|
|
Arkivskaparbegrepet og proveniensprinsippet under press? 1. Inledning Relationen mellan dokumenthantering och arkivverksamhet Ibland tycks vi som arbetar inom detta område leva i en stor begreppsförvirring som aldrig klarläggs. Förvirringen finns redan på ett relativt ytplan där vi använder samma term för olika saker eller vice versa att samma fenomen går under en rad beteckningar. När vi t ex pratar om dokumenthanteringssystem inträffar påfallande ofta missförstånd. Men det finns också djupare oklarheter som om arkivariens roll idag, och inte minst i förhållande till dokumenthanteringen. Vad är egentligen dokumenthantering och vad är arkivverksamhet, och hur ser deras inbördes förbindelse ut? Eftersom vi här inte har några gemensamma yrkesregler att falla tillbaka på tycks det mig viktigt att presentera den personliga uppfattning som man som yrkesman har eftersom denna uppfattning i mycket styr de teoretiska och praktiska föreställningar man har. Den ståndpunkt som jag kommit fram till efter erfarenheter från arkivinstitutioner och som verksamhetsarkivarie, från offentlig och från privat sektor är att arkivverksamheten är slutledet i dokumenthanteringen och därmed en produkt av ett större skeende. Jag talar därmed om arkiv- och dokumenthantering, med tyngdpunkt på dokumenthantering, vilket snarast är att se som en återkoppling till Müller, Freith och Fruin. En huvudtes för dessa proveniensprincipens främsta apostlar var ju att arkiveringen inte skulle styra arkivbildarnas arkivbildning. Istället skall arkivarierna analysera det uppkomna arkivet utifrån dess unika förutsättningar och sedan skapa ordning utifrån detta. Men denna passiva roll i dokumenthanteringen som föreskrivs går
väl inte ihop med en modern arkivaries arbetsuppgifter? Vilket perspektiv man har i den frågan beror säkert på vilka yrkesmässiga erfarenheter man har men det är ändå viktigt att vi försöker komma till en någorlunda gemensam ståndpunkt och också någon definierad kunskap inom dokumenthanteringsområdet. Svensk arkivteori och arkivbildarbegreppet I Sverige har, såsom det tycks i de flesta andra länder, den centrala statliga arkivverksamheten också varit den främsta eller enda formulerade uttolkaren av arkivteori. Vilka de exakta konsekvenserna av detta fenomen egentligen blivit är svårt att utan närmare undersökning påstå något om. Ändå dristar jag mig till att tycka att det ofta skett en sammanblandning mellan myndighetsutövning och arkivteori, vilket inte varit gynnsam för det svenska arkivväsendet. Grovt räknat kan den svenska arkivteorin sägas bestå av proveniensprincipen, som i sin tur oftast tolkas som den yttre proveniensen, d v s uppdelningen av arkiv i olika arkivbildare. Kanske är vi ändå inte, internationellt sett, så dåligt utrustade eftersom många kulturnationen tycks klara sig även utan arkivbildarbegreppet. Dessutom så använder inte heller Müller, Feith och Fruin begreppet arkivbildare eller något motsvarande i sin klassiska manual för arkivens ordnande, utan talar i engelsk översättning om adminstrative bodies. Det viktiga är dock att ett arkiv som är skapat av någon form av myndighet eller av privata institutioner som företag eller föreningar skall utgöra en helhet, vilket väl kan sägas leda till ett underförstått arkivbildarbegrepp. Att Müller, Feith och Fruin kunde använda ett så oskarpt begrepp som helhet och ändå inte känna sig nödgade att närmare slå fast kriterierna för en sådan helhet är säkert beroende av den historiska verklighet som omgav tillkomsten av manualen. Att en myndighet var en myndighet var förmodligen ingenting som i förstone behövde ifrågasättas. Under det sekel som har gått sedan manualen skrevs har det dock hänt en hel del, informationsmängden har tillväxt explosivt, organisationerna blir allt mer komplexa och den tekniska utvecklingen kunde inte ens Müller, Feith och Fruins samtida Jules Verne förutse. Jag skall senare återvända till helhetsbegreppet. Trots att arkivbildarbegreppet därmed tronar som ensam stjärna på det arkivvetenskapliga firmamentet saknas både en heltäckande definition av och en kreativ diskussion om begreppet. Möjligen är dessa två önskemål så motstridiga att man inte kan uppnå ett tillstånd där båda är uppfyllda. Svårigheten att uppnå en entydig definition av arkivbildarbegreppet blir mer förståelig när man ser alla de funktioner som begreppet förväntas fylla:
