Hilsningstale til Norsk Arkivråd, Nordisk Arkivkonferanse i Trondheim, 25. aug.1997, ved riksarkivar John Herstad

Kjære konferansedeltakere, kjære kolleger og venner. Det er en glede og en ære for Riksarkivaren å få hilse denne store og viktige nordiske arkivkonferansen.

Når jeg har takket ja til å si noen ord ved denne åpningen er det fordi det, sett fra Riksarkivarens ståsted, er en meget viktig forsamling som møtes her i dag og som skal diskutere spennende arkivspørsmål i de neste tre dagene.

Dere er viktige - det er min påstand. Hvorfor er dere så viktige? Jo, dere er viktige fordi arkivene er så viktige i våre samfunn i dag og fordi dere er profesjonelle arkivforvaltere. Dere har den kompetanse som skal til for å sikre at våre samfunn får nytte av arkivene både i samtiden og i et lengre historisk og forvaltningsmessig perspektiv. Vi lever i en tid da øyeblikkets nyhetsoppslag lett kan forlede oss til å tro at arkivene først og fremst eksisterer av hensyn til pressen eller gruppers og enkeltpersoners behov. Dette er selvsagt viktige sekundærbrukere av arkivene når de befinner seg ute hos arkivskaperen, og dere gjør en viktig jobb for at pressen og andre skal få nytte av arkivene i den fasen. Men det er jo vitterlig slik at arkivene skapes og blir til ut fra administrative og politiske behov, offentlige som private. De offentlige arkivene dannes først og fremst for at forvaltningen best mulig skal ivareta de oppgaver som politikerne fastlegger for vårt samfunn til ulike tider. Og tilsvarende gjelder for de private arkivskaperne, der det blir eierne som i første rekke skal ha nytte av arkivene.

Jeg tror det er korrekt å si at uten arkivledere i offentlig forvaltning og privat virksomhet stopper forvaltnings-Norge og informasjons-Norge. Så viktige er dere. Men i tillegg til dette er dere viktige med tanke på den fremtidige bruk av arkivene, og sett fra Riksarkivarens side er det i dette perspektivet at dere er aller, aller viktigst. Den bruk som forskere og andre kan gjøre av arkivene etter at de er kommet til arkivinstitusjonene er langt på vei bestemt av den jobben dere gjør til daglig ute i forvaltningen og den private sektor. Den jobben dere der gjør, og de kvaliteter som dere legger inn i den jobben, er helt avgjørende for at vi i arkivinstitusjonene kan gjøre vår jobb på en tilfredsstillende måte, faglig og rasjonelt. Dere er bindeleddet, limet, mellom dagens arkivtjenester og fremtidens arkivtjenester, dere er tilretteleggerne av arkivinformasjonen i dagens informasjonssamfunn, samtidig som kvaliteten på deres arbeid har store konsekvenser for hvilken informasjon fremtidens brukere skal kunne hente ut av arkivene.

Og dere blir ikke mindre viktig i fremtiden. IT-samfunnet vil ikke kreve mindre av dere eller mindre av den arkivkompetanse dere har. Det skal jeg få lov til å si litt mer om.

Et av hovedtemaene på konferansen er "elektronisk dokumentutveksling og lagring". Det dreier seg m.a.o. om elektronisk arkiv og IT i arkivsammenheng. Dette er ikke noe nytt tema på arkivkonferanser i vår tid. Tvert om, hvor man enn kommer på slike konferanser, nasjonalt eller internasjonalt, er spørsmål knyttet til IT blant de helt sentrale. Det skrives side opp og side ned og det snakkes i time etter time om hvilke utfordringer IT representerer i arkivsammenheng, både på det rent teoretiske plan og i forhold til mer konkrete oppgaver. Det er utfordringene og problemene som dominerer - de praktisk rettede løsninger får som regel mindre plass, ofte fordi de mangler. Som konferansedeltaker kunne man iblant være fristet til å si som Storm P (i lett justert utgave): "Alle snakker om informasjonsteknologien, men ingen gjør noe med den!"

