? Grunden måste som jag ser det vara informationens roll i de administrativa processerna och följande figur får tjäna som utgångspunkt för det fortsatta resonemanget

Figurens fyra element kan ses på två skilda sätt.

I det ena fallet är organisation och kommunikation lagda längs en synkron axel som markerar en fortlöpande kommunikationsprocess med ändamål att driva organisationen. Information och informations/arkivbestånd är lagda utmed en diakron axel som markerar informationens övergång från dess primära uppgift i kommunikationsprocessen till dess sekundära uppgift som ett verktyg för informationsåtervinning och informationsförsörjning.

I det andra fallet markerar cirkeln en pågående process med utgångspunkt i organisationens struktur och behov, informationsskapande, informationens kommunicerande, lagring och återanvändning. Härigenom dras informations/arkivbeståndet in i kommunikationssystemet, men på nya premisser.

Det är svårt att tänka sig något av de fyra elementen som isolerade fenomen. De förutsätter varandra och tillsammans bildar de den överordnade struktur varur all blivande arkivinformation uppstår. En analys av denna överordnade struktur kan i princip ta sin början var som helst i cirkeln, men det förefaller ändamålsenligt att utgå från organisationen.

Om organisationer, deras uppbyggnad, ledning och andra egenheter har det skrivits ett oräkneligt antal arbeten med tonvikten ömsom lagd på de rent strukturella faktorerna, ömsom på själva ledningen (management), ömsom på de organisationspsykologiska och organisationskulturella förhållandena. Nu är det klart att all organisationsutveckling hänger samman med en rad synliga, formella, och osynliga, informella, faktorer. Det finns vidare ett förhållande mellan organisationen och dess omvärld som kan ta sig olika uttryck så som ömsesidiga förväntningar och påtryckningar, organisationens strävan till positionering på en marknad eller i ett övergripande administrativt system etc.

De synliga faktorerna består av sådant som formell organisation, besluts- och delegationsprocesser, regler för ärendehantering, budget, personaluppsättning, kompetensnivå och sist men inte minst den fysiska utrustningen i form av rum, möbler, kontorstekniska och informationsteknologiska hjälpmedel. I bland kallas allt detta toppen på det organisatoriska isberget och därmed markerar man att det finns en annan och långt större del av organisationen som befinner sig under vattenlinjen och utom synhåll. Det är den del som bildas av de osynliga och informella faktorerna. Dit hör sådant som organisationskulturen (en rad oskrivna regler för «hur vi gör här»), värderingar, attityder, gruppbildningar, organisationssegment, allianser, tysta överenskommelser och revirmarkeringar. I bland samverkar synliga och osynliga faktorer, ibland går de mot varandra. Tillsammans skapar de det nätverk av intellektuella, känslomässiga och materiella element som bestämmer organisationens utseende och processordning.

Informationsteknologin tillsammans med all annan teknisk utrustning ingår i den synliga, formella delen av organisationen. Samtidigt måste man se den som en integrerad del i själva organisatonsstrukturen - den liksom all annan teknisk utrustning är både ett resultat av den omgivande organisationen och en förutsättning för den. Vi kan se det som en växelverkan mellan en informationsteknologisk utveckling som skapar nya möjligheter för organisationens uppbyggnad och processordningar och en organisationsutveckling som medför ett behov av nya informationsteknologiska lösningar.

Så långt är allt gott och väl. Men under ytan kan det finnas sprickor och disharmonier som har med de informella strukturerna att göra och som kan påverka både takten i den informationsteknologiska uppbyggnaden, implementeringen och det faktiska utyttjandet. Sådana förhållanden kan avgöra valet av system, distributionsvägar, tillgänglighetsgrader (access) men givetvis också vilken information som skapas, hämtas in, förstörs och vart den leds. Således kan det finnas ett synligt, officiellt kommunikationssystem och ett osynligt, informellt som är omgärdat av olika skydd mot intrång eller delaktighet.

Därmed är vi inne på de två andra elementen, informationen och kommunikationen. En organisation kan bland annat annat definieras som ett system för kommunikation av administrativa processer eller omvänt: alla administrativa processer förutsätter kommunikation av - ja, information. Kommunikationssystemet innefattar flera typer av information varav den intressanta i det här sammanhanget är den skriftliga informationen i vid mening.