Längre fram skall jag försöka visa att det kanske inte är samma sak som vi menar i dessa olika sammanhang. Juridisk och förteckningsmässig arkivbildare behöver exempelvis inte vara identiska. Frågeställning Utifrån de skisserade förutsättningarna skall jag nu undersöka arkivbildarbegreppet som hjälpmedel i dokumenthanteringen och se hur det går att förena med det traditionell ordnings- och förteckningsperspektivet. 2. Det traditionella arkivariska perspektivet Vilken vägledning har funnits i handböckerna? Som jag tidigare nämnt är ett avgörande problem med arkivbildarbegreppet att det är ytterst vagt definierat och samtidigt mycket sparsamt diskuterat. Därför blir mycket av det jag kommer att hävda här att vara min tolkning av andras medvetna eller omedvetna tolkningar av begreppet och hur dessa tolkningar gestaltar sig i arkivens ordnande och förtecknande. Jag har inte utrymme att göra några längre historiska utflykter utan nöjer mig med att gå tillbaka till sjuttiotalet. 1973 kom Nils Nilssons Arkivkunskap, den första egentliga handboken i Sverige. Den kom att användas som urkund både i offentlig och privat sektor, och var med rätta mycket högt skattad. Nils Nilsson kan ses som den ende svenske arkivteoretikern i modern tid, vilket gjorde att handboken även när den behandlade praktiska problem hade en djupare klang än arkivlitteratur i övrigt haft i Sverige. Men trots att Nils Nilsson sedermera skrev en uppsats som enbart handlade om inkongruens mellan arkiv och arkivbildarbegreppet märks i Arkivkunskap inget av problematiserande kring begreppet. Nils Nilssons definition är att myndigheter, företag, föreningar m fl som frambringar och bevarar handlingar är en arkivbildare. Detta skulle jag vilja påstå är den juridiska definitionen av arkivbildare. Här sägs ingenting om vad som avgränsar en arkivbildare, inte heller handlar det om sökbarhet eller om det praktiska förteckningsarbetet. Andra handböcker för olika sektorer som tillkommit efter Nils Nilsson har inte erbjudit någon ytterligare vägledning, utan definitionen har varit ungefär likalydande. Förväntningarna var i alla fall hos mig stora när den bok som skulle ersätta Nils Nilssons gamla Arkivkunskap som vår gemensamma arkivbibel kom 1995. Men för mig innebar Arkivvetenskap en besvikelse, inte minst när det gällde arkivbildarbegreppet. Man kan tycka att detta portalbegrepp skulle kunna vara värt eget kapitel, eller åtminstone ges en enhetlig tolkning. Så är dock inte fallet, vad jag kunnat upptäcka är det så att tre författare ger tre olika beskrivningar av fenomenet: Claes Gränström ger en juridisk, Anna-Brita Lövgren beskriver hur det borde se ut i arkiven och menar sedan att uppdelningen mellan arkivbildare/delarkiv skall ses utifrån om en del kan förstås utan den andra. Intressantast är dock Bengt Danielsson som visar upp begreppets problem men som inte heller kommer närmare att ge en ny bra definition. Sammantaget är det enda nya som Nils Nilsson inte redan penetrerat att man tillagt "rganisatorisk enhet" till vilka som kan vara arkivbildare, samt arkivbildarna inte längre "rambringar" arkiv utan arkiven "uppstår" ur arkivbildarens verksamhet. Denna senare betydelseförskjutning är jag inte riktigt klar över vad den innebär, men att en organisatorisk enhet kan vara arkivbildare ger en helt ny dimension åt definitionerna av arkivbildare respektive delarkiv. Som synes kommer vi nu in på ett annat nytt begrepp nämligen delarkiv som av någon anledning betraktas