Elektroniske arkiver - vår redning eller et arkivmessig mareridt?
Af Sten Mogensen, It-sjef ved Rigsarkivet i København

Elektroniske arkiver - redning eller mareridt (1)?

  • Hvad er et elektronisk arkiv?
  • Bundne og frie indexeringsdimensioner
  • Hvordan udvikler anvendelsen af EDSH-systemer sig?
  • Arkivfaglige revolutioner
  • De danske forudsætninger for håndteringen af EDSH-systemer
  • Prognose for etableringen af nye statslige e-arkiver
  • Mål for Statens Arkivers arbejde med IT-arkivalier

Elektroniske arkiver - redning eller mareridt (2)?

  • Mål for Statens Arkivers arbejde med IT-arkivalier
  • Statens Arkivers hovedstrategier for håndteringen af IT-arkivalier
  • Målet om flexibilitet overfor myndighedernes IT-anvendelse
  • Målet om effektivitet i Statens Arkiver
  • Målet om let brugeradgang til IT-arkivalier
  • Problemområder
  • Konsekvenser for arkivernes medarbejdere

Hvad er et elektronisk arkiv (1)?

  • Forudsætning: Både ind- og udgående breve, interne notater, e-post, e-fax mv.
  • Den nordiske tradition: En elektronisk journal med dokumentarkiv
  • Den amerikanske tradition: Et dokumenthåndteringssystem med sagsbegreb
  • Udviklingen:
  • Større integration mellem e-arkiver og databasesystemer
  • Større integration med filhåndtering og e-post

Hvad er et elektronisk arkiv (2)?

  • Journalbegrebet mister relevans og forsvinder
  • Alle dokumenter registreres i et e-arkiv
  • Journalplanen blander dimensioner
  • Istedet indexeres sager og dokumenter i flere dimensioner
  • Aktivitetstype
  • Sagsobjekttype
  • Organisation
  • Modtager
  • Datering
  • Elektronisk dokument- og sagshåndteringssystem (EDSH-system)
  • Søgebase
  • Dokumentbase

 

Bundne og frie indexeringsdimensioner

  • Faste værdisæt/emneord
  • Frie emneord
  • Fritekstsøgning
  • Genfinding vha. fritekstsøgning
  • Blair (1985), EDSH-system med 40.000 dokumenter: 80% af det fundne var relevant, 20% af det relevante blev fundet.

Hvordan udvikler anvendelsen af EDSH-systemer sig (1)?

  • Fuld decentralicering af registreringen til den enkelte medarbejder
  • Central udarbejdelse af indexeringsplan, kvalitetskontrol mv.
  • Dokumenter kan høre til flere sager
  • Dokumenter kan flexibelt være underdokumenter til andre

Hvordan udvikler anvendelsen af EDSH-systemer sig (2)?

  • Sager kan tilknyttes flere værdier fra samme indexeringsdimension
  • Sager kan opdeles i undersager
  • Myndigheder vil dele EDSH-systemer
  • Central styring af EDSH-systemer hos lokale myndigheder af samme type

Arkivfaglige revolutioner (1)

  • Originalbegrebet forsvinder
  • Spørgsmålstegn ved autenticiteten
  • Kassation ikke længere så påtrængende
  • Begrebsmæssig skelnen mellem arkivet, aktørerne og disses roller
  • Periodeafgrænsning hos myndighederne kan undgås

Arkivfaglige revolutioner (2)

  • Journalplanen erstattes af mutidimensionel indexering
  • Journalplanen giver falsk tryghed for genfinding
  • Garanti for bedre genfinding ved indexering kan ikke gives generelt
  • Journalnummer erstattes af dokumentnummer
  • Rigiditeten i det hidtil gældende arkivfaglige sagsbegreb fjernes

De danske forudsætninger for håndteringen af EDSH-systemer (1)

  • E-arkiver skal godkendes før ibrugtagning
  • Afleveringspligt for statslige myndigheder
  • Myndighederne betaler selv for produktion af aflevering
  • Afleveringer skal godkendes

De danske forudsætninger for håndteringen af EDSH-systemer (2)

  • Stor fokus på EDSH fra regeringen
  • Bevillinger til IT-bevaring til Statens Arkiver
  • Hjemmesider og andet offentligt tilgængeligt materiale håndteres af biblioteksvæsenet

Prognose for etableringen af nye statslige EDSH-systemer

  • 90% af alle statslige myndigheder har EDSH-systemer inden 10 år

 Mål for Statens Arkivers arbejde med IT-arkivalier?