Informationen är resultatet av de processordningar som organisationen och dess kommunikationssystem skapar. Bryter man ner dessa generaliserande och delvis abstrakta begrepp i mer konkreta fenomen kan man tala om handläggningsordningar, attestrutiner, delegationer, sammanträden/möten på olika nivåer och i olika konstellationer. Informationen uppstår, hämtas hem, returneras eller återanvänds i den ordning, den omfattning och den form som bedöms nödvändig för att den administrativa processen skall kunna fungera. Och åter är denna processordning i sin tur delvis ett resultat av det kommunikationssystem man valt eller de beslutsstödssystem man infört, de konferenssystem som tagits i bruk, de redovisnings- och rapportsystem som utarbetats. Teknologin skapar förutsättningar för informationsproduktion och kommunikation men den påverkar också i högsta grad innehåll och design, utnyttjanderutiner och lagringsbehov.

Informationens omvandling till informations/arkivbestånd är på samma sätt styrd av dessa processer. Organisationens behov och kommunikationssystemets utformning avgör arten och omfånget av vad som anses nödvändigt för informationsåtervinningen och informationsförsörjningen. Långt på väg avgör de också den struktur som dokumentationen får, men i det fallet tillstöter komplikationer som har med återsökningsmöjligheterna att göra. För alla offentliga organisationer tillkommer dessutom offentligrättsliga aspekter som går längre i bevarande- och återsökningskrav än de som är direkt förbundna med organisationens interna krav.

I dokumenthanterings- och arkivsammanhang har det varit vanligt att dra eller försöka dra en skiljelinje mellan «den egna» informationen (DA-informationen enligt den tidigare definitionen ovan) och annan information, i första hand biblioteksinformation. Begreppet information förekommer emellertid även i andra sammanhang. Planerad kommunikation/riktad information används om de speciella informations- eller kommunikationsaktiviteter som organisationernas informationsavdelningar eller informationsenheter arbetar med. Information och informationssystem förbinds också med de system, företrädesvis elektroniska, som utgör en så stor del av systemvetenskapens och informatikens arbetsfält.

Den planerade kommunikationen/riktade informationen är en del av det totala interna informationsflödet och dess skriftliga manifestationer faller in under DA-informationen. Informations- och beslutstödssystemen skapar strukturer åt DA-informationen, men de innehåller också mycket av «prefabricerad» information som antingen utformats speciellt för ändamålet, tagits fram ur det egna informationsflödet eller hämtats hem från externa källor. Systemen kan också fungera på det sättet att de fortlöpande integrerar ny information och/eller destruerar gammal.

Biblioteksinformationen slutligen tas alltid hem utifrån, men med den nya informationsteknologin blir det alt svårare och allt mindre ändamålsenligt att hålla den i sär från resten av informationsflödet. Tendensen är att en allt större del av nyproducerad «biblioteksinformation» lagras i databaser och hämtas hem styckevis och delt allt efter behov och assimileras med de egna baserna.

Dessa olika processer skapar en mycket sammansatt informationsbild som i sin tur påverkar eller bildar nya utgångspunkter för de kognitiva och kontextuella aspekterna på informationens roll som potentiell kunskap och på de sammanhang som informationen uppträder i, är en del av och en förutsättning för. Utan en uppfattning om de processer som äger rum i förhållandet

organisaton = information = kommunikation = informations / arkivbestånd

finns det få eller inga möjligheter att vare sig etablera goda återsökningssystem eller på sikt förstå och tolka informationen i dess egenskap av informations/arkivbestånd.

Det finns ytterligare en dimension i detta problemkomplex som har med den elektroniska informationens autenticitet att göra. Mot bakgrund av manipulationsmöjligheterna har det blivit allt viktigare att fastställa «the archival bond» som Terry Eastwood uttrycker saken, men även om han och Luciana Duranti som leder ett stort projekt kring detta ansträngt sig att finna och definiera de formella procedurerna, menar t ex Eastwood att en djupare förtrogenhet med organisationsstrukturer och processordningar är nödvändiga för att lösa problemen. På det hela taget har den moderna informationsteknologin ändrat förutsättningarna för informationens tillkomst, utnyttjande och hantering i en sådan grad, att glappet mellan dessa processer och den senare sekundära struktureringen av informationen i återsökningssyfte blivit för stort för att sekundärstrukturerna skall kunna ge någon trovärdig bild av det administrativa förloppet.

