Elektroniskt arkiv
För endel ökar möjligheterna; för andra ett hinder

Av Heikki Helasti , arkivsjef i Folkepensionsanstalten i Helsingfors

Den snabba utvecklingen av datatekniken är redan ett slitet uttryck. Faktum är dock att den automatiska databehandlingens prosessorhastighet och minneskapacitet samt framför allt datakommunikationens effektivitet utvecklas med en häpnadsväckande, hoppande fart. Ökningen av systemens prosessorhastigheter förevisas med rakt stigande kurvor och så vidare. Även inom datakommunikationen används redan en teknik, vars effektivitet är över 1000 gånger effektivare än den teknik som förvisades för 10 år sedan. Hur påverkar detta elektronisk och digitaliserad arkivering och framför allt dataanvändarna.

En teknik som snabbt och vidsträckt utvecklas har som allt annat, både goda och dåliga sidor. De positiva sidorna talar man alldeles tillräckligt om, med hjälp av dem effektiverar man marknadsföringen. Och utan tvekan finns det positiva sidor, såsom effektivare och snabbare verksamhet samt ökad produktion. Men avigsidorna då, trots att kostnaderna relativt sätt går ner, måste man utnyttja resurser, som inte alltid, om man räknar i pengar, tidsmässigt snabbt återbetalar sig. Och leder denna expanderande datorisering samt det att samhället och medborgarna börjar köra på kunskapens motorväg till att någon befolkningsgrupp helt enkelt faller av farten.

Ur datanyttjarens och -användarens synvinkel sett kan den elektroniska arkiveringens möjligheter vad användningen bekommer granskas antingen ur kunskapens eller ur ekonomiska aspekter.

1. Kunskap

I samband med utvecklingen av datatekniken baserar sig utnyttjandet av och möjligheterna till elektronisk arkivering på kunskap.

1.1. Inom organisationen

Inom företaget återspeglar den datatekniska nivå som företaget verkar på utvecklingsmöjligheterna för elektronisk arkivering. Ju längre datatekniken har funnits i företaget och ju mera vidsträckt systemet är, samt hur täckande och intensivt datatekniken har penetrerat verksamhets- och arbetssätten och metoderna desto högre kunskap finns det och desto bättre kan man utnyttja elektronisk arkivering. På detta sätt utnyttjas informationen effektivt som affärsverksamhetens viktigaste resurs.

Kunskapen är även tvetydig; att kunna bygga up ett arkiv och att utnyttja det. Om man söker problemställningar och felmöjligheter i utnyttjandet av elektronisk arkivering, sker de flesta vid uppbyggandet av systemet. Många gånger förstår man inte att utnyttja expertishjälp och då förbigår man vid systemplaneringen de väsentligaste kunskaperna i ämnet. Som resultat uppstår i stället för arkiv olika förråd av data, vars användarmöjligheter inte motsvarar behoven. Ur dokumenthanteringens synvinkel sett är de allmännaste svagheterna i dessa system de, att gallringsfrister inte har definierats eller att uppbevaringsbestämmelser inte tillräckligt kontrollerats.

1.2. Professionella/forskare

Minst problem i kunskap uppstår naturligtvis bland de professionella och bland forskarna. Å andra sidan behövs specialkunskaper inom organisationen för att hjälpa och stödja dem, vilket på många sätt även kan vara till nytta för arkivets upprätthållare.

Att på olika sätt behärska denna kunskap kan även leda till att de som behöver specialkunskaper råkar i ojämlik ställning. De som inte känner till möjligheterna och kan systemet är sämre lottade.

Ett elektroniskt arkiv innehåller datainformation om företagets verksamhet. All information är dock inte menad för alla. Datasekretessen är ett eget problem, som kommer fram då man undersöker vilken information utomstående experter får från företaget. Sekretessfrågan måste även avgöras inom organisationen då man begränsar nyttjanderätten. Med andra ord måste uttnyttjandet av kunskap målmedvetet begränsas och man måste bygga hinder för användningen av information.

1.3. Kunder/allmänheten

Ur allmänhetens synvinkel är kunskapen kanske problematiskt. Datateknikkunskaperna utbreder sig explosionsartat bland befolkningen och framför allt i Norden, där datakunskapen har en central roll redan i grundskolan. Regeringarna gör upp datasamhällsprogram och åtminstone diskuterar man om kunskapens motorväg.

Men fortfarande finns det en hel del personer, som inte har tillräcklig kunskap eller möjligheter att vara med i datasamhället och därmed utnyttja elektroniska arkiv. Närmast kommer i åtanke pensionärer och tyvärr den stora gruppen arbetslösa, av vilka en stor del ser ut att frivilligt avstå från att delta i samhälleligt liv. Man har t.o.m. framkastat, att det här ligger en fara för hela det demokratiska systemet. Men detta är naturligtvis inte ett problem som bara berör det ökade nyttjandet av datatekniken, där de elektroniska arkiven bara är en del.