Men et slikt utsagn ville være dypt urettferdig overfor dem som i en årrekke har arbeidet fram konkrete og praktisk rettede løsninger for behandling av elektronisk arkivmateriale og IT-baserte systemer på arkivsektoren. Ikke minst i de nordiske land har den praktiske og pragmatiske tilnærming til disse oppgavene stått sentralt. Og i internasjonal sammenheng må vi kunne hevde at vi står i fremste rekke når det gjelder å utvikle praktisk rettede løsninger for håndtering av elektronisk arkivmateriale. Men utfordringene er der fortsatt. Teknologien utvikles stadig og skaper nye både muligheter og problemer. Og dessuten finnes det fortsatt områder hvor løsningene er foreløpige og hvor erfaringen fra praktisk anvendelse er fraværende eller meget beskjeden. Et av disse feltene er elektronisk utveksling og lagring av saksdokumenter i den offentlige forvaltning, hvor det stilles spesielt strenge krav til kvalitetssikring av dokumentasjon i samtid og ettertid. Konferansen tema er slik sett midt i smørøyet for det som er den viktigste oppgaven de nærmeste år.

Hva er det med informasjonsteknologien som skaper så store utfordringer på arkivsektoren? Enklest kan man vel besvare det med at den skaper helt nye typer arkivmateriale og nye typer systemer for å behandle arkivmaterialet. Ser vi på teknologiens grunnleggende egenskaper er det nærliggende å peke på følgende:

• Problemer: IT er en teknologi for effektiv manipulering (i vid forstand) av informasjon - produksjon, sletting, endring, flytting, distribusjon, kommunikasjon - alt (praktisk talt) uten å sette spor etter seg. Dette står i skarp kontrast til arkivfunksjonen som nettopp er å bevare spor etter virksomhet, dvs. dokumenter. Dokumentene skal bevares uforandret over lang tid som dokumentasjon eller bevis på hva som har skjedd - de dokumenterer foranledning til aktiviteter, behandlingsprosess, resultat av aktiviteter/prosess. (På sett og vis kan man si at arkivering v.h.a. IT er å presse IT inn i en aktivitet som den strengt tatt ikke egner seg for. Særlig gjelder dette arkivering over lang tid og gjennom teknologiske endringer. På den annen side er IT og all informasjonsbehandling avhengig av at en eller annen form for arkivering fungerer - ellers er informasjonen verdiløs. Derfor er arkivering, paradoksalt nok, en integrert del av all IT-basert virksomhet.)
• Muligheter: IT representerer enorme muligheter for effektiv og fleksibel gjenfinning, framhenting, presentasjon og distribusjon av informasjon - oppgaver som alltid har vært en sentral del av arkivfunksjonen, og som blir vesentlig dårligere ivaretatt i et papirbasert system.

Utfordringen er altså å utnytte maksimalt de muligheter IT gir i arkivsammenheng, samtidig som man finner tilfredsstillende løsninger på de arkiverings- og langtidslagringsproblemer som knytter seg til IT. Å la være å møte disse utfordringene - dvs. å la være å bruke IT - er ikke en reell mulighet for arkivfolk. Andres bruk av IT til produksjon og utveksling av dokumenter tvinger oss til å forholde oss til den nye typen arkivmateriale og de utfordringer den representerer.