Om man på det här sättet kan konstatera att informationens tillkomst och ursprungliga funktioner är ett relevant forskningsområde ur arkiv- och informationsvetenskaplig synvinkel återstår frågan om hur en sådan forskningsansats skall utvecklas. Vilka metoder kan man tänka sig, och vilka andra discipliner skall man ta hjälp av?

Här skall endast några korta och summariska reflexioner föras fram och det sker i medvetandet om att arbetet knappast påbörjats. De försök som bl a gjorts vid Mitthögskolan visar att det är lång väg kvar innan man hittat de adekvata metoderna och än mindre resultat som låter sig generaliseras i större utsträckning.

Vägen är dock på sitt sätt utstakad för den måste gå genom den aktuella organisationen. Organisationsanalysen är således en grundläggande insats och den måste omfatta både de formella och informella strukturerna.Den informationsteknologiska utrustningen bidrar dessutom av egen kraft till informations- och kommunikationsnätets utformning så i analysarbetet måste man vara mycket medveten om växelspelet mellan vad organisationen kräver och systemet eller systemen erbjuder. Det är inte säkert att utbud och efterfrågan är kongruenta i dessa sammanhang. Hur som helst brukar de formella faktorerna vara tämligen gripbara genom de organisationsbeskrivningar, ärendepolicies och rapportsystem som varje större organisation utarbetar.

Den informella organisationen är svårare att få grepp om och kräver flera olika metoder så som enkäter, intervjuer, sociogram. Man kan emellertid inte bortse från den eftersom man härigenom kan få en uppfattning om förutsättningarna för den icke uppenbara delen av kommunikationssystemet och informationsflödet. Genom det här arbetet får man en inkörsport till analysen av kommunikationssystemet så som det verkligen fungerar. I bästa fall uppstår en bild av hur informationen sänds,tas emot, hanteras, lagras eller sänds vidare runt om i organisationen men även av hur personalen reagerar på flödet. Vinsten av sådana analyser är tvåfaldig eftersom den både ger en fingervisning om hur kommunikationssystemet fungerar och hur framför allt lagrings- och distributionsprocesserna bidrar till att bygga upp en mängd inofficiella eller «privata» informationsbestånd på olika håll. Således är man långt på väg att lägga grunden för den inventering som är all professionell dokumenthanterings början.

Ytterligare ett resultat av dessa åtgärder bör vara en klarare bild av informationens, dokumenttypernas och de enskilda dokumentens olika funktioner och funktionernas inbördes sammanhang i kommunikationssystemet och i den administrativa processen. Försök i den vägen har inte saknats tidigare genom upprättandet av olika flödesscheman, grafiska framställningar av ett dokuments vandring genom organisation osv. Den påtagliga bristen i dessa försök har varit att de i de flesta fall gett en allt för enkel bild av hur det i bästa fall bör eller borde gå till och inte tillräckligt allvarligt gått in för att visa hur sammansatta dessa processer verkligen är. Till stor del beror detta på att analyserna och beskrivningarna utgått från uppgiften att åstadkomma goda sökstrukturer för informationens sekundära uppgifter eller i sitt mest utvecklade skede att få fram en dokumenthanterings- eller arkivbildningsplan.

Med modern informationsteknologi kan man konstruera simuleringsprogram som hjälper en att hålla samman och analysera alla tusentals detaljer som bygger upp organisationerna och deras kommunikationssystem. I mångt och mycket är detta samma metod som används vid framtagningen av olika informationssystem och steget borde inte vara så långt att koppla på ett antal variabler och komponenter som har med utnyttjandet och genomförandet att göra. Det är väl ingen överdrift att påstå att informationssystemen så som de hittills konstruerats och använts är normativa till sin natur även om de utgått från olika kravspecifikationer. Det är naturligt eftersom specifikationerna i sig själva utgått från en önskan om goda rapport och beslutsstödssystem, förenklade rutiner i ärendebehandlingen osv och inte från ett behov att analysera hur kommunikationssystemet totalt sett fungerar. Även om man kan tycka att en sådan analys borde vara en förutsättning både för rapportsystemen och de olika beslutsstöds- och konferenssystemen.

De kognitiva och kontextuella aspekterna slutligen kan ses från många olika håll och förutsätter en hel del vetenskapsteoretiskt arbete i synen på informationen och speciellt den elektroniska informationen som en form av potentiell kunskap - ungefär genom att fråga sig om den moderna informationsteknologin skapar i grunden nya informationsstrukturer och nya kunskapsstrukturer. Ett annat undersökningsfält uppstår om man frågar sig hur människor och hela organisationer reagerar på modern informatonsteknologi både i fråga om utnyttjande, skapandet av ny kunskapspotential eller motsatsen: utarmning av kunskapsinnehåll och kunskapsutnyttjande.