Dessutom måste man komma ihåg att det alltid finns en grupp människor som helt enkelt inte har intresse för datatekniken.

2. Ekonomiska möjligheter

I digitalisk form kan arkiverad datainformation upplagras antingen vid tillkomsten av data eller kan senare digitaliseras. Det är klart, framför allt vid det senare fallet, då det uppstår mera kostnader på grund av de extra arbetsmomentena, att ägaren av datainformationen vill ha ersättning för gjort arbete och för kostnaderna. Även överförande av data, vilket dock är förmånligt, förorsakar kostnader, som man i sinom tid vill ha täckta.

Till de ekonomiska möjligheterna kan man även räkna datainformationens användning. Den moderna datakommunikationstekniken är så effektiv, att avståndet till det elektroniska arkivet framför allt för allmänheten inte är ett problem. Med andra ord kan förutom distansarbetare även allmänheten lätt utnyttja elektroniska dokument. Detta är även en fördel för de förutnämnda problemanvändarna. Åldringar, annars rörelsehandikappade eller personer som bor långt borta kan utnyttja elektroniska arkiv på ett sådant sätt som man för 10 år sedan inte ens kunde drömma om. Som exempel kan nämnas släktforskningen, som i Finland snart är möjligt på Internet.

2.1. Inom organisationen

Inom företagen kan kostnader som uppstår vid uppbyggande eller nyttjande av elektroniska arkiv allmänt debiteras internt. Ju allvarligare och noggrannare företaget försöker tillämpa intern debitering desto mera påverkar det användningen av elektroniska arkiv. Åter igen avgör pengarna. Om någon enhet inte har budgeterade medel för detta, utnyttjas inte datainformationen, vilket kan vara hämmande för företagets tillväxt. Å andra sidan kan enheter, som har pengar utnyttja datainformation t.o.m. i onödan och utnyttja onödig information.

Idealet vore att de elektroniska arkivens uppbyggnadsprinciper, användningsmöjligheter och den deponerade datainformationen planeras gemensamt i företaget. På detta sätt optimeras nyttan. Det är klart att ett välplanerat och på rätt sätt utnyttjat elektroniskt arkiv minskar kostnaderna i företaget och ökar inkomsterna, då rätt information är i rätt tid i användning hos rätt person.

2.2. Professionella/forskare

Professionella användare av datainformation utanför företaget, vilka t.o.m. kan vara representanter för ett konkurrerande företag, behöver och vill ha mera fördjupad och mångsidig datainformation än den breda publiken. Detta betyder mera invecklade system för mera vittgående sökningar och analyser av datainformation. Ofta förorsakar detta t.o.m. särskilda forskningskostnader. Detta är klart extra kostnader för ägaren av datainformationen. Dessa kostnader vill man på något sätt få ersatta.

Fastän mycket är med datateknikens ofattbart snabba utveckling förmånligt och tjänster ges nästan gratis, är det klart att någon gång vill man ha tillbaka de betalda kostnaderna, även då användarna är beroende av systemet. Detta sätter användarna i olika katerogier, de som har och de som inte har pengar. En god sida i detta är att forskningar och specialundersökningar övervägs och planeras noggrannt, man vill inte ha onödiga kostnader. Negativt är dock att detta kan t.o.m. äventyra forskningsfriheten, då forskningar inte kan göras utan finansiellt stöd.

2.3. Kunder/allmänheten

Då nyttjomöjligheterna för digitaliserade arkiv granskas ur kundens eller allmänhetens synvinkel, sker en klar delning. För system tänkta för allmänheten är prissättningen mycket förmånlig vid första entusiasmen eller på grund av marknadsföring. Men en gammal sanning är att det inte finns fria luncher. Det är klart att framför allt system tänkta för allmänheten och även ifråga om elektroniska arkiv utvidgas och effektiveras prissättningen. Idén är mycket enkel, små summor men många utnyttjare. De datasystem och elektroniska arkiv som byggs för kunder och allmänheten byggs enligt allmänna användarprofiler och fastän de innehåller många interaktiva egenskaper kan man inte tillämpa mångsidiga och vidsträckta sökningar eller dataanalyser. Med andra ord planeras systemen så att uppbyggnads- och underhållskostnaderna är förmånliga. Resultatet är att de till sin egenskap är rätt enkla och får många användare. Om målet är jämlikhet är denna utveckling positiv, men man måste alltid komma ihåg att det å andra sidan leder till skillnad, då de bästa systemen endast kan utnyttjas av experter.