  • Der skal udvises størst mulig flexibilitet overfor de enkelte myndigheders valg og anvendelse af IT.
  • Statens Arkivers håndtering af IT-arkivalier skal kunne ske meget effektivt.
  • Afleverede IT-arkivalier skal opbevares, så det til enhver tid er let for Statens Arkivers brugere at finde ønskede oplysninger heri.

Statens Arkivers hovedstrategier for håndteringen af IT-arkivalier

  • Data afleveres systemuafhængigt (dvs. i udtræk)
  • Skelnen mellem produktionssystem og afleveringsversion
  • Data afleveres i et bestemt lagringsformat og på et bestemt medie
  • Datastrukturen beskrives elektronisk
  • Beskrivelsen af datastrukturen sker i en struktur fastlagt af Statens Arkiver
  • Kontekstoplysninger mv. om IT-arkivalierne afleveres elektronisk i fast struktur
  • Resultat: Det fuldt selvdokumenterende elektroniske arkivalie

Målet om flexibilitet overfor myndighedernes IT-anvendelse

  • Krav stilles så vidt muligt til afleveringsversion
  • Ingen detaljerede krav til datastrukturen, kun til beskrivelsen af datastrukturen
  • Modtagelse i lagringsformat gældende på godkendelsestidspunktet, hvis test heraf er godkendt

Målet om effektivitet i Statens Arkiver

  • Muligt at lave et standard testprogram
  • Muligt at lave standard konverteringsprogram
  • Omkostning over 100 år: 6% af udgiften til at bevare tilsvarende mængde på papir
  • Inddata til arkivdatabasen kan automatisk overføres fra afleveringsoplysningerne

Målet om let brugeradgang til IT-arkivalier

  • Der kan laves et standard søgeprogram, der kan læse alle IT-arkivalier
  • Dette program kan integreres med arkivdatabasen, så det automatisk kaldes herfra
  • Arkivalierne kan findes og ses hjemme fra sofaen

Problemområder (1)

  • Håndtering af versioner og udkast
  • Håndtering af opmærkninger
  • Faste værdisæt for indexeringsdimensionerne
  • Historik på indexeringsdimensionerne
  • Der bliver altid en rest tilbage på papir .....
  • Kopier i datoorden i kælderen
  • Troværdighedshensyn
  • Særlige formater skal registreres i søgebasen

Problemområder (2)

  • Håndteringen af arkivalier med ikke-standard tilgængelighedsfrist
  • Datasikkerhed
  • Sikring af autenticitet gennem digital signatur?
  • Håndtering af fotos, lyd, video mv.
  • Håndtering af GIS-systemer
  • Hypertekst, OLE mv.
  • Regneark

Konsekvenser for arkivernes medarbejdere (1)

  • Stærkt øget behov for IT-kompetence:
  • Fastlæggelse af krav til IT-arkivalier
  • Sagsbehandling vedr. IT-arkivalier
  • Håndtering af test og konvertering
  • Anvendelse af databasesystemer til registrering og fremfinding
  • Viden om de forhold, hvorunder IT-arkivalier skabes
  • Vejledning om brugernes anvendelse af IT-arkivalier
  • Mindre behov for traditionelt arkivararbejde som kassationsvurdering og udarbejdelse af registraturer mv.
  • Mere fokus på informationssøgning fremfor historisk forskning

Konsekvenser for arkivernes medarbejdere (2)

  • Ændret ansættelsespolitik og uddannelsesprofil hos nyansatte
  • Informationsvidenskabelig baggrund
  • Dataloger
  • Samfundsvidenskabelig baggrund kombineret med IT
  • Erfaringerne fra Statens Arkiver
  • Mange forskellige baggrunde, men typisk tværfaglig
  • Sagsbehandling uden historisk/arkivfaglig uddannelse
  • Behov for efteruddannelse og vidensspredning
  • Stadig papirarkivalier de næste 30 år