3.3. Informationsåtervinning och informationsförsörjning

Informationsåtervinning och informationsförsörjning är ett av de två huvudinslagen i den professionella dokument- och arkivhanteringen. Ur organisationernas synvinkel talar man närmast om dokumenthantering som i sig innefattar arkivhantering medan förhållandet ur arkivinstitutionernas synvinkel blir det motsatta: arkivhantering föregången av dokumenthantering som bildar förutsättningarna för informationsåtervinning och informationsförsörjning på kortare och längre sikt.

Organisationsperspektivet har kommit att tilldra sig allt större intresse samtidigt som det står klart att organisations- och institutionsperspektiven inte alltid sammanfaller. Det ligger i sakens natur att den moderna informationsteknologin blivit föremål för många utläggningar i dessa sammanhang allt i från handfasta realiteter som registreringsrutiner, återsöknings- och lagringssystem till själva grunden för den hittills allt dominerande ordningsprincipen, alltså proveniensprincipen.

Mot den bakgrunden vill jag ta upp några frågor som i stor utsträckning är en fortsättning på det föregående resonemanget kring informationens tillkomst och primära funktioner.

Vi har redan konstaterat den mycket komplicerade struktur som förhållandet mellan organisation, information och kommunikation innebär och även att detta har inverkan på de informationsbestånd eller arkiv som ingår i flödescirkeln. Så som man hittills har bedömt saken är det omöjligt att åstadkomma effektiva söksystem om man behåller den i verklig mening ursprungliga ordningen (eller oordningen), dvs den ordning som representeras av kommunikationssystemet i sin helhet. Alltså måste informationen omstruktureras efter någon eller några principer som gör att vi kan söka och återta den. Dessa principer bör vara generella så långt det går inom varje organisation och kanske också mellan organisationer och mellan organisationer och arkivinstitutioner. Den individuella ordning som varje arbetsplats inom en organisation representerar är inte tillräcklig för att sökningen skall bli effektiv och man måste alltså sträva efter överindividuella system som gör att så många som möjligt kan orientera sig i dem. Akt-, dossié- och filesystem är exempel på dessa ordnings- eller sorteringssystem liksom seriesystemen och seriebeteckningarna i t ex det svenska arkivschemat.

Vad man än gör i dessa hänseenden så innebär det att kontexten förändras från att ha varit kommunikationsrelaterad till att bli beståndsrelaterad. Vi skapar en ny logik som skiljer sig från den ursprungliga vilket kan innebära att även informationens innebörd förändras eller möjligen mer exakt: att vår tolkning av informationens förändras i och med att förståelseramarna ändras. Det har diskuterats om en sådan förändring inträffar och det har också hävdats att t ex proveniens- och strukturprincip är en garant för att så inte är fallet. Mot detta kan man invända att poängen missas eftersom proveniens- och strukturprincip avser beståndens ursprungliga ordning och inte kommunikationssystemets ordning eller logik. Det enskilda dokumentets information är den samma före och efter men funktionen är en annan, och med den nya funktionen ändras vår syn på och tolkning av dokumentet, precis på samma sätt som dokumentet enligt den klassiska källkritikens principer endast kan rätt tolkas i sitt sammanhang.

Vi var i det föregående avsnittet inne på att den moderna informationsteknologin ökar glappet mellan kommunikations- och de nu existerande sökstrukturerna. Ett sådant påstående förutsätter naturligtvis mer ingående undersökningar både för att fastslå hur stora skillnaderna är, eller blir, och för att se om det finns möjligheter att åstadkomma sökstrukturer som bygger på kommunikationsssystemets logik. Nätverksprincipen och teknologins närmast obegränsade möjligheter att öka den individuella flexibiliteten understryker behovet av att komma vidare på denna väg om inte annat så för att säkerställa de legala och offentligrättsliga principerna. Än mer gör sig problemet gällande om man ser det hela i ett framtida kulturarvs- och forskningsperspektiv eftersom programbeskrivningarna endast ger upplysning om programvarans tekniska data och inte om informationens funktion och utnyttjande i kommunikationssystemet. Hur man än ser på detta borde det vara en första rangens uppgift att finna metoder att mäta eller på annat sätt fastställa avståndet, förändringsmekanismerna och deras konsekvenser för den framtida tolkningen.