med stor skepsis av många svenska arkivarier. Jag skall återkomma till denna stötesten men först skall jag försöka komma lite närmare arkivbildarbegreppet i stort. Kontentan av ovanstående litteraturgenomgång kan sägas vara att så mycket hjälp finns inte hämta ur denna källa. Istället jag nu ägna mig åt den praktiska verkligheten. Ekvationen ett arkiv = en arkivbildare = en förteckning Om man ser sig om i svenska arkiv av olika slag så blir det snabbt uppenbart att bristen på definition av arkivbildarbegreppet ställt till mycket förtret. Resultatet har blivit att man försökt lösa avgränsningsproblemen ad hoc vilket i sin tur lett mer eller mindre genomtänkta delvis lokala principer. Huvudproblemet som jag ser det är att man haft en undermedveten föreställning om en ekvation där ett arkiv = en arkivbildare = en förteckning. Denna ekvation är mycket svår att uppnå och är som jag ser det i många inte heller önskvärd. Eftersträvar man i alla fall en sådan ekvation måste definitionerna av delarna vara klara. Men vad är till exempel ett arkiv, på många arkivinstitutioner har det uppstått en liktydighet mellan leverans och arkiv, mellan arkivbildare och ortnamn o s v . Jag menar att man med fördel kan tänka sig att samma arkivbildare kan ha flera arkiv och att det idag redan är så. För det första kan en juridisk arkivbildare innehålla flera organisatoriska delarkiv - alltså man måste skilja på arkivbildarbegreppet i juridisk mening och i betydelsen hur man ordnar arkivet. Om en arkivbildare lever under lång tid förefaller det mig naturligt att man med jämna mellanrum avställer arkivdelar som kronologisk och processuellt hänger samman och gör en förteckning över varje del av arkivet. Likaså menar jag att det är full möjligt och ofta en fördel att göra flera förteckningar till samma arkiv. Vi måste helt enkelt lära oss att skilja på fysisk omorganisation av handlingar och att förteckna. Jag tycker att man i pappersbaserade arkiv i många fall på allvar skulle överväga att ha ett höglager-system, där handlingarna står uppställda per leverans och där man sedan kan göra ett antal förteckningar utifrån olika perspektiv. Däremot finns negativa avvikelser från ekvationen, som att man inte har någon förteckning alls, eller att man, vilket är alltför vanligt, blandar ihop flera arkivbildare i samma arkiv. Eller att man inte gör klart för sig hur man skall se på en sekundär proveniens. Problemen har naturligtvis blivit än större genom att praktiska förteckningsarbetet överlämnats till okvalificerad arbetskraft som inte haft möjlighet att göra självständiga analyser. Istället har man då försökt ersätta analysen med enkla tumregler av typen: om en del av ett föreningsarkiv har haft en egen bokföring så skall det ses som en egen arkivbildare eller åtminstone ha en egen förteckning. Den statliga hegemonin i den svenska arkivteorien har också visat sig i en mängd missförstånd när erfarenheterna från stora statliga myndigheter skall omsättas på kommunala och enskilda arkiv. Då har rent topografiska förhållande blivit utslagsgivande när till exempel ordnat företagsarkiv. Exempel på detta är när man t ex stuvat ihop bruk, sågverk och aktiebolag till samma arkivbildare bara för dessa olika arkivbildare befunnits sig på samma ort under olika tidpunkter. Vi måste här återvända till att juridisk och förteckningsmässig arkivbildare inte är samma sak. När man förtecknar ett avställt arkiv är det framförallt viktigt att vara på de processuella värdena. För att lyfta fram de processuella värdena kan det juridiska arkivbildarbegreppet ha en betydelse, men ofta tror jag att man tillmäter det en alltför stor betydelse på återsökningens och förteckningens bekostnad. Det är naturligtvis så att ett företag eller en länsstyrelse rent juridiskt är att betrakta som en arkivbildare men att göra en förteckning över både i tid och rum komplexa organisationer leder ofelbart till minskad överblick. När