Men har arkivfunksjonen i tradisjonell forstand noen berettigelse i moderne virksomheter som baserer sine aktiviteter på utstrakt bruk av IT? Representerer ikke arkivene en gammeldags tenkemåte i en verden hvor teknologi, arbeidsmetoder og informasjonsbehandling tar helt nye former? Vi møter nok slike holdninger iblant, ikke minst i teknologiorienterte miljøer og blant andre profesjoner innen informasjonsforvaltning. Og noen ganger opplever vi at det gjøres forsøk på å finne opp både kruttet og hjulet på nytt. Men når man går nærmere inn på saken, er det ikke vanskelig å slå igjennom med de grunnleggende arkivfaglige argumenter. Det er nemlig et grunnleggende behov, for en rekke formål og uavhengig av teknologi og arbeidsformer, å kunne dokumentere menneskelig virksomhet, det være seg i offentlig forvaltning, private organisasjoner, bedrifter etc., gjennom bevaring av ekte eller autentiske "dokumenter" i en eller annen form, og gjennom bevaring av dokumentene i sin opprinnelige sammenheng eller kontekst. Det er dette som er det arkivfaglige grunnprinsipp, et prinsipp som gjør arkivfaglig tenkning like relevant i IT-basert som i papirbasert sammenheng.

Den arkivfaglige tenkemåten har de siste årene fått nye støttespillere gjennom oppslutningen om det motepregede begrepet "kvalitetssikring". Kvalitetssikring er in, og det er ingen, blant dem som vil bli tatt på alvor, som tør uttrykke tvil om hvor viktig dette er. Kvalitetssikring har en særlig sterk begrunnelse nettopp i informasjonsteknologien og dens egenskaper - som nevnt ovenfor: effektiv manipulering av informasjon uten å etterlate spor. God informasjonskvalitet er avhengig av at informasjonen virkelig er det den gir seg ut for å være (dvs. ekte, autentisk) og at den er plassert i sin rette sammenheng. Dette er hensyn som veldig lett kan bli forskuslet ved bruk av IT og de egenskaper den representerer. Ikke minst derfor er det et viktig krav innen kvalitetssikring å dokumentere arbeidsprosesser og -resultater, et krav som er helt i tråd med arkivfaglige prinsipper. Det kan være god grunn til å hevde at arkivarbeid er kvalitetssikring (selv om det er mange aspekter ved arkivarbeid som ikke er knyttet til kvalitetssikring og vice versa).

Har vi så de nødvendige forutsetninger for å møte informasjonsteknologiens utfordringer på arkivfaglige premisser, og på adekvat måte? Som nevnt ovenfor, har de nordiske land vist at de kan møte utfordringene på en pragmatisk og praktisk rettet måte. Men det er selvsagt behov for å videreutvikle kompetansen på IT i arkiv, og framfor alt å utvide den i bredden til å omfatte den vanlige arkivar eller arkivmedarbeider. Her er det fremdeles mye ugjort. Men vi har likevel i vårt land to forutsetninger som mange kan misunne oss:

• Vi har en godt innarbeidet og vel strukturert arkivfunksjon i den offentlige forvaltning (og deler av privat sektor). Denne er tilpasset IT-baserte verktøy og standardisert (jf. Noark og Koark), og den er under stadig utvikling bl.a. i tråd med den teknologiske utvikling på IT-området.
• Vi har en stadig mer velkvalifisert og selvbevisst gruppe arkivfolk i offentlige og private virksomheter som gjør seg gjeldende i forskjellige sammenhenger, og som bidrar til å høyne arkivarbeidets kvalitet og prestisje i vårt samfunn. En av grunnene til dette er de utdanningstilbud som har vokst fram de senere år.

Jeg vil ikke unnlate å nevne at Riksarkivaren og det statlige arkivverket har spilt en bevisst og viktig rolle i denne utviklingen. Men det er også andre aktører. En av de mest sentrale av disse er Norsk Arkivråd. Avslutningsvis vil jeg derfor si noe om og til Norsk Arkivråd.

Norsk Arkivråd har gjennom en årrekke drevet kompetanseutvikling på arkivområdet gjennom en serie av kurs, seminarer etc. NA har på denne måten helt fra starten for snart 40 år siden formidlet nyskapningene innenfor arkivdanning. Samtidig har NA selv deltatt i utviklingen av nye metoder og arbeidsredskaper til bruk for de arkivskapende institusjonene, både innenfor offentlig og privat sektor. Hele tiden har NA også holdt fast ved de permanente verdiene innenfor arkivfaget og således vært og fortsatt er bærer av den gode arkivfaglige tradisjon.