I stil med de tidigare nämnda simuleringsprogrammen skulle man kunna tänka sig ett sofistikerat loggningssystem som markerade alla lån, hemtagningar, utbyten, returneringar i den följd de görs och därigenom upprätta ett flow chart över alla informationstransaktioner. Ett loggningssystem av det här slaget bör rimligen kopplas till alla situationer där informationen använts och innefatta en flödesbeskrivning över flyttning av information mellan desssa situationer och över de bearbetningar som gjorts med anledning av detta. Flödesanalysen skulle härigenom även bilda utgångspunkten för en möjlig sökstruktur.

Bortsett från de obehagskänslor som ett storebrorssystem av det här slaget förmodligen skulle åstadkomma är det en öppen fråga om en organisation skulle tycka sig ha sådana fördelar av det att man ville investera tid och pengar i den omfattning som förmodligen är nödvändiga.

För att få någon uppfattning om det måste man ta i bruk olika surveyundersökningar, organisationsanalyser, enkäter, intervjuer av ganska sofistikerat slag med försöksgrupper och kontrollgrupper inblandade. Vidare måste man förutsätta en betydlig uppstramning av terminologin både för att öka jämförelsemöjligheterna och få kommunikationssystemet operativt ur söksynvinkel. Under alla omständigheter - även om det skulle visa sig att kommunikationssystem och söksystem är oförenliga storheter - måste terminologin ses över men med utgångspunkt i den informationsteknologiska och organisatoriska miljön. Jag har svårt att se hur de nuvarande och kommande kommunikationssystemens information skall kunna övergå till informationsbestånd och arkivbestånd inom de nu existerande strukturella och terminologiska ramarna utan att sammanhanget deformeras fullständigt.

En sammanfattning av det här förda resonemanget skulle kunna vara att vi behöver i grunden undersöka den nya informationsteknologins möjligheter att utveckla nya söklogiker antingen vi ser det som en allmän effektivitetshöjande insats eller som en nödvändighet. Detta inte minst för att utveckla en informationstaxonomi, dvs fastställandet av informationens relevans i kommunikations- och återsökningssystemen och de mätmetoder som skall användas för ändamålet. Här menar jag att man måste komma avsevärt längre än de primitiva försök till mätningar av tidsåtgång för återfinnande av det ena eller andra slaget av information som man ser prov på i olika handböcker i records management.

Inslag i sådana undersökningar bör vara analyser av förhållandet mellan nödvändig och tillräcklig, nödvändig men inte tillräcklig, och överflödig information i kommunikationssystemet som helhet och i förhållande till olika arbetsuppgifter, arbetssituationer och handläggningsrutiner. Undersökningar av detta slag har gjorts på biblioteksområdet och låter sig överföras till det här aktuella sammanhanget även om de kan vara svårare att genomföra. Å andra sidan finns det bättre utgångspunkter eftersom en stor del av handläggningsrutiner och ärendehanteringen bygger på en analys av informationsflödet eller snarare så att informationsaspekten från början är inbyggd i de olika administrativa processerna. Svårigheten är större därför att det bredvid den stora mängen av rutinartad och typbestämd information finns en lika stor icke rutiniserad och icke typbestämd information som uppstår i, för och genom de olika administrativa handgreppen.

Den exponentiellt stigande produktionen av och tillgången till information både som del av kommunikationssystemet och som informationsbestånd/arkiv-bestånd ökar betydelsen av en informationstaxonomi i vid mening. Den måste naturligtvis omfatta informationen i dess egenskap av informations/arkivbestånd (den äldre, icke aktuella informationen) eftersom detta blir avgörande för de resurser som organisationen vill avsätta för denna delen av informationsflödet lika väl som för kommunikations- och söksystemens utveckling i sin helhet.

3.4. Kulturarv och forskning

Enligt den svenska arkivlagens tredje paragraf definieras arkiven som en del av det nationella kulturarvet. I den senaste kulturpolitiska utredningen «Kulturpolitikens inriktning» poängteras arkivens ställning och uppgifter inom ramen för ett utvidgat kulturarvsbegrepp. De skall i tillägg till andra uppgifter visas och levandegöras «inte enbart som kunskapskällor utan också som tidstypiska vittnesbörd i sig».