man betraktar svenska arkivbildningar blir det uppenbart att det har varit mycket lättare att sammanblanda arkiv än att dela upp arkiv. Både när man förtecknar avställda arkiv men också i tillsynsarbete ser man en direkt motvilja att avgränsa och avbryta arkivbildning. Detta går igen till exempel i en tendens att hellre än att lyfta isär handlingar som inkommit i samma leverans men uppenbarligen är olika arkivbildare förtecknar dem tillsammans och benämner det som sekundär proveniens. Men man skapar också en slags sekundär proveniens genom i det statliga tillsynsarbetet ha en hel icke-kodifierade rekommendationer som att en myndighet kan fortsätta att föra en annan huvudmans handlingar vid ett huvudmannabyte eller annan omorganisation. Oviljan att verkligen arbeta utifrån ett konsekvent arkivbildarbegrepp har säkert både mentala och praktiska orsaker. Rent pragmatiskt kan man förstå att i en helt pappersbaserad verklighet är det svårt att avsluta en arkivbildning vid en omorganisation, eftersom man kortsiktigt får ett visst merarbete för verksamheten. Jag vill dock ändå hävda att det är viktigt att faktiskt avsluta arkiv när verksamheten omorganiseras, byter huvudman eller upphör. Det är viktigt av ansvarsskäl, det är viktigt av återsökningsskäl och det är egentligen ett effektivitetskrav att inte ha med sig en barlast av oväsentlig information, uppbyggd för en annan tid och annan verksamhets behov. Finns det alternativ till arkivbildarbegreppet? Just de allt frekventare omorganisationerna är kanske den faktor som mest satt arkivbildarbegreppet på prov. Vissa tankegångar har funnits inte minst bland kommuner att ersätta arkivbildarbegreppet med en typ av verksamhetsbegrepp. Vilket skulle innebära att man skulle överge tanken att all verksamhet under en nämnd tillhör samma arkivbildare och istället tänka sig att exempelvis barnomsorgen oavsett vilken nämnd som har ansvar för den skulle utgöra en egen arkivbildning. Det är lätt att förstå det tilltalande i en sådan tanke, men börjar man fundera närmare på saken så ser jag åtminstone tre avgörande nackdelar med en sådan förändring. För det första är det oerhört svårt att definiera vad som skulle vara en verksamhet, inte minst i en så föränderlig tid som vår. Vissa områden går säkert att göra enhetliga men det kommer att hänga massor av lösa trådar som inte hör någonstans och som då riskerar att helt falla mellan "verksamheternas" stolar. För det andra menar jag att man i en sådan uppdelning helt missar helhetsbegreppet, till nackdel för verksamheten och till nackdel för forskning. Om man börjar luckra upp kopplingen mellan till exempel beslut och utförande av beslut kommer vi att landa i mycket svårarbetade informationsstrukturer. För tredje tror jag att man möjligen skulle kunna se fördelar i ett sådant system om utvecklingslinjerna vore mer rätlinjiga än vad de hittills visat sig vara, d v s om det gick att säga att en inköpsverksamhet i ett företag fortsatte att vara just det under decennier. Men den tekniska, samhälleliga, organisatoriska och ekonomiska utvecklingen har ställt betydligt radikalare krav på omorganisation än så, vilket leder mig till att tro att vi verkligen skulle hamna ur askan i elden om vi övergav arkivbildarbegreppet. Min huvudtanke är att det nästan aldrig är fel att avsluta arkiv, eftersom sökbarheten i de flesta fall blir större. Delarkivens vara eller icke-vara Som jag tidigare skrivit har det funnits en misstro mot delarkiv-begreppet. Eller snarare en fråga: finns det delarkiv eller inte? Orsaken till tveksamheten är säkert beroende av de svårigheter som funnits i att definiera arkivbildare, det verkar ju rimligt att börja med en klar tanke i huvudbegreppet innan man ger sig på undersorteringarna. En annan orsak tror jag också är den statliga dominansen vilket präglat sättet att se på organisationer. Arketypen för en organisation blir då en tämligen homogen, reglerad och centrerad