Noe av det første NA satset på, var å få i gang en skikkelig grunnopplæring for arkivmedarbeidere i offentlig og privat forvaltning og virksomhet. Her kan man trygt si at NA var banebrytende i Norge. Deretter fulgte videregående opplæring i form av arkivkonferanser, gjerne innenfor det nyeste nye av arkivdanningsteknologi.

De kursmodellene som har vært utviklet, har hele tiden ligget i fronten når det gjelder kursfaglig teknikk. Og modellene har blitt evaluert og endret etter tidens nye behov og omgivelsenes krav. Gjennom kursmodellene har NA formidlet den rette lære, i tråd med holdninger og retningslinjer gitt av Riksarkivaren som øverste arkivmyndighet. Denne faglige lojaliteten har gjort arkivmyndighetens arbeid enklere, og NA har gjennom sine kurs beredt grunnen for implementering av stadig nye redskaper og metoder i arkivdanningen.

NA har utrettet svæt meget innenfor personlig utvikling av arkivmedarbeidere og arkivledere både innenfor statlig, fylkeskommunal/kommunal og privat sektor. Organisasjonen har etablert og vedlikeholdt et verdifullt sentralt miljø for aktørene innenfor arkivdanning, de siste årene også med en desentralisering til regiongrupper uten å miste fordelene ved den sentraliserte virksomheten.

Som Riksarkivar har jeg røtter innenfor NA samtidig som NA er en viktig samarbeidspartner for Riksarkivarembetet. Mine to forgjengere, riksarkivarene Dagfinn Mannsåker og Reidar Omang, hadde begge et aktivt forhold til NA. Den første og mangeårige lederen av NA, Arne Strøm, ble rekruttert til Riksarkivet som arkivinspektør kort tid etter at han hadde vært med å dra i gang NA. Han gikk inn i et arbeidsfelt i Riksarkivet der NA og Riksarkivet levde i en tilnærmet symbiose til gjensidig faglig nytte.

Fra 1991 har arkivrådet vært Riksarkivarens samarbeidspartner i Arkivakademiet, som representerer det første virkelige utdanningstilbud innen arkivfaget i Norge. Arkivakademiet, som forøvrig er en stiftelse eiet av arkivrådet, har til nå utdannet flere hundre arkivmedarbeidere. Og dette er en utdannelse som er etterspurt når det utlyses ledige stillinger som arkivleder eller -medarbeider både i offentlige og private virksomheter. Norsk Arkivråd representerer også i seg selv et viktig fagmiljø som bidrar til å sette arkivspørsmål på dagsordenen, noe som bidrar til å utvikle både kunnskaper og bevissthet om arkiv og arkivarbeid.

Som et uttrykk for den betydning Riksarkivaren tillegger det arbeidet som Norsk Arkivråd i sin allminnelighet utfører, og særlig som et uttrykk for den betydning Riksarkivaren tillegger samarbeidet med Norsk Arkivråd, skal jeg få lov til å overrekke Norsk Arkivråd en sjelden utmerkelse, nemlig Riksarkivarens arkivpris for 1997. Begrunnelsen for valget av Norsk Arkivråd har dere allerede hørt. Prisen har kun vært utdelt en gang tidligere, for 5 år siden.

Arkivprisen er i år reproduksjon av et dokument, nærmere bestemt et adelspatent fra 1730-årene. Ettersom adelsskapet er avskaffet i Norge må utmerkelsen tolkes symbolsk dithen at

Norsk Arkivråd nå løftes opp i den høyeste arkivstand. Jeg ber lederen i Norsk Arkivråd, Aina Bækken, komme opp og motta Riksarkivarens arkivpris for 1997.