Det har väl alltid varit en allmän uppfattning att arkiven tillhört eller ingått i kulturarvet, men snararare indirekt som grund för den del av kulturarvet som utgörs av vetenskaplig och annan forskning än som en synlig och påtaglig del av detta arv. Man har alltså tagit fasta på arkivens informationspotential men knappast på arkiven som fysiska fenomen. Arkivens ursprung i en gråmelerad administrativ verksamhet, det fysiska materialets föga upphetsande yttre, graden av exklusivitet i forskningen och en viss slutenhet i förhållande till omvärlden har gjort arkiven och deras innehåll anonyma. «Arkiven är inte mycket kända. Uppmärksamheten vänds inte ofta mot dem. Strålkastarljuset faller inte på dem.» skrev den svenske arkivmannen Nils Nilsson en gång med nästan kokett anspråkslöshet.

Arkivlagen och kulturutredningen synpunkter innebär ett uppbrott från denna position som redan inletts genom arkivverkets definition av den egna verksamheten som att «bevara och vårda, tillgängliggöra, arbeta för god arkivhantering». Men vad denna förändring eller utvidgning innebär i praktisk tillämpning, attityder och definitioner ur arkivverkets egen synvinkel och i ett allmänt kulturpolitiskt perspektiv är inte helt klart. Är kulturarvet t ex ett mer omfattande begrepp än det som ligger i att arkiven skall tillgodose forskningens behov? Om så är fallet - och skrivningarna både i kulturutredningen och kommentaren till arkivlagen tyder på det - måste man komma fram till vad som är en «utpräglad kulturarvsaspekt» i sammanhanget med följdverkningar för urval, arkivverksamhetens organisering, resursfördelningar och kompetensbilder.

Man kan börja med det förhållandet att arkivinstitutioner och organisationer i fråga om arkivmaterialet utgör ett sammanhängande verksamhetsområde. Det finns som vi redan sett ingen given gräns där informationen upphör att vara organisationsrelaterad och blir institutionsrelaterad. I praxis har givetvis äldre, historisk information överlämnats till institutionerna efter delvis tvingande principer, men detta är på väg att ändras. Den svenska arkivlagen ålägger organisationerna ett mycket större ansvar än tidigare att ta hand om sin information (arkivbestånd) och överföringen till en arkivinstitutiton är numera en förhandlingsfråga med ekonomiska implikationer.

Detta medför att kulturarvsansvaret även överförs på organisationerna, i första hand myndigheterna och verken inom statlig, kommunal och landstingskommunal förvaltning. Till en del täcker lagstiftningen en sådan situation men man kan undra om det går att töja bestämmelserna om tillgång till allmänna handlingar dithän att organisationerna skall stå till tjänst med öppethållande, informationstjänst och allmän forskarservice. Kommuner och landsting har ofta en arkivinstitutionell verksamhet men lika litet som i fråga om de statliga yndigheterna är de skyldiga att skapa arkivinstitutioner. Den enskilda sektorn ligger utanför arkivlagens råmärken. I kommentaren till arkivlagen konstateras det lakoniskt att «myndighetsarkiven utgör en del av det nationella kulturarvet. Givetvis tillhör också enskilda arkiv vårt kulturarv, men lagen reglerar inte dessa arkiv».

Aktörerna på på arkivområdet är många och även i de fall där arkiven är reglerade i lagens mening innebär kulturarvsansvaret en komplicerad uppgift som går längre än det som bestäms i lagen som den nu ser ut. I kommentaren till arkivlagen heter det: «Deklarationen att myndighetsarkiven utgör en del av det nationella kulturarvet bildar en bakgrund till de senare reglerna om vård och gallring av arkiv. Insikten om att myndighetsarkiven är betydelsefulla för att belysa landets utveckling måste finnas vid tillämpningen av bestämmelserna». Och vidare: «En gallring får aldrig göras så att den äventyrar arkivens roll som en del av kulturarvet /.../ Vad som fordras för att tillgodose desssa tre syften [rätten att ta del av allmänna handlingar, rättskipningens och förvaltningens behov, forskningens behov] kan förändras med tiden. /.../. Det är rimligt att det framför allt är det avklingande intresset från insyns- och informationssynpunkt som får avgöra gallringsmöjligheterna. Kvar blir då till sist det material som har en utpräglad kulturvsaspekt, det material som också tjänar forskningen som en kunskapskälla om förhållandena i vårt land».