organisation där behovet av delarkiv inte har gjort sig påmint särskilt starkt. Om man däremot ser på de starkt decentraliserade och uppdelade verksamheter som många kommuner, landsting och företag utgör väcks med större automatik frågan hur vi på bästa sätt i arkivbildningen skall avbilda organisationen. Här kanske skall inflikas att jag är en stark anhängare av även den inre proveniensen, det vill säga att man skall eftersträva att den inre strukturen i verksamhetens handlingar bibehålls. Vad som då avses är inte som någon för att förlöjliga denna princip krävt att handlingarna skall förvaras i samma möbler som under pågående verksamhet, utan att man försöker bibehålla de organisatoriska sambanden mellan handlingarna. Eller om man så vill - de processuella sambanden. Vilka medel står till buds för att beskriva den inre proveniensen? Avgränsningarna måste naturligtvis börja redan under arkivbildningsprocessen, vilket egentligen kräver att man har en genomtänkt princip för användandet av delarkiv exempelvis redan innan dokumentationen påbörjas. Men ur förteckningssynpunkt har det i det svenska arkivväsendet hittills funnits fem olika nivåer att markera organisatoriska avgränsningar:
Beroende av arkivets storlek, de olika organisatoriska delarnas inbördes självständighet och helhetsaspekter får man använda den avgränsning som passar det unika arkivet bäst. Jag menar att här har delarkivet en absolut välmotiverad plats, exempelvis i större företag, kommunala organisationer och större statliga myndigheter. Meningen med att ha en term som delarkiv är att skildra graden av närhet till övrig verksamhet. Delarkiven minskar behovet av omorganisation av arkiv Om man ägnar sig åt välgrundade avgränsningar av arkiv kan man minska den tid som idag läggs ner på att skapa en fiktiv ordning. Arkivbestånd som kommer i en sökbar ordning till depån skall inte behöva omorganiseras och trängas in i det allt mer illasittande arkivschemat. En professionell dokumenthanteringen leder till att det är enklare att bevara den "ursprungliga" ordningen och att dagens skräckexempel när datasystem bryts ner för att passa in i arkivschemat kommer att avta som regel. 3. Dokumenthanteringens behov Jag vill inleda med att teckna några generella villkor för dokumenthanteringen i dag som är desamma för verksamheter oavsett om de drivs i privat eller offentlig regi:
Sammantaget kan man säga att dokumentationsfrågor ofta har blivit en hett område där många gärna vill styra och ställa. Många av de som känner sig kallade har dock alltför litet kompetens och alltför kortsiktigt perspektiv. Däremot menar jag att arkivarien har en viktig uppgift att fylla här. När jag då talar om arkivarien menar jag en arkivarie inom en organisation eftersom det förefaller svårare att ha ett renodlat depåperspektiv vad det gäller digitala informationssystem än när det gäller pappersbundna. Den självklara inriktningen bör vara att arbeta och analysera utifrån verksamhetens behov även om forskningsaspekterna hela tiden måste hållas levande. I de mångkulturella IT-systemen måste man skapa en gemensam infrastruktur för den egna organisationen. Arkivarien kan för att skapa en sådan infrastruktur ta med sig en hel del traditionell och empiriskt utvecklad kunskap från pappersvärlden men vi måste också utveckla ett nytt tänkande. Men mer konkret: vad gör egentligen en arkivarie i den elektroniska verkligheten? Den centrala uppgiften kan knappast vara att förteckna redan skapade arkiv. Istället måste vi verka i den andra änden av dokumentationens livscykel, d v s redan innan dokumentationen är påbörjad måste vi eftersträva att:
Detta ser jag alltså som arkivariens huvuduppgifter i en pågående verksamhet. Vilka erfarenheter från den traditionella arkivhanteringen kan vi med fördel föra med oss till elektronisk miljö? Jag menar att i samtliga ovan uppräknade arbetsområden så måste vi arbeta utifrån någon form av avgränsningar. Inte minst viktigt är att se en central roll för dokumenthanteringen och arkivarien när det gäller att markera ansvarsförhållanden, inom och utom den egna organisationen. De flesta organisationer i dag styrs med hjälp av ledningar som mer eller mindre aktivt jobbar med resultatuppföljning, utvärdering och kvalitetssäkring. I starkt decentraliserade organisationer är också ansvaret utåt, mot kunder, klienter, partners och andra organisationer, lika decentraliserat. Det finns alltså ett krav på den lokala basenheten att både inåt och utåt ha en dokumentation som beskriver verksamhetens agerande på ett så heltäckande sätt som möjligt. Därför måste poängteras dokumentationens stora betydelse för en organisations förtroendekapital, d v s koppling ansvar - förtroende. Här finns stora ideella värden att både att vinna och att mista. Överhuvudtaget måste den dokumenthanterande arkivariens roll utvecklas för att vi på ett vederhäftigt sätt kunna lösa de frågor som vi ställs inför. Autentisiering av dokument, strukturerande av dokumentationer, selektioner ur relationsdatabaser, frågor kring offentlighetsprincipen, format och medium för digital långtidslagring samt teoretiska spörsmål kring begreppet handling kontra informationselement är de mest pockande frågorna för mig i min dagliga verksamhet. Men är verkligen tekniken ett hot mot arkivarierna och arkivteorien? 4. Slutsatser Min erfarenhet är som jag beskrivit att arkivbildarbegreppet av olika anledningar inte använts särskilt konsekvent i de pappersbaserade arkiven. Huvudorsaken är den bristfälliga definitionen av och diskussionen om begreppets tillämpning. Samtidigt har jag försökt påvisa att arkivbildarbegreppet kanske är mer tillämpligt än någonsin i en elektronisk miljö. Frågan är hur mycket som egentligen är nya problem och vad som är outvecklad arkivteori i allmänhet. Därför blir min huvudslutsats att den nya informationstekniken inte utgör något hot mot arkivbildarbegreppet, utan snarare en möjlighet att ge det en ny och vassare innebörd. Arkivbildarbegreppets huvudfunktion är att vara avgränsande men vad vill vi egentligen uppnå med avgränsning? Detta är min lista över önskvärda effekt i både arkiv- också i dokumenthanteringsverksamheten:
Den centrala frågan blir återigen: vad konstituerar en arkivbildare om begreppet skall en avgränsande effekt? Jag menar att frågan är lika olöst när det gäller den pappersbaserade verkligheten som när det gäller den elektroniska. Som jag ser har det mindre med lagring än med ansvar att göra. Den nya tekniken ger egentligen möjlighet till att utan större kostnad reproducera information i det oändliga, vilket leder menar jag till att arkivbildning inte behöver innebära att man fysiskt avgränsar och lagrar information. Snarare bör det handla om att markera vilken information som använts av en arkivbildare. Sedan är det en juridisk och en praktisk fråga huruvida arkivbildaren själv skall lagra informationen, d v s en ansvarsfråga. Om det exempelvis kommer att finnas kartdatabaser på Internet - finns det någon anledning att hämta hem kartor och lagra dem själv? Och om ett dokument finns i gemensam server för flera företag eller myndighet måste då alla spara dem hos sig? Utvecklingen kommer obönhörligen att gå i den riktning att dessa frågor allt oftare kommer att resas och vi måste börja förbereda oss på att ge vettiga svar. Teoretiskt skulle man på detta sätt kunna skapa virtuella arkiv, i den meningen att det finns arkivbildare, och det finns en beskrivning av ett arkiv men inget egentligt arkiv. Detta är naturligtvis en extrem, men jag tror att delar av arkiven i framtiden bara kommer att finnas som tankekonstruktioner. För mig är en sådan utveckling ingen nackdel utan jag ser det snarare som teknikens reproduktionspontential ger möjlighet att rätta till teoretiska brister som berott på praktiska omständigheter. Exempel på detta är att det under sådana förhållande går lätt