Kulturpolitik, kulturarv, forskningsmaterial och forskningspolitik sammanfaller i många avseenden men de är långt i från identiska. Och vad är det som utgör den «utpräglade kulturarvaspekten»? - dokumenten i sig själva och informationen som utsaga eller hela den tidsmässiga och administrativa miljö som informationen uppstått ur och de kommunikationsstrukturer den en gång varit en del av? Om det är den sistnämnda aspekten får man ta sig en grundlig funderare på kulturarvstankens konsekvenser för arkiven och deras hantering, t ex om de administrativa miljöerna även de skall innefattas i kulturarvet. Det är ingen omrimlig tanke. Om fäbodar, gamla byar, ångsågar och brukskontor dragits in i kulturarvssfären så måste det anses lika angeläget att på samma sätt och för samma ändamål dokumentera 1900-talets kontorsutveckling som spelat en så viktig roll för miljontals människor.

Hur dokumenterar man IT-miljöer och kommunikationssystem? Ett bra svar finns än så länge inte men komplikationerna framgår tydligt av resonemangen i de föregående avsnitten.

Att den moderna informationsteknologin skapar autenticitetsproblem ur innehållslig och juridisk mening har vi redan diskuterat. Men frågan kan också gälla själva upplevelsen av «äkthet» ungefär på samma sätt som man kan uppleva karyatiderna på plats i Aten, kopior av karyatiderna på deras ursprungliga plats och slutligen kopior av dem på helt andra platser - som statyer, som bilder, som digitaliserade bilder, som virtuella verkligheter (hologram). Med stigande digitaliseringskapacitet i fråga om information som redan föreligger i annan form och allt mer av kommande elektronisk information ställs äkthetsfrågorna på sin spets i informationsmiljöer som varken känner organisatoriska eller nationella gränser och därmed också den speciella kulturarvsaspekten. Det medeltida pergamentsbrevet är lätt att känna igen och acceptera som en del av kulturarvet, men vad med en textfil som inte har andra kännetecken än att vara en textfil vars komponenter är ett hopplock från jordens alla hörn?

En del av den kulturarvsproblematik som den moderna informationsteknologin implicerar är ytterst komplicerad och rör vid förhållanden som har med själva grunden för vår verklighets- och kunskapsuppfattning att göra. Men det går förvisso att se den i mer begränsat perspektiv, som en fråga om urval och gallring, distribution och tillgänglighet.

Vad själva gallringen angår är den ett gammalt problem som skulle kunna se sin lösning i ett fullständigt bevarande eftersom elektronisk information inte är utrymmeskrävande. Å andra sidan är den teknik- och kostnadskrävande med tanke på den ständiga konvertering som måste äga rum från en informationsgeneration till en annan, åminstone med nuvarande teknologi. Och även de mest kompakta informationsstrukturer kan med tiden bli ogenomträngliga eller kollapsa under sin egen tyngd. Förmodligen måste vi fortsätta att gallra och det i stigande utsträckning så att den relativa andel som vi kan behärska blir allt mindre i och med att produktionstakten ökar.

Eftersom inga gallringsstrategier eller bevarandestrategier är annat än nödlösningar måste vi i stigande utsträckning ta ställning till det kunskapsteroetiska problemet vad gallring innebär. Det går inte att nöja sig med att det som är kvar ändå säger något, att vi i alla fall har kvar en begränsad men otvetydig information eftersom en allt mer radikal gallring förändrar källorna - dvs gallringen skapar nya källor eftersom vi med vårt urval ställer oss emellan det som blir och det som kunde ha blivit och därmed skapar ett nytt eller ett annat sammanhang.

Än mer påtagligt blir detta om man går in för en digitaliseringsstrategi med sikte på sektorer och funktioner som bedöms ha större intresse än andra för att på så vis underlätta forskarnas möjligheter att ta sig fram till och utnyttja arkivmaterialet. Digitaliseringen påverkar inte den grundläggande beståndsstrukturen utan kommer att bilda en komplementär struktur. Men forskningens allmänna inriktning, problemställningar och metodologi, val av perspektiv kommer av rent forskningsekonomiska skäl att styras av tillgången på lätt åtkomliga och lätt bearbetade data. En medveten digitliseringsstrategi kommer i stor utsträckning att bestämma arten och inriktningen av en rad forskningsprojekt som på det här sättet bedöms möjliga att genomföra.