att avsluta ett arkiv men samtidigt behålla rätt informationen tillgänglig på ett enkelt sätt för en ny arkivbildare. Och på så sätt kan det hot som de ständiga omorganisationerna verkligen utgör mot arkivbildarbegreppet, elimineras av den räddning som tekniken erbjuder. Vilket i sin tur skulle kunna leda till att IT-lösningar för oss tillbaka till den tankens klarhet som finns hos Müller, Feith och Fruin. Elektroniken erbjuder också möjligheter till mer finmaskiga och effektiva söksystem, där det på ett smidigt sätt går att avbilda organisationen i dokumentationen. Ett sådant exempel är moderna ärendehanteringssystem. Men här behöver vi, menar jag, en utvecklad metod att avgränsa organisationens olika delar på rationellt sätt. Hunnen så här till slutet av mitt föredrag, visst borde jag väl ställa upp kriterier för arkivbildarbegreppet när jag nu så ivrigt sökt efter definitioner av inte bara detta begrepp utan även av delarkiv? Men istället skall jag göra helt om och säga att av olika anledningar misstänker jag att den fasta definition av begreppet som jag tidigare efterlyst förmodligen kommer att var mindre intressant både för depåarbetet och dokumenthanteringen inom en överskådlig framtid. Den typ av depåarbete som idag bedrivs med hjälp av tillfällig eller omplacerad arbetskraft kommer såvitt jag kan bedöma att starkt förändras. För det första kommer mycket mindre mängd papper att lämnas in för slutarkivering och förteckning (även om mängden producerade handlingar på papper förmodligen inte att minska, men de kommer att ha en mer kortvarig bevarandetid). För det andra får man hoppas att fler arkivhandlingar anländer till arkiven i någon ordning allt eftersom dokumenthanteringskonsten sprider sig. Och för det tredje kan vi inte på sikt försöka ersätta omdöme och analys med enkla tumregler. Jag hoppas att depåarkivarierna skall återta arkiven från den okvalificerade arbetskraften och använda sin analytiska förmåga för att just lyfta fram helheten och avgränsningarna i det unika arkivet. När vi så kommer till dokumenthanteringen så måste avgränsningar ske mellan olika myndigheter, företag och organisationer, men även inom. Här måste dock påminnas om att de flesta arkivbildares huvudsakliga verksamhet inte är att vara arkivbildare utan något annat. Vad jag menar är att, precis som Müller, Feith och Fruin så riktigt underströk, arkivarierna får inte styra in en verksamhet utifrån traditionella arkivperspektiv. Vi arkivarier som fungerar aktivt ute i en verksamhet kan styra och påverka dokumenthanteringen, men vi skall då göra det utifrån verksamhetens behov. Både depå- och verksamhetsarkivarier bör vara experter på att söka helheten i arkivbildning. För att göra det tror jag inte vi behöver arkivbildarbegreppet - men däremot behöver vi avgränsningsformer som i mycket liknar just arkivbildarbegreppet. Det finns inga bra alternativ till proveniensprincipen, de förslag som presenterats menar jag skulle innebära en tillbakagång. Det här behövs kriterier som stöd och hjälp för att skapa avgränsningar. Såvitt jag kan bedöma har den statliga arkivmyndigheten i Sverige inte lyckats med att få en konstistent beskrivning av hur avgränsningar skall ske ens i avställda statliga arkiv, och än mindre kommit med någon bra vägledning hur dessa och andra frågor skall omsättas i en pågående dokumenthantering, och allra minst gett stöd i dokumenthanteringsfrågor till organisationer som företag och föreningar. Därför skulle jag föreslå att ett fristående "Dokumenthanteringsinstitut" skapas, där yrkesmänniskor från olika sektorer kan mötas och utveckla teorier och förslag till praktisk tillämpning. Min slutsats blir därmed, om villkoret att vi ökar respekten för arkivbildarnas ordinarie verksamhet uppfylls: Proveniensprincipen lever - leve proveniensprincipen! Litteratur: Arkivbildarbegreppet - Förlegat? Föråldrat? Otryckt stencil från
seminarium vid Landsarkivet i Lund 1991 |
|