I huvudsak får man räkna med att informationsproduktion, kommunikation och lagring i informations/arkivbestånd sker utifrån funktionella grunder, men det finns heller inget som hindrar att man t ex av omsorg om kulturarvet går in för att skapa information av olika slag, närmast som en dokumentationsinsats. «I framtiden torde /.../ behovet av gallring minska genom den kompakta lagringen. Nästa steg skulle kunna bli att man börjar överväga ett mer aktivt bevarande eller helt enkelt insatser för att skapa information, där viktig sådan annars skulle saknas. Det är dock inte onkontroversiellt att ge arkivinstitutionerna rollen som ett slags officiella historieskrivare.» skriver den svenska riksarkivarien i en avslutande kommentar till volymen Arkivvetenskap. Den rollen kan till lika stor del bli organisationernas men inte mindre kontroversiell för det.

3.5. Professionen

Det är givet att den utveckling och de förhållanden som diskuterats i de föregående avsnitten också påverkar professionen i flera avseenden. Det har inte enbart med informationsteknologin att göra, men i detta som i de andra förhållanden som berörts är teknologin en mäktig pådrivare som skapar nya utgångspunkter och förstärker gamla tendenser och frågeställningar.

Eftersom informationsproduktionen och kommunikationssystemen mer och mer utspelas i en IT-miljö måste den professionella utbildningen och den professionella hanteringen av informationen ta hänsyn til detta. Och det på flera sätt.

En egenhet med dokument- och arkivhantering som profession är att den dels går ut på att själv arbeta med informationen men också i lika hög grad att få andra människor att acceptera analyser, riktlinjer och föreskrifter. Vi har ju tidigare konstaterat att informationshantering är något som alla sysslar med i en organisation, att organisationsarbete - eller kontorsarbete - till övervägande del består just av olika informationstransaktioner. För den arkiv- och informationsvetenskapliga forskningen framstår det som en angelägen uppgift att utröna hur en informationsprofession skall interagera med andra funktioner som är beroende av informationen och samtidigt finna sin egen roll och sin egen identitet.

Jag skulle vilja påstå att en stor del av kognitionsforskningen har bäring på detta problem, men naturligtvis också all annan forskning som har med organisationsutveckling och organisationspsykologi att göra. Att den professionella rollen måste innefatta sådant som IT-baserade registreringssystem, filhantering, söklogiker och sökprofiler etc är givet, men detta får inte begränsas till att bli en teknisk kunskap om sådant som andra formulerat färdigt. Då har man inte kommit längre än att förvalta ett annat slag av akt- och dossiésystem och att hålla ordning på det som blir kvar.

Informationsteknologin öppnar nya möjligheter men den innebär också en utmaning att bryta upp från en tidigare passiv arkivcentrerad position till en aktiv organisationsrelaterad. Ett sådant uppbrott förutsätter en vidgning eller förnyelse av yrkesrollen och det ställer nya krav på utbildning och förhållningssätt. Det går att slå sig till ro, men risken är i så fall uppenbar att professionen marginaliseras ännu mer än vad som hittills varit fallet. Jag avser nu i första hand professionens roll i organisationerna eftersom arkivinstitutionerna erbjuder en mycket speciell arbetsmiljö - man kan säga den enda där professionen inte är ifrågasatt på ett eller annat vis.

Professionsforskningen med allt vad därtill hör av undersökningar av yrkesroller, yrkesuppgifter, kompetensbilder, utbildning och forskning har en nyckelroll i det här sammanhanget.

4. Avslutning

Den moderna informationsteknologins genombrott har i många hänseenden kommit hastigt på och följderna av det kan vi endast spekulera i. Trots detta vill det synas som om de senaste fem till tio åren på ett avgörande sätt förändrat hela kommunikations- och informationsstrukturen runt om oss.

Det handlar inte enbart om tekniska lösningar på ett antal problem.

Det främsta syftet med den här genomgången har varit att visa att teknologin inte bör och inte kan uppfattas isolerad från sin omgivning och att en av arkiv- och informationsvetenskapens främsta uppgifter är att påvisa och analysera dessa sammanhang. De är långt ifrån enkla att beskriva och behärska och de kräver nog i grunden en helt annan ansats i utbildning och professionsutveckling än vad vi varit vana vid. Men om vi vågar anta utmaningen tror jag också att nya och spännande arbetsfält väntar på professionen.